Mehr Effizienz durch Projekte mit Scan- und Capture-Technologie

Um durch Digitalisierungsprozesse Unternehmensvorteile zu erzielen, sind diese intelligent zu planen und umzusetzen. Häufig müssen im ersten Schritt papiergebundene Informationen über Scan-Hardware erfasst, Daten extrahiert, klassifiziert und an nachgelagerte Systeme weitergegeben werden. Hierzu stehen unterschiedlichste Hard- und Softwarelösungen zur Verfügung, wie sie das Systemhaus Alos, das seit rund einem Jahr zu Kyocera gehört, im Angebot hat. Scanstraßen von ibml, Produktions-, Desktop- und mobile Scanner von Anbietern wie Kodak, Panasonic und Fujitsu zählen ebenso zum Portfolio wie Software aus den Bereichen Capture, Workflow und Enterprise Content Management von Herstellern wie Jobrouter, Kofax, DocuWare und Abby. Zudem hat Alos eigen entwickelte Softwarelösungen für Input-Prozesse wie »Alos Scan«, »Alos Analyze« und »Alos Lite«.

Die Kernkompetenzen des Integrators sind das Realisieren von intelligenten Datenerfassungslösungen mit vollautomatisierten Workflows und ECM inklusive gesetzeskonformer Archivierung. »Aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen wird der Scanprozess in naher Zukunft noch stärker an Bedeutung gewinnen. Insbesondere mittelständische Unternehmen werden gezwungen sein, bestehende Dokumente zu digitalisieren. Hier kann Alos nicht nur mit gewonnener Expertise, sondern auch dem notwendigen Hardware- und Software-Equipment unterstützen«, erklärt Friedhelm Schnittker, Managing Director bei Alos. Dieses Know-how hat Alos an standort- und länderübergreifenden Großprojekten mit anspruchsvollen Rahmenbedingungen bereits mehrfach unter Beweis gestellt.

Modernisierung des Input Managements bei Volkswagen Financial Services

Beispielsweise modernisierte das Systemhaus für Volkswagen Financial Services das Input Management mit zwei Scan-Straßen von ibml. Komplexe Sortierfunktionen und das Beibehalten bestehender Scan-Jobs und Ausgabeformate damit keine Umstellung des Backend-Servers erfolgen muss, waren hier gefordert. Zudem sollten die Scanner und der zugehörige Prozess in das Sicherheitskonzept der Volkswagen Financial Services integriert werden, so dass die gescannten Images und Exportdaten auf einem Share innerhalb der DMZ zur Abholung bereitstehen.

Der Austausch der Scan-Straßen erfolgte im laufenden Betrieb und wurde vier Wochen vor Planung beendet. Die nun deutlich schnelleren Hochleistungs-Scanner  können pro Tag rund 2.500 Fahrzeugbriefe (beziehungsweise Zulassungsbescheinigungen Teil 2) nach dem Erfassen automatisch aussortieren, die Stückzahlen zählen und die gescannten Dokumente optional mit einem Posteingangsstempel versehen. Diese Arbeitsschritte, die vorher von Hand erledigt werden mussten, führen zu wesentlich effizienteren Prozessen. Wofür zuvor vier Personen im Acht-Augen-Prinzip eingesetzt wurden, erledigt die Scan-Straße die Arbeit in einem Bruchteil der Zeit und die Scan-Operators könne sich anderen Aufgaben widmen. Während die vorherigen Scanner im Idealfall rund 6.000 Seiten in der Stunde schafften, erfassen die Hochleistungs-Scanner bis zu 11.500 Seiten pro Stunde und 120.000 Seiten am Tag.

