Übersicht zu Vertragsmanagementlösungen

In einem Unternehmen kann sich aufgrund der Vielzahl von Verträgen ihre Verwaltung leicht unübersichtlich gestalten. Um den Zeitaufwand für die Erstellung und Verwaltung von Verträgen zu reduzieren und keine Fristen zu versäumen, bieten sich Vertragsmanagementlösungen an.

+++ Update vom 5.3.2024 +++

In der Folge haben wir eine Auswahl verschiedener Lösungen unterschiedlicher Hersteller für Sie aufgelistet. In der Regel decken sie den gesamten Lebenszyklus eines Vertrages von der Erstellung über die Verwaltung von Fristen und Aufgaben bis hin zur Archivierung und Vernichtung der Verträge ab. Die Lösungen stellen die Verträge als elektronische Akten dar und können zugehörige Dokumente und Informationen verbinden. Anwenderinnen und Anwender sollten darauf achten, dass die im Unternehmen verwendeten Dateiformate von dem ausgewählten System unterstützt werden. Darüber hinaus bieten sie teilweise Integrationsmöglichkeiten mit anderen Systemen, so dass beispielsweise Termine im Microsoft-Outlook-Kalender angezeigt werden.

Immer mehr Anbieter aus dem ECM-Umfeld bieten dedizierte Lösungen für das Vertragsmanagement. Während Optimal Systems schon seit vielen Jahren unter anderem darauf ausgerichtet ist, kamen beispielsweise ELO Digital Office und SER sowie windream in jüngerer Vergangenheit hinzu. Daneben gibt es auch Anbieter wie DocuSign, die aus dem Bereich digitaler Signaturen kommen, Hersteller von Lösungen für Informations- und Digitalisierungsplattformen wie The Quality Group und Start-ups wie ContractHero, die das Vertragsmanagement bedienen.

Zum Teil bieten Lösungen auch aktive Unterstützung bei der inhaltlichen Vertragserstellung und managen nicht nur das Vertragsdokument. So können die Produkte von DocuSign und ISIS Papyrus individuelle Verträge, die unter anderem rechtliche und länderspezifische Anforderungen berücksichtigen, automatisiert erstellen. Dabei müssen die Nutzenden keine vertragsrechtlichen Kenntnisse besitzen.

Für einige Systeme sind bestimmte Anwendungslandschaften Voraussetzung, wie SAP zum Beispiel für »cuContract« von valantic. Zahlreiche mittelständische und Großunternehmen setzen ein unternehmensweites SAP-System ein. Daher sollten die Verträge und Dokumente, die sich auf die Vorgänge im SAP-System beziehen, über das Vertragsmanagement auch direkt darin gemanagt werden. Die Lösung von valantic ist daher schnittstellenfrei vollständig in SAP-Systeme integriert.

Bei der Auswahl einer Lösung ist zu beachten, mit welchen Systemen Vertragsmanagementlösungen zusammenarbeiten. Zusätzlich sind gegebenenfalls lizenzrechtliche Frage zu klären: welche Lizenzen sind erforderlich, um Verträge einzusehen und zu bearbeiten.

Ceyoniq bietet App und zentrale Lösung

Für die Verwaltung von Verträgen in strukturierten Vertragsakten hält Ceyoniq »nscale smart Contract« bereit. Diese Lösung in Form einer »nscale APP« ist On-Premise und demnächst auch im Web geplant. Sie ist Teil der Produktfamilie »nscale smart Business Solutions« und kann modular um weitere Aktenlösungen (nscale APPs) wie Lieferanten- oder Personalakte erweitert werden. Alle Daten zu einem Vertrag lassen sich so miteinander verknüpfen und zentral verwalten. Teil des Produkts ist ein zentrales Vorlagenmanagement, um möglichst automatisiert neue Verträge mit abgestimmten Textbausteinen zu erstellen. Zu den Funktionen gehören: die Fristenplanung, die Vertragserstellung über Vorlagen, die Umlaufmappe für die Freigabe von Verträgen sowie die Stammdatenverwaltung der Lieferanten in Kombination mit weiteren Modulen.

Für die zentrale Vertragsbewirtschaftung bietet Ceyoniq die Lösung »nscale Contract Management (nscale CM)«. Neben der digitalen Vertragsakte und der Fristenverwaltung hält »nscale CM« weitere Funktionen zur Verwaltung von Verträgen, den begleitenden Vertragsdokumenten und der Steuerung von der Erstellung bis zur Vertragsbeendigung bereit.

Anwendende sollen über die zentrale Ordnerstruktur mit beispielsweise Posteingang, Vertragswesen und Fristen in der Bearbeitung von Verträgen unterstützt werden. Möglich sind auch zentrale Einsichten und individuell erstellte Abfragen.

Als Kern der Lösung bezeichnet Ceyoniq die Fristenverwaltung: Hierbei werden, abhängig vom Vertragstyp, automatische und benutzerdefinierte Fristen gesetzt, so dass kein Vertrag in der Bearbeitung mehr vergessen wird. Für die Unterstützung des Anwendenden existiert ein zweistufiges Benachrichtigungssystem, so dass nicht nur der Bearbeitende selbst, sondern auch eine vertretende Person, informiert wird. Über Wiedervorlagen wird automatisch auf die Aktivitäten für die Vertragsbewirtschaftung eines Vertrags hingewiesen. Komplettiert wird das Vertragsmanagement mit Standard- und Individualworkflows.

Für die komplette digitale Umsetzung des Prozesses können auch digitale Signaturen angebunden werden. Mit der Anbindung wird ein Vertrag im PDF-Format im »nscale Cockpit« über ein Plugin direkt digital unterschrieben und ohne Medienbruch an die Vertragspartner weitergleitet.

Im Einsatz ist die Vertragsmanagementlösung zum Beispiel beim Zeitungsverlag Neue Westfälische.

cuContract von valantic integriert sich in SAP

Das Vertragsmanagement »cuContract« von valantic ehemals Circle Unlimited managt alle Vertragsarten wie Lieferanten-, Personal-, Leasing-und Beteiligungsverträge inklusive aller zugehörigen Informationen während des gesamten Lebenszyklus. Die Lösung ist vollständig in SAP integriert und schnittstellenfrei, so dass ein SAP-System Voraussetzung für den Betrieb von cuContract ist. Bedienbar ist sie per Web, Mobile App und Windows App.

