Übersicht zu ECM-Tools für die »Microsoft 365«-Welt

Microsoft 365 deckt viele Anforderungen ab. Jedoch stößt es bei revisionssicherer Archivierung, strukturierten Akten, Information Governance sowie komplexen dokumentenbasierten Geschäftsprozessen an Grenzen. Die Übersicht zeigt Lösungen auf, die hier weiterhelfen.

»Microsoft 365« ist heute Arbeitsplattform, Dokumentenplattform und zunehmend auch KI-Plattform. »Microsoft Teams« und »SharePoint« sind zentrale Komponenten für die Zusammenarbeit und das gemeinsame Arbeiten mit Informationen und Dokumenten. Mit »Microsoft Copilot« kommt eine KI-Ebene hinzu. »Microsoft Purview« wiederum bietet Funktionen für Information Governance, Datenschutz und Compliance.

Doch nicht alle Funktionen von Microsoft 365 decken die Anforderungen von Unternehmen ab. Zudem werden die vorhandenen Möglichkeiten nicht immer vollständig ausgeschöpft. Häufig besteht auch der Bedarf, Microsoft 365 mit einer umfassenderen IT-Landschaft zu verbinden und dokumentenbasierte Geschäftsprozesse stärker zu unterstützen.

Hier setzen zahlreiche ECM-Anbieter an. Sie haben Lösungen entwickelt, die sich in die Microsoft-365-Welt integrieren und deren Funktionen unter anderem um Dokumentenmanagement, Archivierung, Governance und Compliance sowie KI-gestützte Prozesse ergänzen. Dabei geht es nicht zwangsläufig um einen Ersatz von Microsoft 365, sondern häufig um die Kombination beider Welten.

Die folgende Übersicht stellt Lösungen verschiedener Anbieter vor und zeigt deren Kernfunktionen, ergänzende Anwendungen und Integrationen in Microsoft 365.

Box steuert Inhalte in Microsoft 365 über zentrale Content-Ebene

Unternehmen, die Microsoft 365 für Kommunikation und Office-Anwendungen nutzen, müssen ihre Inhalte nicht zwangsläufig in OneDrive oder Sharepoint verwalten. Box lässt sich als zentrale Content-Plattform in die bestehende Microsoft-365-Umgebung integrieren und verbindet Anwendungen mit einer einheitlichen Inhalts-, Sicherheits- und Governance-Ebene.

In Microsoft Teams können Nutzende Box-Dateien suchen, teilen, in der Vorschau öffnen und direkt mit Office Online bearbeiten. Auch bei der Zusammenarbeit in Word, Excel und PowerPoint verbleiben die Dokumente zentral in Box. Über Outlook lassen sich E-Mails und Anhänge dort ablegen oder Dateien als zugriffsgesteuerte Links versenden.

Auch Microsofts KI-Angebote lassen sich mit Box-Inhalten verbinden. Der Box AI Agent unterstützt Microsoft 365 Copilot dabei, Inhalte zu finden, zusammenzufassen und auszuwerten. Über den »Box Copilot Connector« können ausgewählte Dokumente zusätzlich in Microsoft Search, SharePoint und Copilot auffindbar gemacht werden. Der Box MCP Server wiederum bindet »Copilot Studio« und weitere KI-Agenten an Box an. Innerhalb bestehender Berechtigungen können diese Dokumente durchsuchen, vergleichen und Metadaten extrahieren.

Governance-Regeln greifen direkt auf der Content-Ebene. Aufbewahrungsfristen lassen sich unternehmensweit, für einzelne Ordner oder anhand von Metadaten definieren. Rechtliche Aufbewahrungssperren, Versionierung, Papierkorbregeln und eDiscovery-Anbindungen unterstützen eine kontrollierte und nachvollziehbare Dokumentenverwaltung.

Für wiederkehrende Prozesse bietet »Box Relay« einen No-Code-Builder, mit dem sich etwa Freigaben, Dateiaktionen und Metadaten-Updates automatisieren lassen. »Box Automate« erweitert diese Workflows um KI-gestützte Datenextraktion, Verzweigungen und parallele Prozessschritte sowie die Einbindung von Forms, Doc Gen und Box Sign.