Digitalisierung von Personalakten bei Henkel

Ein weiteres Großprojekt zur Digitalisierung von 26.000 Personalakten begleitete Alos bei Henkel. Gemeinsam mit Alos plante der Bereich Informationsmanagement, der durch dieses Projekt neben anderen Aufgaben als interner Scan-Dienstleister tätig ist, den gesamten Prozessablauf. Gegen das Auslagern an einen externen Dienstleister entschied sich Henkel, da so Sicherheitsaspekte leichter eingehalten werden konnten, die Personalakten auch während der aktiven Bearbeitung physisch zur Verfügung standen und das Preis-Leistungsverhältnis stimmte. Im Einsatz sind dabei unter anderem die Erfassungs-Software Alos Scan in Verbindung mit Hochleistungs-Scannern von Kodak und Panasonic. Bevor alle durchschnittlich 200 Seiten starken Personalakten, die aktive Personalakten und Altersversorgungsakten beinhalteten, per Stapelverarbeitung eingescannt wurden, versah man das Deckblatt jeder Akte mit einem entsprechenden Barcode. Zur Identifikation der Akte enthielt ein zweiter Barcode die Personalnummer. Außerdem ordnete das Projektteam die einzelnen Dokumente per Hand einer von zehn verschiedenen Kategorien zu: Dazu gehörten etwa die Kategorien »Vertragliches« ebenso wie »Entgelte« oder »Abmahnungen«. Um nach dem Scan-Prozess in der SAP-Datenbank eine genaue Zuordnung des jeweiligen Dokuments zum entsprechenden Mitarbeiter zu ermöglichen, wurden die zu scannenden Stapel mit Trennblättern versehen, auf denen sich wiederum ein Barcode mit der zugehörigen Kategorienummer befand.

Als zentrales Kontrollinstrument von Alos Scan zeigt die Stapelverwaltung während des Scan-Vorgangs stets den aktuellen Zustand aller Stapel an und gibt Auskunft darüber, welcher Programmschritt gerade aktiv ist. Hier lassen sich zudem die Scanner-Parameter wie Format und Auflösung eingeben und darüber hinaus die automatischen Bildbearbeitungs- und Indizierungsfunktionen definieren. Nach dem Scan-Vorgang werden die Dokumente verschlüsselt auf einem sicheren File-Server abgelegt und stehen aufgrund der realisierten Schnittstellenanpassung digital im SAP-System zur Bearbeitung zur Verfügung.

Inzwischen scannt die Abteilung Informationsmanagement auch alle Dokumente ein, die im Tagesgeschäft anfallen und in der Personalakte abgelegt werden müssen. Da es sich um Einzelvorgänge handelt, öffnen die Sachbearbeiter der Personalabteilung in der SAP-Datenbank zunächst die virtuelle Akte. Das Schreiben selbst wird mit einem Barcode versehen, den man per Handscanner erfasst. Während der anschließenden Anwenderbericht-Stapel-Erfassung liest Alos Scan diesen Barcode aus und verknüpft den eingelesenen Inhalt mit dem entsprechenden Datensatz des Mitarbeiters. Abschließend wird das digitale Dokument verschlüsselt auf einem File-Server gespeichert. Ein weiteres Segment der Scan-Dienstleistung ist der sogenannte »Massen-Upload«. Dabei handelt es sich um Vordrucke, die nicht als Einzelvorgang, sondern in großen Mengen vielen verschiedenen Personalakten zugeordnet werden müssen wie Vordrucke zur Mitarbeiterbeurteilung, die dann per Hand ausgefüllt werden.

»Die Einbindung der Scan-Prozesse in bestehende Systeme und die Optimierung von Workflows wie in der Personalabteilung von Henkel rücken immer mehr in den Fokus von Projekten«, meint Schnittker, da Kunden von effizienteren Prozessen profitieren, die weniger Kosten verursachen. So konnte auch der Schweizer Krankenversicherer Helsana durch die Umstrukturierung der Eingangspostverarbeitung drei von sechs Mitarbeitende, die mit der Erfassung von Dokumenten zu Archivierungszwecken beschäftigt waren, mit anderen Aufgaben betrauen.

