Fünf Gründe warum digitales Vertragsmanagement unverzichtbar ist

Vertragsunterlagen auf lokalen Verzeichnissen oder gar in Papierordnern, Abstimmungen per E-Mail oder auf dem Postweg: Was schon im Büro ein schnelles, sicheres sowie nachvollziehbares Vertragsmanagement zur Herausforderung macht, ist für viele Unternehmen aktuell durch die vermehrte Arbeit im Homeoffice erst recht ein Hemmschuh. Wie können Mitarbeiter*innen auf Verträge und alle dazugehörigen Unterlagen zugreifen, ohne Akten in ihrem Büro zu stapeln oder gar nach Hause mitzunehmen – wo sie für andere dann nicht zugänglich sind? Selbst wer hier schon digital unterwegs ist, muss sich oft erst in uneinheitlichen Ablagestrukturen zurechtfinden und nach aktuellen Versionen suchen. Dazu kommt dann meist noch die gute alte Excel-Liste, die den Überblick über Bearbeitungsstatus, Fristen und Laufzeiten von Verträgen leider meist eher erschwert, als dass sie für Klarheit sorgt. Abstimmungen ziehen sich so in die Länge und das Risiko für ungewollte Vertragsverlängerungen steigt. Im schlimmsten Fall sind Verträge gar nicht mehr auffindbar oder können sogar in die falschen Hände gelangen.

Erkennen Sie sich in diesem Szenario wieder? Sie sind nicht allein: Den meisten Unternehmen fehlt bisher eine geeignete digitale Lösung für ihr Vertragsmanagement. Laut der Marktforschungsstudie ECM Insights 2020* nutzen lediglich rund 30 Prozent der Unternehmen bereits eine professionelle Vertragsmanagement-Lösung. Fünf gute Gründe für das »Doxis4« Vertragsmanagement stellen wir hier vor:

1. Überall handlungs- und auskunftsfähig bleiben

So einfach es klingen mag: Die Grundlage für schnelles, übersichtliches Arbeiten sind digitale Dokumente – und zwar vom Erstellen über das Prüfen und Freigeben bis hin zur Archivierung. Mit einer innovativen Software für Vertragsmanagement lassen sich all diese Schritte im Lebenszyklus eines Vertrags digital abbilden. Es gibt dabei einen zentralen Ort, an dem alle Verträge sowie ihre bearbeiteten Versionen abgelegt, bearbeitet und archiviert werden und auf den Mitarbeiter*innen digital von überall aus Zugriff haben. Damit sind weder Kopien noch Ausdrucke nötig und alle Bearbeitungsschritte bleiben nachvollziehbar, sodass zeitraubende Nachfragen bei Kolleg*innen entfallen. Enthält die Software-Lösung elektronische Vertragsakten, wie das zum Beispiel bei Doxis4 von der SER Group der Fall ist, lassen sich darin alle Unterlagen zu einem Vertrag bündeln und nach einer einheitlichen Struktur verwalten. Die digitalen Akten schaffen einen 360-Grad-Blick auf alle Vertragsunterlagen und -daten, auch auf E-Mails mit den Vertragspartnern. So lassen sich Verträge schnell erstellen, prüfen und Vertragspartner erhalten bei Nachfragen kompetente Auskunft.

Damit erübrigt sich auch die Frage, ob alle Mitarbeiter*innen auf Fachanwendungen zugreifen können: Beim Erstellen neuer Verträge nutzen sie mit einem Vertragsmanagement einheitliche Vorlagen, in denen die Stammdaten von Vertragspartnern automatisch aus ERP oder CRM übernommen werden. Das spart Zeit und verhindert Fehler.

2. Verträge in drei Minuten rechtsgültig unterzeichnen

Wenn der gesamte Vertragslebenszyklus digital ist, sollte das auch für Unterschriften gelten. Manche Mitarbeiter*innen behelfen sich hier mit eingescannten Unterschriften, die sie in Dokumenten einfügen. Das stellt rechtlich gesehen allerdings ein Risiko dar, denn der Nachweis über die Identität des Unterzeichners ist nicht eindeutig. Qualifizierte elektronische Signaturen sind hier die sichere Alternative. Sie beweisen über einen Signaturschlüssel und ein qualifiziertes Zertifikat zweifelsfrei, wer den Vertrag unterschrieben hat. Ein digitales Vertragsmanagement sollte daher entsprechende Schnittstellen zu gängigen eSignatur-Lösungen enthalten, zum Beispiel »DocuSign«, »Xitrust«, »Openlimit« oder »AdobeSign«. Die Vertragsmanagement-Lösung der SER Group unterstützt zum Beispiel das Erstellen und Prüfen solcher eSignaturen sowie das Verwalten mehrerer Signaturen in einem Vertragsdokument und die Suche danach in den Verträgen. Damit lassen sich neben den Vertragsdokumenten auch die Signaturen selbst übersichtlich und revisionssicher verwalten. Unterm Strich entfällt durch digitales Vertragsmanagement das umständliche Ausdrucken, Unterschreiben und wieder Einscannen von Dokumenten und die Gültigkeit aller Unterschriften ist nachweisbar sichergestellt.

