31.05.2021 (as)
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Konnektor für »Microsoft Power Automate« von Kendox

  • Inhalt dieses Artikels
  • M365 ist für Kendox strategisch bedeutend
  • Beliebige Automatisierungsszenarien sind realisierbar

Low-Code-Prozesskonfiguration mit Kendox Infoshare (Bild: Kendox)Low-Code-Prozesskonfiguration mit Kendox Infoshare (Bild: Kendox)Der »Kendox Power Automate Konnektor« verknüpft die Dokumentenmanagement-Lösung »Kendox InfoShare« über die Microsoft-Low-Code-Plattform »Power Automate« mit »Office 365« und anderen Geschäftsanwendungen. Anwenderinnen und Anwender können damit automatische Workflows für dokumentenbasierte Aufgaben erstellen und beispielsweise das händische Erfassen und Umwandeln von Dateianhängen vermeiden.

»Power Automate« (ehemals »Microsoft Flow«) ist ein Robotic Process Automation (RPA-)Werkzeug, mit dem sich Workflows ohne Programmierarbeit  erstellen lassen, um regelmäßig wiederkehrende Arbeitsschritte zu automatisieren. Mit Hilfe von sogenannten »Konnektoren« können Nutzende einen Bearbeitungs-Prozess über die unterschiedlichsten Anwendungen hinweg konfigurieren, um Services der Office-365-Umgebung und Drittanwendungen miteinander zu verbinden. Mit dem neuen, von Microsoft zertifizierten Konnektor von Kendox lassen sich diese Prozesse auch mit der ECM/DMS-Lösung Kendox Infoshare verbinden.

M365 ist für Kendox strategisch bedeutend

»Mit Power Automate ist Microsoft ein großer Wurf gelungen. Im Hinblick auf Einsatzmöglichkeiten sind der Vorstellungskraft nahezu keine Grenzen gesetzt. Für uns als Anbieter ist es daher enorm wichtig, dass auch unsere Kunden in Verbindung mit Kendox Infoshare nachhaltig von Power Automate profitieren können«, erläutert Manfred Terzer, CEO bei Kendox. Zusammen mit der von Kendox erst kürzlich vorgestellten Integration in Microsoft Teams stelle der Konnektor für Power Automate einen weiteren, essentiellen Baustein in der Microsoft-365-Strategie des Herstellers dar.

Neben Basisfunktionen wie dem An- und Abmelden am Kendox Infoshare Server bietet der Konnektor verschiedene Funktionen, um Dokumente im Archiv zu recherchieren, zu erstellen und zu aktualisieren. Unabhängig davon, ob Kendox Infoshare in der Cloud oder On-Premises betrieben wird, können mit Power Automate und der Konnektor-Lösung laut Kendox beliebige Szenarien abgebildet werden, die mit Informationen und Dokumenten aus dem ECM/DMS-System interagieren. So lassen sich nicht nur gezielt bestimmte Dokumente aus »Microsoft SharePoint« automatisch in Kendox InfoShare archivieren oder E-Mail-Attachments aus dem jeweiligen E-Mail extrahieren, sondern diese Dokumente auch im DMS-System an der richtigen Stelle ablegen und die Metadaten des Dokuments entsprechend aktualisieren.

Beliebige Automatisierungsszenarien sind realisierbar

Darüber hinaus stehen Funktionen zur Verfügung, mit denen die Prozessumgebung von Kendox Infoshare mit Power Automate integriert werden kann. So können aus Power Automate heraus Workflows in Kendox Infoshare angestoßen, Prozessinformationen ausgelesen und Arbeitsschritte weitergeleitet beziehungsweise abgeschlossen werden. Zum Beispiel kann eine eingehende Rechnung, die als E-Mail-Anhang im Unternehmen eintrifft, ohne zusätzliche Programmierung einen Rechnungsfreigabeprozess in Kendox Infoshare auslösen. Das E-Mail-Attachment (die Rechnung) wird gleichzeitig automatisch und rechtskonform archiviert. Jede Statusänderung der Rechnung im Freigabeprozess löst automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung an einen oder mehrere Empfänger aus.

Ein weiteres Szenario stellt das Vertragsmanagement dar. Sobald ein vertragsrelevantes Dokument eingeht (zum Beispiel die unterzeichnete Version eines Arbeitsvertrags) wird dieses unmittelbar in Kendox Infoshare aktualisiert, entsprechende Sachbearbeiter per E-Mail mit Link auf das archivierte Dokument informiert und gleichzeitig – sofern ein entsprechender Konnektor zur Verfügung steht – die Informationen des neuen Mitarbeiters in der Personalverwaltungslösung angelegt oder aktualisiert.




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