Zentraler Posteingang bei Helsana

Im Zuge des Projekts führte das Unternehmen den vormals dezentralen Posteingang in den verschiedenen Helsana-Niederlassungen am Dübendorfer Hauptsitz zusammen, um ihn und dort mit einer hochperformanten Erfassungslösung in die digitale Infrastruktur des Unternehmens einzuspeisen. Alos konnte für das Projekt höchstmögliche Servicelevel garantieren, für eine nahtlose Integration in bestehende Backend-Systeme sorgen und pro Tag die Erfassung von bis zu 120.000 Dokumenten sicherstellen. Hierzu implementierte das Systemhaus zwei »ibml ImageTrac 5475 Scanner«, die fünf ältere nur für Archivierungszwecke eingesetzte Modelle eines anderen Anbieters ablösten. Anschließend wurde eine Import-Routine für die bereits vorhandene Workflow-Lösung entwickelt, über welche die gewonnenen digitalen Informationen in die weiteren Bearbeitungsprozesse eingespeist werden. »Die von Alos implementierte ibml-Lösung trägt nicht nur zu Kosteneinsparungen bei, wir registrieren durch das zentralisierte »early scanning« auch eine deutlich gestiegene Qualität innerhalb unserer Prozesse«, berichtet Friedrich Straker, Leiter Post Services der Helsana Gruppe. »Die bei einer manuellen Bearbeitung nahezu unumgänglichen Fehler sind heute auf ein Minimum reduziert. Und dass sich unsere Kunden über die nun erheblich schnellere Bearbeitung ihrer Eingaben freuen können, ist für uns mit unserem hohen Anspruch an unsere Dienstleistungsorientierung ein ganz besonders positiver Aspekt.«

Frühes Scannen des Posteingangs bei Hoist

Frühes statt spätes Scannen lautete auch beim Finanzdienstleister Hoist die Devise. Hier werden täglich zwischen 800 und 1.000 mehrseitige Briefe nun sofort nach dem Posteingang digitalisiert und tagesgleich von den entsprechenden Teams bearbeitet. Zuvor wurden diese erst nach der Bearbeitung durch die Sachbearbeiter als barcodegekennzeichnete Dokumente von einem externen Dienstleister gescannt und digital an revisionssichere Archive im zentralen Dokumenten-Management-System übergeben. Da Hoist nun auf den externen Dienstleister verzichtet, entfällt der Zeitverzug zwischen der physischen Bearbeitung des Belegguts und dessen digitaler Verfügbarkeit.

Der Einsatz von Alos Scan ermöglicht unter anderem, dass noch während des Scannens an weiteren Arbeitsplätzen bereits die Indizierung erfolgt: Der auf dem Dokument aufgebrachte Barcode wird durch die in der Ablaufgestaltung definierten Parameter zonenbasiert ausgelesen, zeitgleich erfolgt das softwareunterstützte Indizieren des zu verarbeitenden Beleggutes manuell. Hierfür greift man auf Vorgabewerte zu, die aus Hoist-internen Datenquellen mit indizierungsrelevanten Kunden- und Unternehmensdaten importiert werden. Für die Mitarbeiter reduziert sich der manuelle Erfassungsaufwand dadurch erheblich: Vorgeschlagene Indizierungswerte wie Forderungs- oder Partner-Nummer, ergänzt durch Zusatzinfos wie zuständiger Sachbearbeiter/Team werden selektiv ausgewählt.

Laut dem Projektverantwortlichen werde die physische Beleggutbearbeitung auf ein Minimum reduziert, Arbeitsabläufe im Produktionsprozess würden beschleunigt und vereinfacht, die Kosten der physischen Langzeitarchivierung reduziert und vor allem werde die Umsetzung eines virtuellen Kundencenters nachhaltig unterstützt. Vorteile und Nutzen wie diese ergeben sich bei allen intelligent aufgesetzten Digitalisierungsprojekten mittels Scannen, Capturing und Einbettung der Informationen in Geschäftsprozesse.