Optimal Systems löst Seeburger bei Vamed ab
Der Krankenhausdienstleister VAMED Deutschland nutzt seit Ende 2021 die Enterprise Content Management (ECM)-Software »enaio« von OPTIMAL SYSTEMS für die Rechnungseingangsbearbeitung im Bereich Planung und Errichtung. Durch die Digitalisierung will der Krankenhausdienstleister nach Projektabschluss bis zu 80 Prozent der Kosten bei der Bearbeitung der Eingangsrechnungen sparen, da Arbeitsaufwand und Fehlerpotenziale reduziert werden.
In Deutschland ist die Vamed-Gruppe für mehr als 400 Krankenhäuser mit über 130.000 Betten tätig. In den verschiedenen Bereichen – technische Dienstleistungen sowie Planung und Errichtung – sind insgesamt rund 3.000 Mitarbeiter beschäftigt. »Effiziente Prozesse sind hier das A und O«, erklärt Steffen Focke, Geschäftsbereichsleiter IT bei Vamed Deutschland. »Damit Ärzte und Pflegekräfte die Patienten optimal behandeln können, sorgen wir im Hintergrund für einen reibungslosen Ablauf.« Das war mit dem Vorgänger-Rechnungssystem von Seeburger irgendwann nicht mehr ganz so gut möglich wie zur damaligen Einführung. »Die standardisierte Cloud-Lösung konnte einfach nicht alle Anforderungen bei Vamed erfüllen. Insbesondere die Einbindung von weiteren Systemen in die Rechnungsprüfung war ein wichtiger Aspekt für uns. Dazu sind viele ECM-Lösungen nicht in der Lage«, ergänzt Focke. In einem Pilotprojekt wurde deshalb die Eingangsrechnungsbearbeitung in einem Unternehmensbereich auf Enaio umgestellt.
Enaio gestattet individuelle Anpassungen
Die Cloud-Lösung war durch die Standardisierung sehr unflexibel und hat damit oft für Ärger gesorgt: »Schließlich soll sich eine digitale Lösung meinen Bedürfnissen anpassen und nicht ich an die Lösung«, betont Focke. Mit Enaio können bei dem Krankenhausspezialisten jetzt unterschiedliche, bedarfsgerechte Features genutzt werden. »Für die Vamed sind insbesondere die Prüfroutinen und digitale Workflows zur Kenntnisnahme und Freigabe wichtig«, erklärt Andreas Kalz, Geschäftsbereichsleiter Vertrieb bei Optimal Systems, der auch die Integration mit etablierten Finanzbuchhaltungs (FIBU)- und Enterprise Resource Planning (ERP)-Systemen als bedeutend hervorhebt.
Im Bereich Planung und Errichtung arbeitet VAMED meist als Generalübernehmer für Krankenhäuser. Dort fallen viele Rechnungen von Nachunternehmern an, bei denen spezielle Prüfblätter für die Freigabe verwendet werden. »Deshalb wurde hier die Eingangsrechnungsverarbeitung in Enaio mit einem kundenspezifischen Template und der automatisierten Übertragung der freigegebenen Belege an die FIBU implementiert«, erläutert Kalz weiter. Im Bereich technische Dienstleistungen von Vamed liegt die besondere Anforderung eher in der Vielzahl der Rechnungen. Bei den gerade laufenden Entwicklungsarbeiten werden die Rechnungsfreigabeprozesse mit Enaio deshalb hier mit SAP und WAVE gekoppelt.
Hohe Zufriedenheit im Nutzerkreis
Nach dem Go-live von Enaio bei Vamed konnte Focke eine sehr hohe Mitarbeiterzufriedenheit mit der bedarfsgerechten Lösung verzeichnen. Ihn selbst hat die flexible Projektumsetzung und der modulare Aufbau von Enaio überzeugt. Die geplanten, aber später doch nicht benötigten Scan-Arbeitsplätze wurden gestrichen, das Modul zur Mailarchivierung abgeändert. Inzwischen sondiert Vamed mit Optimal Systems weitere Einsatzmöglichkeiten von Enaio, beispielsweise im Vertragsmanagement.