Durch die tiefe Prozessintegration in SAP kann cuContract beispielsweise mit den SAP-Standardmodulen zum Finanzwesen, Controlling, Vertrieb und dem Einkauf prozessmäßig verbunden und aus jeder Funktion des SAP-Systems heraus aufgerufen werden. Verträge und Dokumente werden so nicht nur für sich allein gemanagt, sondern im Zusammenhang mit Vorgangs-, Vertrags-, Kosten- und Buchungszusammenhängen konsistent und transparent abgebildet. Rechnungs- und Zahlungspläne können automatisch Bestellungen und Kontrakte des SAP-Standards erstellen und auslösen, sowie auch echte FI-FI-AA/CO-Buchungen im SAP-System vorbereiten bzw. erzeugen.

cuContract unterstützt den Entstehungsprozess eines Vertrags und Dokuments nicht nur durch die Erfassung beziehungsweise den Import eines fertigen Dokuments, sondern ermöglicht auch die automatisierte Erstellung von Dokumenten oder Excel-Tabellen auf Basis von individuellen Vorlagen und Daten aus dem SAP-System.

Grundlage für die automatisierte Dokumentenerstellung sind in MS Word erstellte Bausteine, deren Inhalte auch aus SAP Reports stammen können. Die Erstellung der Dokumente vereinfacht sich dadurch, dass Textstellen in Form von eingefügten Variablen später automatisiert mit Daten aus SAP- und anderen Datenbanksystemen oder einem Barcode angereichert werden können.

Sind die Textbausteine juristisch geprüft und auf dem aktuellsten Stand, sinkt durch die automatisierte Erstellung von Verträgen und Standarddokumenten der Verwaltungs- und Arbeitsaufwand. So werden nicht nur kostspielige Tippfehler ausgeschlossen, sondern auch Risiken minimiert. Das Einschalten der Rechtsabteilung ist bei Standardverträgen nicht notwendig.

Zu jedem Vertrag wird in cuContract eine elektronische Akte mitgeführt, in der alle zugehörigen Dokumente abgelegt werden. In Abhängigkeit zur Vertragsart kann nicht nur die Strukturierung der Akte unterschiedlich festgelegt werden, sondern auch der Aufbau und die Anzahl der Unterordner sowie Abhängigkeiten und die jeweilige Plausibilitätsprüfung.

Die Termin- und Fristenüberwachung gehört zu den Kernfunktionen im Vertragsmanagement und optimiert den Workflow zu jedem Zeitpunkt des Vertragslebenszyklus. cuContract überwacht einmalige und regelmäßig auftretende Ereignisse wie unter anderem Mindestlaufzeiten, Kündigungsfristen, Verlängerungsoptionen sowie Mindest- und Maximalaufbewahrungsfristen

Es empfiehlt sich, das Termin- und Fristenmanagement mit Microsoft-Outlook zu verbinden, indem das Vertragsmanagement mit dem vorhandenen Exchange-Server gekoppelt wird. Die Termine zu einer Akte können dann aus dem SAP-System automatisch mit einem Outlook-Kalender synchronisiert werden. Termine und Fristen sind so zu jeder Zeit und an jedem Ort einsehbar.

Mit cuContract können Verträge und Dokumente gemäß eIDAS-Verordnung mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Dies erfolgt mithilfe eines qualifizierten Zertifikats oder einfacher mit einer biometrischen, handschriftlichen Signatur.

Valantic vertreibt cuContract direkt an große mittelständische Unternehmen und Großunternehmen, die SAP im Einsatz haben. Zu den Kunden zählen beispielsweise DAK Gesundheit, der IT-Dienstleister der Sparkassen-Finanzgruppe Finanz Informatik und der international tätige Hersteller von Industrieklebstoffen Jowat.

Weiterführende Links

• valantic präsentiert cloud-basierte Personalakte
• valantic übernimmt dänischen Berater Inspari

Tech-Start-up Contracthero mit reiner SaaS-Lösung

Das 2020 gegründete Berliner Softwareunternehmen ContractHero bietet mit der gleichnamigen Software kleineren und mittelständischen Unternehmen (KMU) sowie Startups eine digitale Vertragsmanagement-Lösung. Die Software-as-a-Service-Lösung soll einen Überblick über alle laufenden Verträge bieten, überflüssige Kosten erkennen und Risiken durch verpasste Vertragsfristen reduzieren. Durch automatische Vertragsanalyse, Such- und Filterfunktion für Vertragsdetails und automatische Erinnerungen an Kündigungsfristen reduziert sich manuelle und fehleranfällige Arbeit. Für eine anstehende Due Diligence bei Finanzierungsrunden von Startups kann die Software laut Contracthero auf Knopfdruck alle notwendigen Daten erstellen.

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ermöglicht die integrierte Lösung von Signaturit. Weitere Ziele sind die automatische Import-Emailadresse für Unternehmen und Kooperationen. Aktuell besteht bereits eine strategische Partnerschaft zwischen den drei Berliner Tech-Startups Caya, CANDIS und Contracthero. Ihnen geht es um Spezialisierung auf Problemstellungen, effiziente Schnittstellen, Skalierbarkeit und Flexibilität. Dabei sorgt Caya für die Digitalisierung der Post sowie ihrer digitalen Ablage, auf deren Basis sich anschließend Candis um alle für die Buchhaltung relevanten Unterlagen kümmert und Contracthero sämtliche Verträge verwaltet. Dabei sind die Prozesse dezentral, cloud-basiert und automatisiert abgebildet. Weitere ähnlich geartete Lösungen können ebenfalls angebunden werden.

Contracthero ist für 199 Euro monatlich für drei Nutzende und 300 Verträge buchbar. Bei 1.000 Verträgen und fünf Nutzenden inklusive erweiterten Features wie E-Signatur sind monatlich 299 Euro zu zahlen. Individuelle Angebote sind darüber hinaus auf Anfrage erhältlich. Zu den Kunden zählen unter anderem Eurowings, ARIVE, Bringmeister und Holiday Pirates.