Wie diese Kombination in der Praxis funktioniert, zeigen Deka Immobilien und die Serviceplan Group. Deka Immobilien nutzt Box mit Microsoft 365 für 650 interne und 800 externe Anwender. Bei der Serviceplan Group kommt die Plattform für mehr als 2.000 Mitarbeitende zum Einsatz. Box ergänzt Microsoft 365 damit um eine zentrale Content-Ebene, über die Unternehmen Inhalte anwendungsübergreifend verwalten, absichern, automatisieren und für KI nutzbar machen können.

nscale und Microsoft 365: Revisionssichere Archivierung und KI

Die ECM-Plattform nscale von Ceyoniq erweitert Microsoft-365-Anwendungen gezielt um Dokumentenmanagement, Information Governance und automatisierte Workflows.

Integration in Teams und SharePoint

Über den »nscale Client« bindet sich das System in Microsoft Teams ein. Nutzende legen Dokumente direkt aus der gewohnten Arbeitsumgebung in einer digitalen Akte – beispielsweise einer Kunden-, Vertrags- oder Projektakte – ab.

Auch im Zusammenspiel mit Sharepoint managt nscale die langfristige Verwaltung geschäftsrelevanter Dokumente. Inhalte können automatisiert im Sharepoint bearbeitet werden und nscale übernimmt die langfristige Archivierung. Dabei werden im Hintergrund Dokumente mit Metadaten angereichert und versioniert. Änderungen bleiben nachvollziehbar, während rollenbasierte Berechtigungen den Zugriff auf Informationen steuern. Damit lassen sich Anforderungen an Information Governance sowie Compliance-Vorgaben in bestehende Microsoft-365-Umgebungen integrieren.

Ein zentraler Aspekt ist die AI-Kompatibilität: Durch die direkte Verknüpfung mit nscale AI können automatische Zusammenfassungen von Dokumenten (Document Summary) erstellt oder über eine Chat-Funktion (Chat with your document) direkte Inhaltsfragen gestellt werden. Da nscale AI in einer deutschen Hosting-Umgebung oder lokal läuft, bleibt die DSGVO-Konformität gewahrt.

Compliance und Prozessautomatisierung

nscale sichert die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen gemäß GoBD und DSGVO. Regelbasierte Workflows automatisieren Routineaufgaben:  Eingehende Dokumente werden automatisch in die passende Akte sortiert, steuern Freigabeprozesse, werden an definierte Bearbeiter weitergeleitet oder lösen Wiedervorlagen aus. Dadurch werden Bearbeitungsschritte standardisiert und Medienbrüche zwischen Microsoft 365 und dem ECM vermieden.

Mit dieser Integration verbindet nscale die Kollaborationsfunktionen von Microsoft 365 mit Funktionen für revisionssichere Dokumentenverwaltung, Information Governance und prozessgestützte Aktenführung. Unternehmen können Informationen strukturiert verwalten und dokumentenbasierte Abläufe innerhalb ihrer Microsoft-365-Umgebung konsistent organisieren.

Konnektoren für Microsoft 365 von Docuware

Der Anbieter für Dokumentenmanagement und Workflow-Automation DocuWare bietet für die Microsoft 365-Welt eigene Konnektoren, unter anderem für Outlook und Teams.

Über »Connect to Outlook« lassen sich E-Mails in Outlook mit einem Mausklick archivieren oder automatisiert per Import in »DocuWare« übernehmen. E-Mails, die weiterhin im Postfach sichtbar bleiben sollen, markiert Docuware automatisch als »abgelegt«, während Dubletten und nichtssagende Standard-Anschreiben aussortiert werden können. Für die Einbindung in Workflows reichert Docuware die Mails mit Indexdaten wie Absender und Betreff an und ergänzt Personen- oder Unternehmensnamen bei Bedarf aus externen Quellen wie Adressbüchern oder dem CRM. Auch die Archivsuche bleibt in Outlook: Treffer erscheinen unmittelbar im E-Mail-Client.

Connect to Teams bindet Docuware als App in Microsoft Teams ein. In Teams geteilte Dokumente werden dabei zentral in DocuWare gespeichert und sind dort auch für Kolleginnen und Kollegen im Kontext anderer Geschäftsdokumente und E-Mails aufrufbar. Auf aktuelle Dokumente und Aufgaben in Docuware greifen Nutzende zudem direkt aus Teams heraus zu, etwa wenn Rechnungen freigegeben, Vertragsfristen abgerufen oder Kunden- und Lieferantenakten eingesehen werden müssen.

In beiden Integrationen werden die übernommenen Inhalte wie geschäftsrelevante Dokumente behandelt: Sie unterliegen denselben rechtlichen Anforderungen und werden GoBD-konform sowie revisionssicher archiviert.

