ELO führt Collaboration-Möglichkeiten ein und zeigt Scan-App

Die letzte Woche stattgefundene IT & Business in Stuttgart nutzte der Hersteller von Software für Enterprise Content Management (ECM) ELO, um neue Funktionen für die Team-Zusammenarbeit sowie eine Scan-App vorzustellen. »Wie unter anderem der aktuelle VW-Skandal sowie die Zündschloss-Affäre bei General Motors  zeigen, krankt es in den meisten Unternehmen daran, dass der Kommunikationsfluss nicht richtig funktioniert«, so Karl-Heinz Mosbach, Geschäftsführer von ELO. In der digitalen Arbeitswelt seien Unternehmen aufgrund von Compliance-Richtlinien dazu verpflichtet, Geschäftsprozesse und Entscheidungswege nachweisbar zu dokumentieren. »Indem wir in unserer ECM-Software Prozess-Workflows und Collaboration zusammenbringen, erleichtern wir Unternehmen diese Aufgabe«, meint Mosbach.

Die Collaboration-Funktionen, die in der »ELO ECM Suite 9.2« integriert sind, unterstützen Anwender dabei, Themen und Arbeitsvorgänge gemeinsam spontan und transparent im Team zu bearbeiten. Ein Feed erlaubt den schnellen Austausch von Informationen über Dokumenteninhalte hinweg. In Echtzeit kann dokumenten- oder vorgangsbasiert auch mit Mitarbeitern an anderen Standorten diskutiert werden. Die Kommunikation und alle Bearbeitungsschritte bleiben für jeden Anwender zeitaktuell und nachvollziehbar. Auch hier greift der nötige Informations- und Zugriffsschutz über entsprechende Berechtigungseinstellungen. Im Bereich »Mein ELO« findet jeder Anwender seine persönlich relevanten Informationen, die er durch individuelle Abonnements und Filter bestimmen kann.

Die ELO ECM Suite 9.2 lässt sich über unterschiedliche Arbeitsgeräte wie Smartphone, Tablet-PC, Notebook oder PC nutzen, wodurch sie ortsunabhängiges und mobiles Arbeiten ermöglicht. Grundlage hierfür sind beispielsweise die offline-fähigen ECM-Apps »ELO for Mobile Devices« für die Betriebssysteme Android und iOS.

Für Einsteiger ins Dokumentenmanagement stellt ELO ebenfalls neue Software vor, die Scan-App enthält

Außerdem hat ELO auf der IT & Business die Version »ELOoffice 10.5« vorgestellt, die für den Einstieg ins Dokumentenmanagement gedacht ist und sich an Selbständige und Kleinunternehmen richtet. Zu den neuen Funktionen zählt die App »ELO Quick Scan«, die zum mobilen Scannen und Erfassen von Dokumenten mit Smartphones gedacht ist.

Ist das iOS- oider Android-Gerät mit dem »ELOoffice-Archiv« verbunden, sind die erfassten Dokumente mit einem Klick ausgewählt und in die Postbox oder den richtigen Kunden- beziehungsweise Projektordner abgelegt. Eine hohe Bildqualität sollen diverse Algorithmen zur Bildoptimierung sowie eine automatisierte Zonen- und Kantenerkennung sicherstellen. Zusätzlich können die Anwender kleinere Optimierungen auch manuell vornehmen.

Neu an ELOoffice 10.5 ist zudem die branchenneutrale Struktur mit Vorlagen für die gängigsten Dokumentenarten wie Rechnungen, die direkt aus dem Archiv genutzt werden können. Die Templates lassen sich auf die jeweiligen Bedürfnisse zuschneiden.

Überarbeitet hat das aus Stuttgart stammende Unternehmen außerdem das Feature »ELO Print&Archive«. Es verbindet ein ELO-System mit einer kaufmännischen Software, indem es Daten entgegennimmt und über den ELO PDF-Drucker in ein Langzeitspeicherformat konvertiert. Vereinfacht wurden auch die Konfigurationsmöglichkeiten im System. Außerdem sind zusätzlich neue Dokumentenvorlagen von kaufmännischer Software eingebunden.

Weitere neue Funktionen der 10.5er Version für DMS-Einsteiger

Anwender können Dokumente wie bei der Vorgängerversion in der gewohnten Microsoft Office-Umgebung erstellen und ohne Zwischenschritte direkt in ELOoffice ablegen. Geschäftsrelevante Dokumente lassen sich damit strukturiert, vorgangs- und kundenbezogen zentral an einem Ort verwalten. Zugriff auf das Archiv haben alle berechtigten Mitarbeiter dank des »ELO MobileConnector« auch über mobile Endgeräte. Er synchronisiert Daten aus einem vorher gewählten Ordner mit externen Dateisystemen oder Smartphones bzw. Tablet-PCs. Neu sind dabei der übersichtlichere Hauptdialog, die automatische Synchronisation beim Start von ELOoffice sowie zusätzliche Protokollmöglichkeiten.

Ergebnis ist eine schnellere und gesetzeskonforme Archivierung. Papierdokumente sind – auch im Stapel – auf Knopfdruck digitalisiert und automatisch im richtigen Ordner abgelegt. Für die Langzeitarchivierung werden zudem die unveränderbaren Formate TIFF oder PDF/A bereitgestellt. Damit ist die Lesbarkeit der archivierten Dokumente auch noch nach vielen Jahren garantiert.