Docusign berücksichtigt länderspezifisches Vertragsrecht

Die Agreement Cloud von DocuSign bildet ein digitalisiertes Vertragsmanagement-System, deren Anwendungen jeden Schritt im Lebenszyklus eines Vertrages abdecken: von der Erstellung, über die Abstimmung, Unterzeichnung, Archivierung, Verlängerung oder Löschung. Für jeden Schritt stehen digitale Helfer bereit, die auf rechtliche Vorgaben und Regularien von mehr als 180 Ländern abgestimmt sind. Stimmt man beispielsweise Verträge mit China ab, setzt das System automatisch einen digitalen Firmenstempel als Zusatz zur Unterschrift voraus. Ohne diesen wäre ein Vertrag nach chinesischem Recht nicht gültig. Darüber hinaus ermöglicht das System eine Abwicklung in mehr als 40 Sprachen. Zudem helfen KI-Technologien Nutzenden nicht nur die Abstimmung, sondern auch die Inhalte von Verträgen rechtskonform zu gestalten.

Während der Erstellung eines Vertrages analysiert die Software »Analyzer«, ob sich in den Klauseln Risiken und Fallstricke verbergen, die dem Unternehmen schaden könnten. Eine Risiko-Scorecard zeigt Nutzenden an, wo sie Änderungen vornehmen sollten, und bietet über die Klauselbibliothek automatisch alternative Formulierungsmöglichkeiten an. Sind Verträge bereits unterzeichnet und sollen im Nachgang überprüft werden, helfen Programme wie »DocuSign Insight«. Es durchsucht nach Bedarf das gesamte Archiv sowie einzelne Verträge und hilft so dabei, Inhalte besser zu verstehen und damit beispielsweise Verstöße oder Fehler in Altverträgen schneller festzustellen.

Aus IT-Sicht sitzt das Docusign System wie eine Schnittstelle zwischen allen internen Management-Systemen zum Beispiel Dokumentenmanagement, HR, Enterprise-Ressource-Planning, CRM oder Einkaufslösungen. Eine zuverlässige elektronische Signatur erfolgt über eine »Public-Key-Infrastruktur (PKI)«, die unter Verwendung von Standard-Software wie dem »Adobe Acrobat Reader«, eine Echtheitsprüfung der Unterschriften ermöglicht.

Der Hashwert eines Dokuments wird berechnet und durch ein von der PKI erzeugtes, digitales Zertifikat vor Veränderung geschützt. Fortgeschrittene und qualifizierte Unterschriften haben aufgrund der eIDAS-Verordnung ein digitales, persönliches Zertifikat des Unterzeichners, das in das PDF- Dokument eingebettet wird. Dies kann mit einer Signaturkarte, einer lokal installierten Software oder cloudbasiert erfolgen. Docusign erzeugt, unabhängig vom Signaturtyp ein weiteres, digitales Plattform-Zertifikat. Dadurch sind alle Dokumente mit einfacher elektronischer Unterschrift ebenfalls gegen Manipulation geschützt. Eine Veränderung des Dokumentes macht das Zertifikat ungültig. Zudem wird ein Abschlusszertifikat erzeugt und mit dem Dokument über eine ID verknüpft.

Um sicherzugehen, dass User-Dokumente im System jederzeit verschlüsselt bleiben, werden TLS-Verbindungen sowie AES 128- und SSL 256-Bit-Verschlüsselungen verwendet. Zugang und Transfer der Daten erfolgen nur über HTTPS. So sollen unbefugte Veränderungen des zugrundeliegenden Dokuments erkannt und als Beweis für eine Manipulation identifiziert werden können. Eine zusätzliche Ethereum-Blockchain-Integration hilft, die Echtheit eines Dokuments auch in einer neutralen Umgebung belegen zu können.

Im Einsatz ist die Docusign-Lösung beispielsweise beim Chemie-Konzern Lanxess und SAP.

Dvelop bietet Vertragsmanagement als koppelbare Cloud-Lösung

Mit »d.velop contracts for Microsoft 365« bietet d.velop eine SaaS-Cloud-Lösung, die vertragsrelevante Informationen bündelt und in einer Vertragsakte anzeigt. Um die App verwenden zu können, benötigen Nutzende eine Lizenz für Microsoft 365. Die Vertragsmanagementlösung kann mit d.velop Dokumentenmanagement-Systemen verbunden werden, um hier ergänzende Dokumente einzusehen und abzulegen. Dabei ist sowohl die Verbindung zur SaaS-Lösung »d.velop documents« als auch zur On-Premises-Lösung d3 möglich.

Funktional bietet d.velop contracts unter anderem Suchfunktionen, Fristenmanagement, Vertragsanlage und Signaturfunktionen. Mithilfe der Schnellsuche im Dashboard können Verträge durch Vertragsinformationen, wie den Vertragsgegenstand, den Vertragseigenschaften oder den Ort des Vertragspartners, durchsucht und gefunden werden. Die erweiterte Suche ermöglicht es, Verträge nach unterschiedlichen Kriterien zu filtern und somit schnell auszuwerten und zu vergleichen. Durch den Fristenmanager lässt sich die Laufzeit und der Kündigungsstichtag bestimmen.

Zusätzlich kann eine automatische Benachrichtigung mit einem festgelegten Benachrichtigungs-Intervall hinterlegt werden. Der Vertrags-Anlage-Assistent hilft durch seine Navigation und Vertragsvorlagen bei der Anlage von Verträgen. Die Stammdaten können aus einem ERP -System (SAP, F&O, etc.) angeboten werden. Zudem lassen sich Zugriffsrechte für Personen einrichten.​ Zum Unterschreiben von Verträgen können Anwenderinnen und Anwender per »d.velop sign« erstellte Verträge selbst unterschreiben und einen Signaturumlauf starten. Preislich startet die Lösung bei 39 Euro monatlich.

