Mehr Effizienz: Wie KI Vertragsmanagement verändert

Vertragsmanagement – eine etablierte Disziplin

Vertragsangelegenheiten gelten in der Regel eher als aufwendig und kompliziert. Was Privatleute bereits nervt, ist für Unternehmen und Organisationen eine echte Herausforderung. Elektronische Vertragsmanagementlösungen, von denen wir zahlreiche in unserer Übersicht vorstellen, sind schon seit einigen Jahren am Markt zu finden. Sie helfen Verträge zu erstellen, Fristen einzuhalten und Verträge zu archivieren. Die Lösungsauswahl ist variantenreich, wie Marc-Björn Seidel, Senior Berater beim ECM-Beratungsunternehmen Zöller & Partner, erläutert: »Neben »Stand-alone-Anwendungen« kann auch die Implementierung auf Basis des »Werkzeugkastens« einer modernen DMS-/ECM-Lösung in Erwägung gezogen werden«.

Was dabei zunehmend Einzug in alle modernen Lösungsansätze des Vertragsmanagements hält, ist Künstliche Intelligenz (KI). Wo dies geschieht? Eigentlich überall, meint Timo Krause, Produktmanager bei Ceyoniq: »Der Lebenszyklus eines Vertrages erstreckt sich über die Anbahnung, Verhandlung, Freigabe und Unterzeichnung, die Bewirtschaftung und den End-of-Life-Prozess. KI kann alle Phasen des Zyklus unterstützen und für die Verantwortlichen in den Unternehmen vereinfachen.« Mit KI-Agenten soll es möglich sein, Entscheidungen aus dem Vertragsbestand abzuleiten und das Vertragscontrolling durch intelligente Systeme und Auswertungen zu vereinfachen und zu unterstützen.

Vertragsmanagement neu gedacht – mit KI

Timo Krause, Produktmanager bei Ceyoniq (Bild: Ceyoniq)

Generell verändert KI das Vertragsmanagement dahingehend, dass sie viele manuelle und zeitaufwendige Aufgaben automatisiert. »Prozesse wie die Vertragsanlage, die früher viel Zeit und Ressourcen erforderten, lassen sich durch KI effizienter gestalten. Intelligente Systeme wie unsere Vertragsmanagement-Software ELO Contract erkennen relevante Vertragsinhalte, extrahieren Daten automatisch und unterstützen bei der Fristenkontrolle oder Risikobewertung«, berichtet Franziska Feuchter, Produktmanagerin Solutions bei ELO Digital Office. So werde nicht nur die Bearbeitungszeit verkürzt, sondern auch die Fehleranfälligkeit reduziert – ein klarer Mehrwert für das Vertragscontrolling.

Dass KI gerade im Vertragsmanagement ihre Stärken ausspielt, sieht auch Kai Stübane, Managing Director DACH bei Docusign: »Dies geschieht beim Prüfen, Verhandeln, Anpassen und Überwachen von Verträgen. KI unterstützt dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen, Inhalte präzise zu analysieren und Prozesse effizienter zu gestalten. Auch bestehende Verträge geraten nicht in Vergessenheit, sondern werden kontinuierlich auf potenzielle – auch neu auftretende – Geschäftsrisiken hin überprüft.«

Fallbeispiel GROHE

Mit KI-gestützten Funktionen will auch der Hersteller von ganzheitlichen Badlösungen und Küchenarmaturen zukünftig große Mengen an juristischen Dokumenten einfach durchsuchen und relevante Informationen schneller und genauer finden als mit manuellen Methoden. KI soll auch Verträge analysieren, risikobehaftete Vertragsklauseln identifizieren und feststellen, ob sie den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Das Unternehmen geht davon aus, dass sich die Mitarbeiter der Rechtsabteilung somit auf die Validierung der Ergebnisse beschränken können. Fehler und Unstimmigkeiten sollen leichter erkannt und das Risiko rechtlicher Probleme langfristig verringert werden.

Durch die europaweite Einführung von »Docusign Contract Lifecycle Management (CLM)« hat GROHE bereits eine Single Source of Truth zur Archivierung der gesamten Unternehmensdokumente geschaffen. In EMENA und den USA konnten die Prozesse durch die Implementierung von Docusign CLM vereinheitlicht und digitalisiert werden. Die transparente Ablage von Verträgen und die Automatisierung von Vertragsworkflows wurde in beiden Regionen umgesetzt.

Damit hat sich nach eigenen Angaben die Transparenz über interne Prüf- und Signierprozesse von Verträgen um 90 Prozent verbessert. Die durchschnittliche Turnaround-Zeit für die Prüfung und Unterschrift von Verträgen verkürzte sich um 60 Prozent auf zwei Tage.

KI im Vertragsmanagement steht noch am Anfang

Kai Stübane, Managing Director DACH bei Docusign (Bild: Docusign)

Insgesamt stehen KI-Lösungen, die sich auf Vertragsinhalte beziehen, momentan noch am Anfang, wie Seidel zu bedenken gibt: »Während wir im privaten Bereich bereits KI-Tools einsetzen, sind die Lösungen für die Integration in Business-Software, wie DMS-/ECM- oder dedizierte Vertragsmanagement-Lösungen derzeit eher noch in der Entwicklung. Im privaten Umfeld geht es häufig darum, eine Antwort zu erhalten, wohingegen im professionellen Bereich in der Regel die eine, richtige Antwort benötigt wird.« Daher sei anfangs eine manuelle Kontrolle in jedem Fall obligatorisch. Mit zunehmender Qualität der Ergebnisse lässt sich die Stichprobengröße für manuelle Nachkontrollen verringern. »Die Entscheidung bezüglich möglicher Dunkelverarbeitungen wird immer das mögliche Risiko, wie den Vertragswert oder rechtliche Konsequenzen, berücksichtigen«, meint Seidel.

Nachgefragt, an welchen konkreten KI-Funktionen verschiedene Hersteller von Vertragsmanagementlösungen gerade arbeiten, erhielten wir bereitwillig Auskunft: