25 unabhängige Jobcenter setzen auf E-Akte von Optimal Systems

Von über 104 unabhängigen Jobcentern in sogenannten Optionskommunen, die nicht der Bundesagentur für Arbeit unterstellt sind, nutzen 25 für ihre Arbeit die Enterprise Content Management Software »enaio« von OPTIMAL SYSTEMS. Vorreiter für die Enaio-Nutzung war das Jobcenter Düren, das für 2010 ein neues Gebäude plante. »Zunächst hielten wir wegen des hohen Platzbedarfs für herkömmliche Akten aus rein wirtschaftlichen Gründen nach einer elektronischen Aktenlösung Ausschau«, berichtet Karl-Josef Cranen, Leiter des Jobcenters Düren.

)Bis 2010 benötigte jeder Sachbearbeiter etwa 18 laufende Aktenmeter für die Unterbringung seiner aktuellen Fälle. Aufgrund der Aufbewahrungsfristen von durchschnittlich zehn Jahren kamen noch riesige Mengen an Archivakten hinzu. Mit der Einführung von enaio konnte die Kreisverwaltung rund 1.300 Euro an Investitionen je Arbeitsplatz einsparen. Neben der Platzersparnis stellten sich im Betrieb weitere Vorteile ein, mit denen die Planer zunächst gar nicht gerechnet hatten, wie Cranen beichtet: »Es werden nicht nur eindeutig greifbare Kosten für Aktenschränke, Papier, zusätzlichen Raumbedarf etc. eingespart, sondern auch nicht näher bezifferbare Effizienzgewinne durch eine Optimierung der Arbeitsprozesse, verbesserte Steuerungsmöglichkeiten und eine Zunahme der Mitarbeiter- sowie Kundenzufriedenheit in erheblichem Maße erzielt.«

Digitale Sachbearbeitung mit automatisierten Prozessen

Die Anbindung von Enaio an gängige Fachverfahren ermöglicht eine vollständig digitale Sachbearbeitung mit automatisierten Prozessen, wie beispielsweise eine digitale Postverteilung, automatische Bescheidübernahme aus den Fachverfahren und automatisierter Postversand. Mitarbeiter in den Jobcentern werden entlastet und können sich intensiver ihren Kernaufgaben widmen.

Zu den wichtigsten Verantwortungsbereichen in einem Jobcenter gehören die Leistungsgewährung sowie die Arbeitsvermittlung. Diese sind mit einem enormen Verwaltungsaufwand sowie komplexen Bearbeitungsprozessen verbunden, die der Einsatz einer zentralen Technologie erleichtert. Hinzu kommt, dass Jobcenter – bedingt durch interne Arbeitsabläufe – ganz besondere Ansprüche an E-Akten stellen.

Weitere Jobcenter folgten dem Beispiel aus Düren

Nach der Einführung in Düren sind immer mehr unabhängige Jobcenter in anderen Kommunen auf die Lösung aufmerksam geworden. Verantwortliche haben sie vor Ort begutachtet und ebenfalls eingeführt. Selbst die Bundesagentur für Arbeit war zu Gast.

Als weiteres Beispiel hat auch das Jobcenter Offenbach eine digitale Aktenhaltung auf Basis von Enaio eingeführt. Hier wurden mit der E-Akte die Unterlagen des Leistungsbereiches mit denen der Jobvermittlung zusammengeführt, um den notwendigen Informationsaustausch zu verbessern. »Die Arbeit mit der digitalen Akte ändert viele Abläufe im Arbeitsalltag. Vieles wird deutlich einfacher. Es sind aber auch neue Arbeitsschritte notwendig, um die Vorteile der elektronischen Aktenführung wirklich nutzbar zu machen«, so die beiden Projektleiter Stefanie Stein und Andreas Hummel. »Die Eingangspost landet ohne Zwischenschritte direkt in der richtigen Fallakte und wird gleichzeitig im digitalen Postfach des zuständigen Mitarbeiters angezeigt«, erklärt Stefanie Stein. Das hat den Vorteil, dass jeder zugriffsberechtigte Mitarbeiter in kürzester Zeit den Posteingang bestätigen kann.

»Wir freuen uns sehr darüber, dass knapp ein Viertel der Optionskommunen in Deutschland unsere ECM-Software im Einsatz hat und das System die Arbeitsweise unser Kunden so gut unterstützen kann«, sagt Harro Mrosowsky, Abteilungsleiter Vertrieb der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover. »Unsere Kunden profitieren von einer schnelleren Sachbearbeitung, einer permanenten standortübergreifenden Auskunftsfähigkeit, einem digitalen Informationsaustausch und automatisierten Prozessen. Die Optionskommunen sind somit in der Lage, ihre Aufgabe effizient und zielgerichtet zu erfüllen.«

.