Digitales Vertragsmanagement: Synergien dreifach nutzen

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Verträge digital vorzuhalten, erhöht Effizienz und Nachhaltigkeit. Contract-Management-Systeme kombiniert mit Signaturlösungen sorgen gleich dreifach für Synergieeffekte: Die Verträge werden rechtskonform abgelegt, Fristen automatisch überwacht und Prozesse beschleunigt.

Nachvollziehbare Prozesse bei höherer Drehzahl

Verträge sind eine essenzielle Grundlage für Beziehungen mit Mitarbeitern, Lieferanten und Kunden. Unternehmen sind daher gut beraten, der Vertragspflege eine erhöhte Sorgfalt zugrunde zu legen. Dies bindet jedoch in nicht unerheblichem Maße Ressourcen. Abhilfe schaffen hier digitale Contract-Management-Systeme wie die Business Solution ELO Contract des Stuttgarter ECM-Herstellers ELO Digital Office.

Diese vorkonfigurierte Fachbereichslösung bildet sämtliche Verträge abteilungsübergreifend in einer digitalen Vertragsakte ab – und zwar über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Relevante Informationen sind so jederzeit zentral abrufbar. Klauseln lassen sich automatisiert einfügen und aktualisieren, die Versionshistorie erlaubt eine lückenlose und transparente Nachvollziehbarkeit aller Änderungen. Kalender- und Erinnerungsfunktionen warnen rechtzeitig vor Ablauf- oder Kündigungsfristen.

Über das Dashboard behalten die Berechtigten alle Vertragsverpflichtungen, -fristen und Wiedervorlagen zuverlässig im Blick. Zudem lassen sich detaillierte Berichte, Analysen oder Zahlungspläne erstellen sowie das Controlling individuell gestalten. Ein integrierter Kalender stellt die Termine übersichtlich dar; der Anwender kann zwischen verschiedenen Ansichten wählen. Risiken und Verwaltungsaufwand bleiben so überschaubar, die Prozesse laufen bei höherer Drehzahl. Ob im Einkauf, in der Personal- oder der Rechtsabteilung.

Zentral und rechtskonform archiviert

Die Verträge selbst liegen zentral und rechtskonform in der Digitalisierungsplattform ELO ECM Suite, mit der die Business Solution nahtlos verbunden ist. Ein Workflow sorgt dabei für die reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen – schnell, automatisiert und ohne Medienbrüche. Über den in der ECM-Suite integrierten Dokumenten-Feed können sich Zugriffsberechtigte zudem komfortabel über Vertragsinhalte austauschen.

Für stetig mehr Komplexität sorgen die steigenden Compliance- und Revisionsanforderungen sowie die Europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO). Auch hier unterstützt die Business Solution: durch eine automatisch verschlüsselte Archivierung der Informationen sowie über Zugriffskontrollen, Protokollierung und ein ausgefeiltes Berechtigungssystem. So ist auch Vertrauliches stets sicher aufbewahrt. Die in der Suite integrierte Volltextsuche stellt gewünschte Informationen rasch bereit, auch mobil über das Smartphone oder Tablet. Ein Mausklick genügt.

Minimieren von Risiken direkt bei der Vertragserstellung

ELO Contract ermöglicht das automatisierte Erstellen von Verträgen anhand geprüfter, rechtssicherer Standardvorlagen. Diese lassen sich über das sogenannte Klauselmanagement bei Bedarf um zusätzliche Klauseln in Form wiederkehrend nutzbarer Textbausteine ergänzen. Es müssen lediglich einmal die erforderlichen Vertragsbestandteile als Standardtexte definiert oder individuelle Textbausteine für Vertragsdaten angelegt – und von der Rechtsabteilung geprüft sowie freigegeben werden. Das System befüllt dann die Platzhalter bei der Vertragsanlage mit den jeweiligen Informationen.

Auch die Textelemente lassen sich komfortabel in die jeweiligen Verträge einfügen. Gewünschte Änderungen sind einfach umgesetzt – und die Vertragsinhalte vor der Unterzeichnung mit nur einem Klick aktualisiert. Zudem protokolliert die Business Solution, welche Klausel in welchem Vertrag verwendet wurde. Bei Gesetzesänderungen lassen sich so alle laufenden beziehungsweise offenen Verträge anzeigen, die diese Klauseln beinhalten, und per Knopfdruck aktualisieren. Die Fehlerrate sinkt, die Durchlaufzeiten sind niedrig.

Digital signieren ohne Medienbruch

Praktisch ist die Kombination mit einer digitalen Signaturlösung. Sie erspart das aufwendige Ausdrucken, Unterschreiben, Einscannen und erneute Ablegen von Verträgen. ELO Contract unterstützt verschiedenste Tools, die sich auf Basis eines REST-Protokolls anbinden lassen. Dokumente werden so rasch und sicher mit einer elektronischen Signatur versehen.

Mit ELO for DocuSign bietet der ECM-Hersteller zudem eine integrierte Lösung: Der Anwender schickt das zu unterzeichnende Dokument über den Button »Digital signieren« an DocuSign. Der Unterzeichner erhält daraufhin eine E-Mail mit einem Link, über den er zur Unterschrift in das Portal von DocuSign gelangt. Währenddessen ist das Dokument für andere Bearbeiter gesperrt. Nach Abschluss des Prozesses legt das ECM-System das signierte Dokument als neue Version ab. Somit ist jeder Bearbeitungsschritt jederzeit transparent nachvollziehbar.

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