ELO nutzt Best-Practice-Ansatz für »ELO Business Solution Contract«

Mit »ELO Contract« stellt ELO Digital Office eine Vertragsmanagementsoftware für jede Vertragsphase bereit, die schnell einsatzfähig ist und deren standardisierte Vorgehensweisen an individuelle Anforderungen anpassbar sind. Während der Vertragsanbahnung lassen sich mit einem Klick automatisiert Verträge, Kündigungen und andere Dokumente erstellen.

In der Vorlagenverwaltung finden sich unterschiedlichste Vertragstypen und spezifische Informationen, während in der Rechteverwaltung der Zugriff für Benutzende bestimmbar ist. Unternehmensspezifische Regularien oder sonstige wiederkehrende Vertragsinhalte lassen sich als Klauseln hinterlegen und dem Vertragsentwurf anfügen. Änderungen in den Klauseln können in allen Verträgen erfolgen, welchen die betreffende Klausel beigefügt ist. Die Laufzeiten der Verträge lassen sich individuell festlegen. Unterstützend helfen Funktionen zur automatischen Berechnung von Vertragsende, Erinnerungsdatum und Kündigungsfrist. Um keine Fristen zu versäumen, steht ein Wiedervorlagenmanagement zur Verfügung, das auch erstellte Wiedervorlagen automatisch aktualisiert, falls Vertragsänderungen auftreten. Die nötigen Freigabeschritte lassen sich per ELO Workflow definieren und kontrolliert abwickeln. Bei der Vertragsbearbeitung im Team helfen Collaboration-Funktionen wie der ELO Feed, der den Beteiligten alle Diskussionsbeiträge anzeigt.

Zum Vertragsabschluss kann das Dokument digital signiert werden. Generell lassen sich alle gängigen Signaturlösungen anbinden. Darüber hinaus bietet ELO mit der integrierten Lösung »ELO for DocuSign« weitere Funktionen, die das digitale Unterzeichnen erleichtern: Das zu unterschreibende Dokument wird direkt aus ELO über den Button »Digital signieren« an Docusign geschickt. Die Person, von der eine Unterschrift benötigt wird, erhält daraufhin eine E-Mail mit einem Link, über den sie in das Portal von Docusign gelangt und dort das Dokument signieren kann. Während dieser Zeit ist es in ELO für andere Anwender gesperrt. ELO prüft nun automatisch, ob die Signatur erfolgt ist und legt das Dokument mit der angeforderten Unterschrift wieder an Ort und Stelle im ECM-System ab.

Für die Vertragsverwaltung sind alle relevanten Vertragsinformationen und zugehörigen Dokumente in einer Vertragsakte abgelegt und zentral verfügbar. Zusätzlich können Anwenderinnen und Anwender standardisierte Deckblätter und Etiketten drucken, um Originaldokumente verlinkt abzulegen. Scannt man den aufgedruckten QR-Code, erscheint beispielsweise am Smartphone die zugehörige digitale Akte. Zur Erfassung von abgeschlossenen Verträgen stehen vordefinierte Stichwortlisten zur Verfügung, die zum Beispiel Mandanteninformationen, Vertragsnummern und Laufzeiten enthalten.

Beim Vertragscontrolling hilft das Vertragsmanagement-Cockpit, das wichtige Informationen auch grafisch anzeigt. Von hier können Anwenderinnen und Anwender auf die zugehörige Vertragsakte zugreifen und Statusänderungen, Freigabe- sowie Kündigungsszenarien initiieren. Welche Fristen anstehen, lässt sich im Kalender ablesen. Zusammenhänge zwischen einzelnen Verträgen macht die Zeitleistendarstellung deutlich. Wird beispielsweise für eine Mitarbeiterin mit einem befristeten Arbeitsvertrag ein Kfz-Leasingvertrag mit einer längeren Laufzeit abgeschlossen, sind Termine wie Kündigungsfristen schnell vergleichbar.

Zu den Unternehmen, die ELO Contract im Einsatz haben, zählen Pernod Ricard Deutschland sowie das Energieunternehmen Global Tech I Offshore Wind GmbH.

Sicheres Vertragsmanagement aus der Cloud von Fabasoft

Fabasoft ermöglicht durch die cloudbasierte Lösung »Contracts on Fabasoft PROCECO« die effiziente Erstellung, Digitalisierung und Verwaltung von Vertragsdokumenten über den gesamten Lebenszyklus. Neben firmeninternen Mitarbeitenden können in hochsicheren Datenräumen auch externe Personen gemeinsam und in Echtzeit Verträge erstellen und während der Vertragsdauer managen.

Die Lösung, die sich in »Microsoft Word« integrieren lässt, unterstützt durch Textbausteine und einem umfangreichen Vorlagenmanagement die Erstellung, Verwaltung sowie Verarbeitung von Verträgen. So sind bereits Strukturen für die Verwaltung der gesamten Laufzeit von Verträgen wie Informationen zur Verlängerung, Vertragstyp und Risikoklasse hinterlegt, wodurch sich manuelle Arbeitsschritte und Fehlerquellen reduzieren.

Verträge lassen sich Organisationen zuordnen und Prozesse beispielsweise die Prüfung von Verträgen mit wenigen Klicks starten. Reports zu Inhalten und Kategorien von Verträgen können dynamisch erzeugt werden. Darüber hinaus bietet Fabasoft Vertragsmanagement Möglichkeiten, die Einhaltung der Plichten aller beteiligten Parteien zu verwalten und automatisch Terminerinnerungen zu versenden. Zusatzfunktionen wie die finanzielle Bewertung von Verträgen für Jahresabschlüsse und andere spezielle Auswertungen gibt es ebenfalls.

Benötigte Prozesse können individuell mit dem grafischen Prozesseditor ohne Programmierkenntnisse modelliert und angepasst werden, um vertragliche Lieferobjekte, deren Fristen und Compliance-Anforderungen zu verwalten. Entscheidungen, Genehmigungsvorgänge sowie Arbeitsprozesse werden durch die automatisierten Workflows digital abgewickelt und Papier sowie aufwändige E-Mail-Kommunikation eingespart.

