GoBD-konforme Rechnungsverarbeitung

Am Stand des Enterprise-Content-Management-Anbieters (ECM) windream zeigt dessen Partnerunternehmen BSS Business Solutions for Services, wie Organisationen Rechnungen automatisiert verarbeiten können. Hierzu hat BSS eine Integration zwischen dem ECM-System »windream« und der Enterprise-Resource-Planning-Lösung »Microsoft Dynamics NAV« realisiert. Anwender können somit direkt aus dem ERP-System auf die in windream hinterlegten Dokumente zugreifen, ohne die Applikation zu verlassen. Dabei ist es egal, ob die Rechnungen per Post oder per E-Mail eingehen. Die Lösungen sorgen nicht nur für Zeit- und Kostenersparnis, sondern entsprechen auch den Grundsätzen zur digitalen Aufbewahrung GoBD, die bereits seit Anfang 2015 gültig sind.

»Obwohl die GoBD bereits seit dem 1. Januar 2015 gilt, haben immer noch viele Unternehmen, so unsere Erfahrung, diese nicht umgesetzt«, sagt Klaus Hilpert, Geschäftsführer von BSS West. »Sie verzichten auf viele Vorteile, so zum Beispiel auf die Rationalisierung der Prozesse oder darauf, Papierrechnungen nach dem Scannen zu vernichten. Die Vorgehensweise muss zwar einmal lückenlos dokumentiert werden, kann dann aber auf die meisten steuerlich relevanten Dokumente angewendet werden. Das Ergebnis sind geringere Lagerkosten für die Aufbewahrung, vor allen Dingen aber ein schnellerer Informationszugriff vom Arbeitsplatz«, so Klaus Hilpert weiter.

Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung

Ein weitaus größeres Einsparpotential als beim sogenannten »ersetzenden Scannen« bietet nach Auffassung des BSS-Geschäftsführers die Rechnungseingangsverarbeitung. Mit der BSS-Lösung werden postalisch eingehende Belege zunächst gescannt und die Inhalte dann per automatisierter Texterkennung, OCR, ausgelesen. Es folgt die Belegerkennung. »BSS NAVCapture« ist in der Lage, auch aufwändige Belege ohne das Aufbringen eines Barcodes oder das Hinzufügen eines Trennblattes zu erkennen und zu verarbeiten. Somit werden beispielsweise Split-Buchungen auf Kostenstellen erkannt und verarbeitet. Zusätzlich kann BSS NAV Capture die Lagerregulierung steuern.

Anhand der Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID weiß das System, um welchen Kreditor es sich handelt, und unterbreitet entsprechende Kontierungsvorschläge, die der Anwender nur noch bestätigen muss. Erhalten Kunden beispielsweise von ihrem Mobiltelefon-Provider Rechnungen mit Aufteilung nach Telefonnummern der Handys oder Kfz-Kennzeichen bei Leasing-Fahrzeugen, so werden entsprechende Kostenstellen vorgeschlagen, nachdem sie einmal hinterlegt worden sind. Kreditoren oder in Rechnung gestellte Produkte beziehungsweise Dienstleistungen, die Microsoft Dynamics NAV noch nicht kennt, kann der Anwender jederzeit neu anlegen. Damit reduzieren sich der manuelle Aufwand bei der Erfassung und Verbuchung der Rechnungen sowie die damit verbundene Fehlerquote deutlich. Die abschließende Archivierung erfolgt in einem eigenen Format in Windream über »BSS | NAVLink für windream« – eine von Microsoft als offizielles Add-on anerkannte Integration zwischen MS Dynamics NAV und Windream.

Per E-Mail gesandte Rechnungen lassen sich noch einfacher weiter verarbeiten

Bei per E-Mail empfangenen Rechnungen ist die Vorgehensweise ähnlich. Da sie bereits digital vorliegen, entfällt das Scannen. Analog zum papierbasierten Pendant unterbreitet das BSS-System direkt auf Basis der Datei entsprechende Buchungs- und Kontierungsvorschläge, die wiederum vom Anwender bestätigt werden. Die Archivierung erfolgt dann im eigenen Format und, so die GoBD-Vorgabe, im Originalformat.

Die BSS-Lösung enthält darüber hinaus Funktionen zur Rechnungsprüfung. Sie versendet einen Link zu der zu prüfenden und zur Zahlung freizugebenden Rechnung an den Besteller, der somit die Rechnung auch von außerhalb einsehen und prüfen kann. Über das integrierte Eskalationsmanagement können Aktionen hinterlegt werden, die automatisch starten, wenn der Verantwortliche bis zu einem definierten Zeitpunkt die Rechnung nicht geprüft hat.