Doxis Apps erweitern Microsoft 365

Die »Doxis Document Management Apps« erweitern Microsoft 365 um Funktionen für Dokumentenmanagement, Information Governance, Compliance und Records Management. Dokumente, E-Mails und Chat-Inhalte aus Microsoft 365, Teams, Outlook/Exchange und Sharepoint werden systemübergreifend im Geschäftskontext zusammengeführt, über ihren Lebenszyklus verwaltet und revisionssicher archiviert.

Die KI-gestützte Plattform von Doxis versieht Informationen automatisch mit Kontext, ordnet sie digitalen Geschäftsprozessen zu und unterstützt so eine strukturierte Zusammenarbeit über Systemgrenzen hinweg. Doxis lässt sich zudem in KI-Assistenten wie Microsoft Copilot, Claude oder ChatGPT über den Doxis MCP Server einbinden.

Für Microsoft Outlook bietet Doxis eine strukturierte E-Mail-Verwaltung. E-Mails und Anhänge werden automatisch oder manuell archiviert, KI-gestützt klassifiziert und den passenden Geschäftsvorgängen zugeordnet. Sie können automatisch in Doxis Workspaces, etwa für Kunden, Lieferanten oder Projekte, abgelegt werden und stehen berechtigten Anwendern unabhängig vom jeweiligen Postfach im fachlichen Kontext zur Verfügung.

Doxis ergänzt Microsoft Teams um ein zentrales Informationsmanagement. Dokumente aus Doxis lassen sich direkt mit Teams-Nutzenden teilen, während Teams-Inhalte gemeinsam mit Informationen aus anderen Systemen in digitalen Akten oder Workspaces zusammengeführt werden. Chats und Dokumente können dabei regelbasiert und Compliance-konform archiviert werden.

Microsoft Sharepoint erhält mit Doxis zusätzliche Information-Governance-Funktionen. Dokumente und Bibliotheken aus Sharepoint und Sharepoint Online lassen sich automatisiert und rechtskonform in Doxis archivieren und im jeweiligen Geschäftskontext bereitstellen. Audit Trails, Versionskontrolle, Aufbewahrungs- und Löschregeln, Legal Hold sowie Information Lifecycle Management unterstützen Unternehmen dabei, Anforderungen an Compliance und Records Management umzusetzen.

Die Doxis-Lösungen für Microsoft 365 sind als SaaS, on-premises und hybrid verfügbar.

Weiterführende Links

Der deutsche Anbieter für Dokumentenmanagement- und ECM-Lösungen d.velop ergänzt Microsoft 365 um Anwendungen für die Verwaltung von Dokumenten, Rechnungen und Verträgen. Unternehmen können dadurch SharePoint Online als zentrales Repository für Dokumente und Informationen nutzen und ihre Umgebung für dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse erweitern.

Durch die Nutzung von SharePoint Online als zentrales Dokumenten-Archiv stehen die Informationen auch für weitere Microsoft-Dienste zur Verfügung. Dazu zählen beispielsweise die Power Platform für die Automatisierung von Prozessen, Microsoft Copilot für die Nutzung von Unternehmenswissen sowie Microsoft Purview für Governance- und Compliance-Anforderungen.

Mit »d.velop documents for Microsoft 365« können Unternehmen Dokumente und Informationen in digitalen Akten organisieren und Geschäftsunterlagen strukturiert verwalten. Die Lösung erweitert die in SharePoint Online vorhandenen Dokumentenmanagement-Funktionen um fachliche Ordnungsstrukturen. Über Integrationen in führende Anwendungen werden Akten und Dokumente unmittelbar im jeweiligen Arbeitskontext bereitgestellt. Anwendende müssen hierfür nicht zwischen verschiedenen Systemen wechseln. Bis 25 Benutzende kostet die Anwendung monatlich 25 Euro. Zu den Kunden zählt beispielsweise der Sanitär- und Haustechnikhersteller TECE.

Mit »d.velop invoices for Microsoft 365« kann die Erfassung, Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen auf Basis von Microsoft 365 durchgeführt werden. Eingehende Rechnungen werden aus E-Mail-Postfächern oder anderen Eingangskanälen automatisch übernommen. Dabei verarbeitet die Lösung sowohl klassische Rechnungsformate als auch E-Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD. Relevante Rechnungsdaten werden KI-gestützt ausgelesen und für die weitere Bearbeitung bereitgestellt. Ein integrierter Prüf- und Freigabe-Workflow unterstützt die digitale Rechnungsverarbeitung. Über ERP-Schnittstellen können Stammdaten und Bestellungen abgeglichen sowie Rechnungsdaten übergeben werden. »d.velop invoices for Microsoft 365« kostet pro verarbeiteter Rechnung 40 Cent. Die Lösung wird unter anderem von WWF Deutschland eingesetzt.