Auch um ein hohes Sicherheitslevel zu gewährleisten, werden Verträge nicht per E-Mail als Anhang ausgetauscht, sondern bleiben im Datenraum verwahrt. Stattdessen erhalten die Nutzer via E-Mail Links zu den Vertragsunterlagen aus dem Fabasoft Vertragsmanagement. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung stellt sicher, dass keine Daten unverschlüsselt übertragen werden.

Um Zugriff zu erhalten, müssen sich Benutzer über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung in der Lösung anmelden. Die Zugriffsrechte lassen sich transparent verwalten. In der Audit-Log-Datei ist ersichtlich, wer welche Verträge bearbeitet hat. Durch eine Versionskontrolle kann jede Änderung revisionssicher nachvollzogen werden. Neben gängigen ISO-Zertifizierungen für Informationssicherheit und Datenschutz (ISO 27001 und ISO 27018) und zur Revisionssicherheit (IDW PS 880-Testat) existieren für die Lösung weitere Zertifizierungen für Cloud-Produkte wie das C5-Testat vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Zu den Anwendern von Fabasoft Vertragsmanagement zählt beispielsweise die österreichische Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH (RTR), die sich wegen des geringeren Konfigurationsaufwands und der generellen Entlastung der internen IT-Abteilung gegen eine On-Premises-Lösung und für die Cloud-Lösung von Fabasoft entschieden haben.

Forcontract behält auch bei verschachtelten Verträgen die Übersicht

Bei forcont business technology heißt die Lösung für das digitale Vertragsmanagement »forcontract | Der Vertragsmanager«. Forcontract ist Bestandteil seiner eigenentwickelten Software für das professionelle Enterprise Content Management (ECM), die in der »forcont factory Suite« zusammengefasst ist. Neben der Vertragsmanagementlösung gibt es unter anderem Applikationen für das Personalmanagement, das mobile Dokumentenmanagement und für die Langzeitarchivierung.

Forcontract gestattet die zentralisierte Ablage aller relevanten Dokumente und Vertragsinformationen in einer digitalen Akte. Die Lösung bildet interne Freigabeprozesse ab, erlaubt ein flexibles Reporting und unterstützt durch eine Vertreterregelung die pünktliche Bearbeitung aller Aufgaben. Außerdem erleichtert sie durch eine komfortable Suchfunktion Recherchen, sorgt für die automatische Kontrolle von Terminen, Kündigungen und Verlängerungen von Verträgen und macht alle Änderungen durch eine automatische Versionierung und Vertragshistorie revisionssicher nachvollziehbar. Zueinander in Beziehung stehende Verträge lassen sich verknüpfen: So können Verträge etwa einem übergeordneten Liefervertrag zugeordnet werden, aus dem sich weitere Pflichten und Fristen ergeben.

Forcontract und die Forcont Factory Suite sind aktuell in der Version FX 3.2d verfügbar. Zu den Neuerungen in der Vertragsmanagementlösung zählt ein rollenbasierter Zugriff auf Dokumentvorlagen im Rahmen der integrierten Dokumenterstellung. Zudem können Felder in Vorlagen jetzt Attributnamen aus Forcontract verwenden, die während der Erstellung des Vertragsdokuments automatisch gefüllt werden. Auch die Daten für unternehmensinterne Vertragspartner lassen sich jetzt durch Zusatzfelder individuell erweitern.

Forcontract ist wahlweise im klassischen Lizenzmodell On Premises oder als Cloud Service betreibbar. Das Hosting erfolgt in einem sicherheitszertifizierten Rechenzentrum von T-Systems, bei dem die Lösung für die Übertragung eine 256-bit-SSL-Verschlüsselung nutzt. Die Anwendung kann entweder von Forcont direkt oder von Vertriebspartnern bezogen werden. Neben dem Telekom Business Marketplace zählen unter anderem i4 Consult und oneresource dazu. Unter den Kunden der Vertragsmanagement-Lösung von forcont befinden sich GASAG Berliner Gaswerke AG, Stadtwerke Tübingen GmbH und BlueArc Real Estate GmbH & Co. AG.

Automatisierte Vertragserstellung durch ISIS Papyrus

Der mit Hauptsitz in Österreich agierende Hersteller ISIS Papyrus bietet mit »Papyrus CLM« ebenfalls eine Lösung für alle Prozessschritte des Vertragslebenszyklusmanagements an. Nicht-technischen Anwendern ermöglicht der integrierte »Papyrus Business Designer« selbständig Vertragsworkflows und -fälle mit vordefinierten Vorlagen beispielsweise für Genehmigungen und Signierung zu erstellen und zu verwalten. Ebenso lassen sich Vertragsvorlagen kontextspezifisch und personalisiert mit Variablen und Bedingungen unter Berücksichtigung von Geschäftsregeln erstellen. So werden bei der Vertragserstellung konkrete Vertragsdaten evaluiert und bedingte Dokumentelemente ein- oder ausgeschlossen. Dabei können Vertragsdaten über »Papyrus Adapter« aus verschiedenen Geschäftsanwendungen in unterschiedlichen Datenformaten kommen.

Die Nutzenden erstellen Verträge, indem sie Fragen beantworten, Informationen eingeben oder eine Auswahl treffen. Der »Papyrus Wizard« verbindet sich mit verschiedenen Back-End-Diensten und stellt Echtzeitdaten zur Verfügung, zeichnet alle Benutzerentscheidungen auf und stellt dynamisch komplexe, kontextspezifische Verträge zusammen. Alle relevanten Vorschriften werden berücksichtigt sowie etwaige Fehler oder Unterlassungen ausgeschlossen, ohne dass Nutzende die die Komplexität dieser Schritte wahrnehmen. Inhalte können direkt aus dem Vertragsfall heraus geteilt werden. Die integrierte Versionskontrolle verfolgt alle Änderungen und protokolliert alle Aktionen im System für Berichte und Audits.

Verträge lassen sich mit »Papyrus Sign« digital signieren. Papyrus Sign verlässt sich auf die rechtliche Authentifizierung durch »Signaturit« oder »DocuSign« und bietet lauf ISIS Papyrus volle Rechtssicherheit an. Die digitale Signatur von Signaturit ist als Teil der Papyrus Sign direkt in der CLM-Lösung integriert. Ergänzend kann die Papyrus Blockchain-Technologie zur elektronischen Signatur genutzt werden. Sie stellt Blockchain-gesicherte, überprüfbare Dokumente bereit, die nicht verfälscht, oder beschädigt werden können und die Echtheit garantieren.

