Advertorial: Kleingedrucktes im Blick behalten

Verträge sind heute ein elementares Element, sowohl im privaten Bereich als auch in der Geschäftswelt. Regeln sie doch Zahlungsverpflichtungen, Vereinbarungen, Gewährleistungen und vieles mehr. Versäumnisse und Ineffizienz in diesem Bereich führen sehr schnell zu Ärger und unnötigen Mehrkosten. Gerade in Unternehmen, in denen es eine Vielzahl an Verträgen zu verwalten gibt, ist diese Aufgabe ohne eine professionelle Vertragsmanagement-Software kaum noch zu bewältigen. Zu groß ist die Gefahr, eine wichtige Frist zu versäumen oder den nötigen Überblick über Vertragsverpflichtungen und -details zu verlieren. 

Wiederkehrende Abläufe einfach automatisieren

Das Vertragsmanagement von ELO Digital Office setzt genau an dieser Stelle an. Die ELO Business Solution Contract basiert auf bewährten Methoden aus der Praxis und verwaltet Verträge mit wenigen Mausklicks. Berücksichtigt werden dabei alle Phasen im Lebenszyklus eines Vertrages:

Phase Eins: Vertragsanbahnung

In der Phase der Anbahnung können anhand von Vorlagen und den Informationen der Vertragsakte Verträge automatisch erstellt werden. Des Weiteren können Zugriffsrechte und Rollen festgelegt und so sensible Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Dies ist nicht nur bei der Erstellung, sondern auch bei der Prüfung und Freigabe von Verträgen wichtig. Mit dem ELO Workflow kann der Genehmigungs- und Freigabeprozess automatisiert ablaufen und bleibt dabei transparent. 

Phase zwei: Vertragsverwaltung

Mit ELO lassen sich Verträge mit allen in diesem Zusammenhang wichtigen Dokumenten in einer Vertragsakte zentral ablegen. Aufbewahrungspflichtige Originaldokumente werden via aufgedrucktem QR-Code der zugehörigen digitalen Akte beigefügt. 

Erreicht ein Vertrag das Unternehmen, unterstützt die ELO Business Solution Contract den Nutzer aktiv bei der Erfassung aller relevanter Vertragsdetails. Hierfür stehen verschiedene vordefinierte Stichwortlisten (z. B. über Mandanteninformationen, Vertragsnummern oder Laufzeiten) zur Verfügung, um die lückenlose Dokumentation der Prozesse im ELO Archiv zu ermöglichen.

Phase drei: Vertragspflege

Die Laufzeiten jedes Vertrages können individuell festgelegt werden. Hierbei helfen Funktionen zur automatischen Berechnung von Vertragsende, Erinnerungsdatum oder Kündigungsfrist. Außerdem steht dem Nutzer ein ausgereiftes Wiedervorlagenmanagement zur Verfügung. Darüber hinaus können natürlich innerhalb der Lösung Verträge verlängert oder gekündigt werden. Vordefinierte Vorgänge und Vorlagen machen eine Vertragskündigung unkompliziert umsetzbar. Doch bietet die ELO Business Solution Contract nicht nur Lösungen für einzelne Vertragsdokumente, auch die Gesamtheit der Verträge im Unternehmen lässt sich im Blick behalten.

Phase vier: Vertragscontrolling

Mit dem Vertragsmanagement-Cockpit kontrollieren die Nutzer Verträge in sämtlichen Phasen. Durch die tabellarische Darstellung sind alle Informationen zum Status vorhanden. So kann direkt auf die zugehörige Vertragsakte zugegriffen werden, Statusänderungen, Freigabe- sowie Kündigungsszenarien können initiiert werden. Im Cockpit lassen sich auch Fristen überwachen und abstimmen. Die Zusammenhänge zwischen einzelnen Verträgen werden mithilfe der Zeitleisten-Darstellung deutlich. Beim Anlegen von Zahlungsplänen stehen selbstverständlich die tagesaktuellen Wechselkurse zur Verfügung.

Mit der ELO Business Solution Contract sind Unternehmen demnach gut aufgestellt. Individuelle Anpassungen stellen dabei kein Problem dar.

»Unsere Lösungen können einfach an die speziellen Anforderungen einzelner Unternehmen angepasst werden«, so Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH.»ELO Software ist in Unternehmen aller Größen und Branchen zu Hause. Wir kennen somit die Nöte unserer Kunden und wissen, dass jeder mit anderen Herausforderungen zu kämpfen hat – auch wenn es am Ende natürlich bei allen um die Verwaltung ihrer Verträge geht«.

Vorteile des ELO Vertragsmanagements auf einen Blick:

• Terminliche Fristen überwachen und abstimmen
• Zahlungspläne einrichten und Finanzströme kontrollieren            
• Detaillierte Berichte und Analysen erstellen
• Mit der übersichtlichen Kalenderansicht Termine im Blick behalten
• Monatsübersicht mit Schnellvorschau, um zwischen einzelnen Tagen zu blättern
• Tagesansicht in tabellarischer Darstellung mit Filter-, Gruppierungs- und Auswertungsmöglichkeiten

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