Mit »d.velop contracts for Microsoft 365« können Unternehmen alle Verträge in SharePoint Online aufbewahren und zentral in digitalen Vertragsakten verwalten. Ein Fristenmechanismus unterstützt die Einhaltung von Kündigungs-, Verlängerungs- und Prüffristen, während ein Berechtigungsmodell den Zugriff auf berechtigte Personen beschränkt. Die Lösung nutzt KI-gestützte Verfahren zur Erfassung von Vertragsinformationen sowie zur Analyse von Vertragsinhalten und Risiken. Über integrierte Suche und Metadaten lassen sich Vertragsbestände schnell auswerten. Die Zusammenarbeit erfolgt direkt in Microsoft 365, einschließlich der Einbindung externer Vertragspartner. Die Integration digitaler Signaturen, unter anderem über »d.velop sign« ermöglicht durchgängige digitale Vertragsprozesse. Die Vertragslösung nutzt beispielsweise der Schreibwarenhersteller edding.

ELO verzahnt Teams, SharePoint und Business Central

Die »ELO ECM Suite« von ELO Digital Office lässt sich verschiedenartig in die Microsoft 365-Welt einbinden und stellt dort unterschiedliche Dokumentenmanagement-Funktionalitäten zur Verfügung. Mit »ELO Sync for Microsoft 365« werden Objekte wie Dateien, Ordner und Metadaten zwischen ELO und den Microsoft-Anwendungen Teams sowie OneDrive und SharePoint synchronisiert. Anwendende können wahlweise in ELO oder direkt in der Microsoft-Oberfläche arbeiten. Für modernes E-Mail-Management unterstützt »ELO Sync for Exchange Online« Anwender bei der Verwaltung ihrer E-Mails und synchronisiert diese inklusive Struktur von Exchange Online nach ELO.

Der »ELO Bot for Microsoft Teams« übernimmt die Suche nach Dokumenten im ELO System und erinnert an offene Aufgaben oder Fristen. Darüber hinaus können Geschäftsprozesse, wie die Erstellung eines Vertrags oder das Anstoßen eines Freigabeworkflows, über den ELO Bot gestartet werden. Hierfür müssen Anwender ihre Teams-Oberfläche nicht verlassen.

Mit der Integration »ELO for Business Central« bietet der Stuttgarter Softwarehersteller auch für ERP-Prozesse eine Plattform für Dokumentenmanagement. Über die Lösung lassen sich ausgehende sowie in Business Central erzeugte Dokumente automatisiert in vordefinierten Strukturen im ELO System ablegen – inklusive Metadaten.

An die ELO ECM Suite lassen sich neben Microsoft AI auch Sprachmodelle anderer Hersteller anbinden. Der in die Suite integrierte ELO Assistant bietet tiefergehende KI-Funktionen wie Zusammenfassungen, Datenextraktion oder fachspezifische Auswertungen.

Rechtlich relevant wird die Integration vor allem bei der Archivierung: Dokumente, die in Word, Excel, Outlook oder Teams entstehen, werden über ELO nicht nur gespeichert, sondern nach GoBD-Vorgaben abgelegt – inklusive Versionierung und lückenloser Protokollierung von Änderungen.

ELO bietet seine Integrationen in die Microsoft-Welt aus der Cloud oder on-premises an. Über zertifizierte ELO Business Partner sind sämtliche Produkte und Lösungen zu beziehen.

Durchgängige Prozesse mit Kendox InfoShare und Microsoft 365

Kendox sieht die enge Integration in Microsoft 365 als zentralen Baustein, um Geschäftsprozesse durchgängig digital abzubilden: Für berechtigte Nutzende besteht direkt aus Microsoft Teams, SharePoint oder anderen Microsoft-Anwendungen heraus Zugriff auf Dokumente und Inhalte, die im zentralen »Kendox InfoShare Archiv« archiviert sind und/oder zu einem bestimmten Projekt gehören. Egal ob E-Mails, Vertragsdokumente, Bestell- und Lieferscheine oder Personaldokumente – Dokumente bleiben physisch nur einmal abgelegt und archiviert, sind aber gleichzeitig aus unterschiedlichen Microsoft-Anwendungen heraus zugänglich.