Alle Verträge, zugehörige Inhalte und ganze Fälle werden im Papyrus Vertrags-Repository online gespeichert und zentral verwaltet, um den globalen Zugriff mobil, per Web oder Desktop sowie Konsistenz und Compliance sicherzustellen. Der Benachrichtigungsservice überwacht kritische Vertragstermine und generiert Warnungen. Vertragspartner können jederzeit auf Vertragsdaten zugreifen und den Status der aktuellen Vertragslandschaft und einzelner Verträge überprüfen. Ebenso lassen sich Mitarbeiteraktivitäten einsehen, Vertragsinhalte überprüfen und Analysen der Vertragsbedingungen und tatsächlicher Leistung durchführen.

Enaio von Optimal Systems verwaltet Verträge sowohl unabhängig als auch integriert

Digitale Vertragsakten in »enaio« von OPTIMAL SYSTEMS dienen zur Verwaltung von Verträgen und begleiten alle Vertragsdokumente von der Erstellung bis zur Vertragsbeendigung und darüber hinaus. Anwender haben in allen Phasen des Vertragsmanagements den Überblick über wichtige vertragsrelevante Informationen und können Geschäftsdokumente einfach erstellen.  Zudem protokolliert die Lösung die Prozessschritte von der Klassifizierung über das Einhalten von Fristen und Terminen bis zum Einbinden externer Vertragsbeteiligter und der anschließenden revisionssicheren Archivierung.

Enaio lässt sich spezifisch an die Erfordernisse der Organisation und des gewünschten Vertragsmanagements anpassen. Dafür stehen einerseits die grundlegenden ECM-Funktionen bereit. Andererseits gibt es vielfältige Erweiterungsmöglichkeiten, zum Beispiel um Verträge zu erstellen, für das Optimieren von Vertragsprozessen und das Arbeiten mit Vertragsdaten in ERP-Systemen.

Die Lösung bietet die Möglichkeit, sie an bestandsführende Systeme wie SAP anzubinden und mit ihnen einen automatisierten Datenabgleich durchzuführen. Ebenso lassen sich Vertragsdaten und -dokumente aus SAP heraus konfigurieren sowie Kreditoren- und Debitorenstammdaten übertragen. Zudem sind eine Archivierung auf nicht veränderbaren Speichermedien und das Einbinden einer qualifizierten elektronischen Signatur möglich.

Zu den Referenzkunden im Vertragsmanagement zählen unter anderem die Valora Gruppe, A-ROSA und ProSiebenSat.1.

»otris contract« von Otris Software arbeitet browserbasiert

Die Software-Lösung für Vertragsmanagement und Vertragsverwaltung »otris contract« von otris software erfasst Verträge inklusive Dokumente, Informationen sowie Anlagen. Zusammengefasst in zentralen Vertragsakten können Anwender komplexe Vertragsgenehmigungs-Workflows mit Versions- und Vorlagenverwaltung verwalten. Fristen, Kündigungen oder Verlängerungen werden automatisch überwacht. Über umfangreiche Suchfunktionen wie spezielle Formulare können Anwender die gesamten Inhalte der Vertragsdatenbank nach den erfassten Informationen durchsuchen und Suchen abspeichern. Auf Wunsch werden die Inhalte der Vertragsdokumente beim Hochladen automatisch indexiert, so dass diese bei Suchanfragen über eine Volltextrecherche einbezogen werden. Über ein differenziertes Berechtigungs- und Zugriffskonzept mit klaren Regeln und möglichen Ausnahmen lassen sich Zugriffsrechte steuern. Parallel dazu kann die Ablage der Verträge auch auf Basis von Organisationshierarchien und Gesellschaftsstrukturen erfolgen.

Otris Contract verfügt über eine integrierte Business-Intelligence-Lösung, die unter anderem ermöglicht, beliebige Daten aus der Vertragsdatenbank inklusive aller Finanzwerte oder auch Daten aus anderen Quellen zur individuellen Auswertung abzurufen. Die Ausgabe der Vertragsauswertungen lässt sich unterschiedlich gestalten, sie steht in gängigen Ausgabeformaten zur Verfügung und kann an das Corporate Design angepasst werden.

Bei Otris Contract handelt es sich um eine browserbasierte Anwendung, die keine Installation auf den Arbeitsplatzrechnern der Benutzer erfordert. Standardisierte Schnittstellen ermöglichen den Austausch mit bestehenden Systemen. Die Lösung kann auf dem firmeneigenen Server oder in der Cloud betrieben werden. Zusätzlich zum Hosting bietet Otris Software die Übernahme der Administration der Vertragsdatenbank an.

Die Vertragsmanagementlösung hat ein individuelles Dashboard, das einen kompakten Überblick über alle relevanten Verträge liefert. Zusätzlich zum Dashboard sorgt die nun dreiteilige Oberfläche für mehr Transparenz: Neben der bekannten Baumstruktur und der Vertragsübersicht werden in einer weiteren Einheit Vertragsdetails beziehungsweise Vertragsdokumente der ausgewählten Akte angezeigt. Responsive Design sorgt dafür, dass sich die Darstellung unterschiedlichsten Endgeräte-Formaten wie Desktops und Tablet-PCs anpasst.

Direkt aus Outlook heraus können E-Mails – einzeln oder stapelweise – den jeweiligen Vertragsakten per Drag-and-Drop-Funktion zugeordnet werden. Einzelne Bestandteile einer Mail, wie Betreff, Inhalt oder Empfänger lassen sich in Feldern ablegen und sind somit über die Suchfunktion komfortabel auffindbar. Anhänge werden dem Vertrag in Form von Dokumenten zugefügt. Die Ablage der originären E-Mail-Datei sowie der Dokumente erfolgt revisionssicher in der Vertragsdatenbank. Die einzelnen E-Mails sind wie im Mailprogramm jederzeit les-, such- und sortierbar, so dass Nutzer von einer zentral verwalteten Vertragskorrespondenz ohne Medienbrüche profitieren.