3. Vertragsabstimmungen schnell und einheitlich steuern

Verträge durchgehend elektronisch erstellen, bearbeiten und unterschreiben zu können, schafft die Voraussetzung dafür, dass auch das Prüfen, Abstimmen und Genehmigen komplett digital erfolgen kann. In vielen Unternehmen erfolgt das noch per E-Mail, was allerdings ein hohes Risiko birgt: Unterlagen können zum Beispiel durch versehentliches Weiterleiten in die falschen Hände geraten und es ist nicht eindeutig klar, ob der zu bearbeitende Anhang die aktuellste Version eines Vertragsdokuments enthält. Werden die Verträge dagegen mit der Vertragsmanagement-Software gesteuert, lässt sich das vermeiden. Das Doxis4 Vertragsmanagement enthält dafür automatisierte Workflows, mit denen Prüfprozesse standardisiert abgebildet werden können, zum Beispiel nach dem Vier- oder Sechs-Augen-Prinzip. Die zu prüfenden Verträge und weitere nötige Informationen liefert der Workflow direkt an die richtigen Bearbeiter*innen, sodass sie sofort mit den korrekten Unterlagen starten können. Daneben ist auch das Erstellen spontaner Aufgaben wie Rückfragen an Vertragspartner oder das Einbeziehen weiterer Experten zum Beispiel externer Gutachter möglich: Über einen geschützten virtuellen Raum erhalten sie Zugriff auf die entsprechenden Vertragsunterlagen in Doxis4 und die damit verbundenen Aufgaben, sodass der Abstimmungsprozess schnell und vor allem sicher abgewickelt werden kann.

4. Transparenz über Bearbeitungsstatus, Termine und Fristen

Wie lange läuft ein Vertrag, wann muss er verlängert, neu verhandelt oder gekündigt werden? All das ist mit einem digitalen Vertragsmanagement weitaus einfacher nachvollziehbar als mit Excel-Tabellen. Bei der Lösung der SER Group ist das direkt ersichtlich, zum Beispiel auf dem Aktendeckel der jeweiligen Vertragsakte. Außerdem wird in der jeweiligen Vertragsakte und in den zu einem Vertrag gehörigen Vorgängen angezeigt, bis wann beispielsweise eine dafür nötige Prüfung oder Freigabe zu erfolgen hat. Die Bearbeiter*innen werden automatisch an entsprechende Fristen oder Termine erinnert. Reagieren sie nicht rechtzeitig, erhält ihre Vertretung darüber Nachricht und kann einspringen. So sinkt das Risiko verpasster Fristen, das zum Beispiel zu unerwünschten Vertragsverlängerungen führt, und auch das Controlling aller Verträge, Laufzeiten etc. geht wesentlich einfacher. Abteilungsleiter und Management behalten zudem in Doxis4 mit einem Vertragsdashboard immer den vollständigen Überblick: Sie sehen hier unter anderem die Anzahl der laufenden Verträge, Vertragsdurchlaufzeiten und Vertragsvolumina, die Doxis4 in Form von Diagrammen aufbereitet. Das vereinfacht das Controlling, hilft beim Einhalten von Vertragsverpflichtungen und bei der weiteren Optimierung der Vertragsprozesse.

5. Verträge Compliance-konform aufbewahren

Dass Verträge besonders geschützt werden müssen, muss nicht betont werden: Sie enthalten Geschäftsgeheimnisse, personenbezogene Daten und unterliegen, wie andere elektronische Dokumente auch, gesetzlichen Aufbewahrungsbestimmungen. Allerdings fällt vielen Unternehmen gerade durch die Umstellung auf das Homeoffice auf, dass hier Compliance-Lücken bestehen. Mit einem digitalen Vertragsmanagement lassen sie sich schließen: Hier werden alle Verträge und begleitenden Unterlagen sowie Signaturen nachweisbar revisionssicher archiviert und gesetzliche Aufbewahrungsfristen lassen sich automatisiert einhalten, sodass kein Vertrag vorzeitig gelöscht werden kann. Wer Zugriff auf die Unterlagen hat und sie bearbeiten darf, ist über das Vertragsmanagement ebenfalls geregelt und wird automatisch protokolliert. Mit einer zertifizierten Lösung wie Doxis4 können Unternehmen zudem sichergehen, dass Sie damit alle EU-DSGVO-relevanten Informationen kennzeichnen und gegebenenfalls vollständig löschen können. Damit lassen sich alle Vertragsinformationen Compliance-konform schützen und in Haftungsfragen entsprechende Nachweise erbringen.

Vertragsmanagement-Software on-premises und in der Cloud schnell einführen

Neben den hier genannten Gründen bringt ein digitales Vertragsmanagement Unternehmen noch viele weitere Vorteile. Die Frage ist nun, wie schnell sie eine solche Lösung einsetzen und davon profitieren können. Das Vertragsmanagement der SER Group, welches Vertragsakten, Schnittstellen zu Fachanwendungen und eSignatur-Software sowie Workflows mitbringt, ist zum Beispiel so gestaltet, dass es in Unternehmen sofort nutzbar ist. Das geht in diesem Fall nicht nur on-premises, sondern auch in der Cloud, wodurch Unternehmen noch einen weiteren Vorteil haben: Sie müssen sich nicht um die Infrastruktur kümmern und können sich voll und ganz auf die nächsten Vertragsverhandlungen konzentrieren.

* SER-Marktforschungsstudie ECM Insights 2020; Befragungszeitraum Januar – Dezember 2020; n = 1.689 CIOs, Prozessverantwortliche & IT-Leiter in Unternehmen der DACH-Region aller Branchen mit einem Jahresumsatz von über 100 Mio. €