Das Kendox InfoShare Archiv kann direkt aus der Cloud bezogen werden. Die Dokumente werden dabei in einem Rechenzentrum in der EU (Deutschland) oder optional in der Schweiz archiviert. Alternativ können Kunden das Archiv auch in einem eigenen Rechenzentrum ihrer Wahl betreiben.

KI und Microsoft Copilot

Kendox erweitert »InfoShare« zunehmend um KI-gestützte Funktionen rund um Microsoft Copilot. Dazu zählen das Chatten mit archivierten Dokumenten, sowohl über den Mobile Web Client (MWC) als auch über einen eigenen Copilot-Agenten in Teams. Unterstützt wird auch die automatisierte Dokumenterstellung mit direkter Archivierung und Indexierung. Außerdem gibt es Vorlagen für diverse Dokumenttypen wie Angebote und Verträge. Damit lassen sich Informationen aus dem Archiv nicht nur wiederfinden, sondern über Copilot direkt weiterverarbeiten.

Automatisierung mit Microsoft Power Automate

Über den von Microsoft zertifizierten »Kendox Power Platform Connector« können Nutzende dokumentenbasierte Routineaufgaben in »Power Automate« automatisieren. Ein Beispiel hierfür ist das automatische Auslösen eines Freigabeprozesses, wenn eine E-Mail mit angehängter Rechnung eingeht. Die Konfiguration erfolgt Low-Code, ohne aufwändige Programmierung. Über Adaptive Cards lassen sich zudem eigene Dialoge direkt in InfoShare oder Teams abbilden, sodass Nutzende Freigaben, Suchanfragen oder andere Interaktionen in InfoShare oder bequem im gewohnten Teams-Umfeld erledigen können.

Information Governance, Compliance und Records Management

Kendox InfoShare unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche und regulatorische Anforderungen an Aufbewahrung, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit von Dokumenten einzuhalten. Kendox ist nach ISO 27001 zertifiziert; die Datenhaltung erfolgt wahlweise in Rechenzentren in Deutschland oder der Schweiz.

»OpenText Content Management« (ehemals »OpenText Extended ECM«) erweitert Microsoft 365 um Content Management, Governance und die Integration von Geschäftsprozessen. Die Integration von OpenText umfasst Microsoft Teams und Sharepoint ebenso wie die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Word, Excel und »PowerPoint«. E-Mails lassen sich aus Outlook in Opentext ablegen, während Versionskontrolle, Records Governance und Lifecycle-Management weiterhin im führenden System verankert bleiben. Business Workspaces führen zudem die Zusammenarbeit in Teams und Enterprise Content mit dem Geschäftskontext aus Anwendungen wie SAP S/4HANA und Salesforce zusammen.

Damit wird die Zusammenarbeit in Microsoft 365 insbesondere dort erweitert, wo Inhalte nach definierten Regeln verwaltet werden müssen. Records Management, Aufbewahrungsregeln, Audit-Trails und Zugriffskontrollen gelten auch für Inhalte, die in Microsoft 365 entstehen. Sensible Dokumente werden über Microsoft Purview verschlüsselt. So behalten Unternehmen die Kontrolle darüber, wer auf Informationen zugreifen kann und wie diese genutzt werden.

Diese Governance erstreckt sich auch auf den Einsatz generativer KI. Microsoft Copilot kann direkt auf den agentischen KI-Assistenten »OpenText Content Aviator« zugreifen. Anwender können dadurch verwaltete Inhalte in natürlicher Sprache aus Copilot, Word, Excel, Powerpoint oder Teams heraus abfragen und zusammenfassen. Die Antworten berücksichtigen die jeweiligen Benutzerberechtigungen und lassen sich bis zum Quelldokument zurückverfolgen. Die Inhalte verbleiben dabei in dem System, in dem sie verwaltet werden, anstatt in ein zweites System kopiert zu werden. Content Aviator kann außerdem kontrollierte Workflows anstoßen und Aufbewahrungsrichtlinien anwenden.

Neben OpenText Content Management bietet »OpenText Core Content Management« dieselbe Grundlage als Cloud-native SaaS-Lösung. Opentext Content Management kann zudem in der Cloud nach Wahl des Unternehmens bereitgestellt werden, einschließlich Microsoft Azure. Der Bezug ist über den Microsoft Marketplace möglich und kann auf ein bestehendes Azure Consumption Commitment angerechnet werden.