Das Fristenmanagement ist nicht an Verträge gebunden, wodurch Fristen auf alle Akten-Typen anwendbar sind. So kann der Nutzer eine Frist im Zusammenhang mit Vertragspartnern oder Zahlungsreihen setzen. Die Erneuerung einer Lieferantenauskunft oder aber Überprüfung eines ausstehenden Zahlungseinganges geraten durch die Erinnerungsfunktion nicht mehr in Vergessenheit.

Laut Otris Software liegen die Alleinstellungsmerkmale ihrer Vertragsmanagementlösung Otris Contract unter anderem in der anwenderfreundlichen Bedienoberfläche und der Flexibilität, die Standardlösung auch an individuelle Kundenbedürfnisse anpassen zu können. Otris Software vertreibt die Software, die beispielsweise bei Deichmann, Metro oder dem ISAR Klinikum im Einsatz ist, direkt an Unternehmen jeder Größe.

Vertragsmanagement von Proxess – eigenständig und integrierbar

»Proxess Vertragsmanagement« bündelt Verträge in einem einheitlichen, zentralen System mit Such- und Filterfunktionen und erinnert per E-Mail automatisch vor Auslauf- und Kündigungsfristen. Verantwortliche sind so ohne Rechercheaufwand immer auf dem aktuellen Stand und wissen, wann welcher Vertrag ausläuft, gekündigt oder verlängert werden muss. Aufgrund der integrierten Controlling- und Auswertungstools mit Liquiditäts- und Zahlungsplan können Führungskräfte ihre zukünftigen Entscheidungen außerdem gezielt treffen und Kosten optimieren. Sie erhalten Budget- und Planzahlen oder detaillierte Kalkulationen von Einnahmen und Ausgaben für einen gewissen Zeitraum.

Um eine rechtssichere Archivierung zu ermöglichen, verfügt das Proxess Vertragsmanagement über ein Berechtigungskonzept, in dem Zugriffsregeln exakt pro Vertragsart, organisatorische Einheit, Funktionsgruppe oder personenbezogen definiert werden können. Zudem unterstützt es qualitativ unterschiedliche Berechtigungsstufen vom einfachen Leserecht bis zum umfangreichen Bearbeiten und Auswerten wichtiger Finanzdaten. Die Verträge werden auf Wunsch außerdem automatisch mit den Vorgangsdaten ihrer Bearbeitung im revisionssicheren »PROXESS Archiv« digital abgespeichert.

Die Integration in ein persönliches »MS Outlook-Postfach« ist ebenfalls möglich. Proxess vereinfacht Mitarbeitenden die digitale, abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit an unterschiedlichen Dokumenten und Ordnern – auch aus dem Homeoffice. Über den Webclient haben Berechtigte außerdem unterwegs Zugriff auf das System. So stehen selbst bei einem Kundengespräch über wenige Klicks alle relevanten Vertragsinformationen zur Verfügung – egal, ob via Laptop, Tablet oder Smartphone.

Das Proxess Vertragsmanagement ist eine eigenständige Lösung, kann aber auch als modulares Tool innerhalb des DMS genutzt werden. Standardisierte Java- und XML-Schnittstellen sollen die Integration von weiteren Fremdsystemen und Datenbanken ermöglichen.

SER mit integriertem Vertragsmanagement in der Cloud und On Premises

Technologisch fußt »Doxis Contract Management« von SER auf Doxis Intelligent Content Automation (Doxis ICA), einer KI-basierten ECM-Plattform, die für den Betrieb erforderlich ist. Unternehmen haben dabei neben dem Vertragsmanagement die Möglichkeit, auf weitere Lösungen zurückzugreifen, zum Beispiel für das Personal-, Kunden-, oder Lieferantenmanagement oder auch für branchenspezifische Prozesse wie der Schadensabwicklung bei Versicherungen. Somit lässt sich die Digitalisierung ganzheitlich angehen: Vom Erstkontakt mit Kunden oder Geschäftspartnern, über die Vertragsabstimmung und Auftragserteilung, die Erbringung von Leistungen – die wiederum mit Bestellungen, Lieferungen etc. verbunden sind – bis hin zur Abrechnung.

Doxis Contract Management ist on premises und in der Cloud einsetzbar. Die Lösung unterstützt den gesamten Vertragslebenszyklus: Von Erstellung und Bearbeitung über die Freigabe bis hin zu Ausführung sowie Controlling und revisionssicherer Aufbewahrung (Archivierung). Außerdem ist eine Vertragserneuerung/-änderung möglich, die den Lebenszyklus erneut startet. Nach Vertragsende oder dem Ende der Aufbewahrungsfrist kann die Auflösung der Vertragsakte erfolgen. Während des gesamten Zyklus hinweg bietet Doxis Contract Management Automatismen an, die Prozesse rund um das Vertragswesen unterstützen und vereinfachen.

Zu den wesentlichen Features zählen ein Vertragscockpit mit Reportings und Auswertungsmöglichkeiten sowie den wichtigsten Vertragsparametern, Ablage- und Such-Dialoge sowie Dokumentvorlagen mit optionaler Textbausteinverwaltung für Vertragsdokumente. Zudem gibt es eine Registerstruktur auf Basis typischer Belegarten sowie eine Benutzerverwaltung mit Gruppen und Rollen. Der Audit Trail protokolliert alle Zugriffe und Veränderungen an den Unterlagen während des Vertragslebenszyklus. Digitale Signaturverfahren lassen sich von AdobeSign, FPSign und Moxis integrieren.

Das Doxis Contract Management ist als Software-as-a-Service in allen Varianten der Doxis Cloud verfügbar: Business, Enterprise und Unlimited. Sie ist beispielsweise beim Verpackungsunternehmen Pacor, bei der Raffinerie Heide und der Aareal Bank Gruppe im Einsatz.

The Quality Group bietet Vertragsmodul in Digitalisierungsplattform

Mit »smartLCM« will The Quality Group (TQG) einen transparenten und schnellen Überblick über alle laufenden Verträge, vertragsrelevante Inhalte, Personen und Dokumente ermöglichen. Beispielsweise können alle Verträge und Dokumente zu einem Geschäftsprozess beziehungsweise zu Geschäftspartnern gebündelt werden. Dies soll eine schnelle und sichere Recherche und Auskunft für Revisionen, Wirtschaftsprüfer, Vertragspartner oder den Vorstand gewährleisten. Die Lösung beinhaltet unter anderem Vertragserstellung, Klauselmanagement, Genehmigungsworkflow, Vertragsakte, Vertragscontrolling, Business Intelligence (BI) und Compliance Check.

Durch das Berechtigungskonzept mit differenzierten Regeln lassen sich die Zugriffsrechte exakt festlegen und rollenbasiert steuern. Das automatisierte Vorwarnsystem via Mails, Mobileaktivierung und Nachrichtendienste ermöglicht fristgerechte Terminkoordinierung, einheitliche Verwaltung und automatische Überwachung von Kündigungen und Verlängerungen. Die automatisierte Prozessoptimierung durch Genehmigungsworkflows kann die individuellen Unternehmensabläufe vereinfachen und zu mehr Effizienz und Effektivität in der Organisation beitragen.

Smartlcm Vertragsmanagement hat sich, unter anderem durch intensive Zusammenarbeit mit seinen Anwendern (LCM UserGroup, LCM Community Workshop), auch zu einer Wissensdatenbank entwickelt. Sie verwaltet und analysiert für alle Organisationseinheiten in einem Unternehmen strukturierte und unstrukturierte Daten fachspezifisch. Diese Daten, die sowohl für sich anbahnende Geschäfte (NDA, Angebote, Anfragen, RFI, RFQ u.a.) als auch nach Vertragsabschluss (zum Beispiel Vertrag, Anlagen oder Lieferanteninformationen) relevant sind, werden komplementär zu einem transaktionsorientierten System (wie SAP, Navision etc.) verwaltet, aktiv überwacht, protokolliert und kontrolliert. Die Vertragsmanagement-Software kann so Compliance- und Audit-Standards absichern.

Smartlcm Vertragsmanagement ist ein Modul der »TQG businessApp platform«, die auch die Digitalisierung rund um Geschäftsprozesse und Dokumente abdecken kann. Laut The Quality Group ist Smartlcm Vertragsmanagement ein release-basiertes Standardsystem, das sich flexibel ohne Programmierung an Kundenanforderungen anpassen lässt. Die Lizenzierungskosten basieren auf der Anzahl der Nutzer und dem Funktionsumfang. Der Einsatz ist sowohl auf On-Premises- als auch auf Saas-Basis möglich.

Zu den Kunden zählen die Hubert Burda Medien Holding, Nürnberger Versicherung und die Carl Zeiss AG. The Quality Group vertreibt Smartlcm und TQG Businessapp Platform direkt und branchenunabhängig an mittelständische Unternehmen und Großunternehmen.

Windream ermöglicht direktes Arbeiten am Vertragstext

Mit »windream Contract Management« bietet der Bochumer ECM-Hersteller windream  eine Vertragsmanagementlösung, die sich in die Oberfläche des windream ECM-Systems integrieren lässt. Individuelle Sichten ermöglichen es den Anwendenden, den Datenbestand virtuell so darzustellen, wie es ihrer persönlichen Arbeitsweise am besten entspricht. So lassen sich Vertragsdokumente zum Beispiel nach den Namen der Vertragspartner anzeigen oder auch nach Vertragsarten.

Die Suchfunktion der Lösung basiert auf den korrespondierenden Recherche-Optionen des Windream ECM-Systems. Eine initiierte Recherche orientiert sich an den Indexfeldern, die einen Vertrag verschlagworten und bereits im System bereit stehen. Nutzende können die Indexierung also mit einer ad hoc zur Verfügung gestellten Indexmaske vornehmen. Die Indexfelder sorgen dafür, dass sich jedes beliebige Vertragsdokument quasi »auf Knopfdruck« wiederfinden lässt.

Um keine Fristen zu versäumen, erinnert die Lösung an rechtzeitige Vertragsänderungen, Verlängerungen oder beabsichtigte Kündigungen. Darüber hinaus gibt es eine Wiedervorlagefunktion und es lässt sich festlegen, welcher Bearbeiter bestimmte Aktionen in Bezug auf einen Vertrag vornehmen soll. Einzelne Aktionen, die in Bezug auf bestimmte Verträge zukünftig ausgeführt werden müssen, können in einer integrierten To-Do-Spalte eingetragen werden, die das System parallel zu den einzelnen Verträgen führt. Bereits vordefinierte Aktionen sind bereits in einer Dropdown-Liste enthalten.

Vertragsbegleitende Dokumente können per Drag and Drop-Funktion integriert werden. Die Lösung listet dann alle Dokumente übersichtlich auf, die als vertragsbegleitend eingestuft und zu einem bestimmten Vertrag erfasst wurden. Gedanken, Überlegungen, Beschlüsse und sonstige Diskussionen, die über den Chat als Annotationen zu einem Vertragstext kommuniziert werden, lassen sich dokumentieren und archivieren.

Vertragstexte selbst lassen sich ebenfalls bearbeiten und zwar einfacher als sonst üblich. Meist müssen Vertragstexte beziehungsweise Dateien in einer web-basierten Anwendung erst von einem Server heruntergeladen und nach der lokalen Bearbeitung hochgeladen werden. Windream Contract Management verknüpft die Vorteile der Webtechnologie mit nativen Anwendungen. So erfolgt der Zugriff direkt über eine Webadresse, die auf eine entsprechende Datei des windream-Servers verweist, der wiederum die Dokumente bereitstellt. Alle Aktionen finden direkt auf dem Server statt, und alle Änderungen an den Dateien werden auch sofort dort gespeichert. Das geht wesentlich schneller als mit den konventionellen technischen Methoden.

Aktuell ist Windream Contract Management als On-Premises-Lösung verfügbar. Eine Cloud-Version ist ebenfalls geplant.