Prüflabor digital rechtskonform aufgestellt

Advertorial

Interne Kommunikation, Informationsverwaltung sowie die Auswertung von Laborprüfungen der CleanControlling sollten DAkkS- und GLP-konform erfolgen. Daher setzt das Prüflabor für Technische Sauberkeit, Medizintechnik und Umweltanalytik auf die ELO ECM Suite als Basis für rechtskonforme digitale Abläufe.

Clean Controlling arbeitet mit ELO ECM Suite

Die CleanControlling GmbH steht für Technische Sauberkeit in der industriellen Fertigung, biologische, mikrobiologisch-hygienische und chemische Prüfungen von Medizinprodukten sowie Umweltanalytik. Das Unternehmen erfreut sich seit seiner Gründung einer dynamischen Entwicklung und stetigen Geschäftsausweitung. Als akkreditiertes Prüflabor sind strenge Archivierungs- und Qualitätsanforderungen der Akkreditierungsstellen beziehungsweise Qualitätssysteme einzuhalten.

Um diese Ansprüche zu erfüllen, waren die Kommunikation mit Kunden und die Informationsverwaltung in einem System zu vereinen. Nur so lässt sich die Fehlerquote bei der Auswertung von Laborprüfungen niedrig halten. Hierfür sorgt seit Anfang 2021 das ECM-System von ELO Digital Office. Überzeugt hatte dessen Gesamtpaket inklusive Integrationsfähigkeit und Modularität. Zudem sprach für den Stuttgarter Softwarehersteller die langjährige Partnerschaft mit dem IT-Dienstleister it.conex GmbH, der in enger Zusammenarbeit mit IT-Abteilungen und ERP-Partnern integrierte Lösungen passend zur Infrastruktur erstellt.

Sauber und schadstofffrei für die Gesundheit des Menschen

CleanControlling wurde 2006 aus der Taufe gehoben und beschäftigt heute mit allen Geschäftsbereichen 120 Mitarbeiter. Das Labor steht für umfassende Dienstleistungen im Bereich Sauberkeit von Oberflächen, Werkstoffen und Medien in Technik, Medizin und Umwelt. Sein Fokus liegt auf der Prüfung und Dokumentation der Sauberkeit sowie auf Beratung, Schulung und einem speziellen Produktsortiment. Ziel ist, Technische Sauberkeit zu definieren, zu erreichen und zu bewahren – und darüber auch den Menschen durch chemisch und biologisch-hygienisch saubere Produkte sowie schadstofffreie Gewässer, Böden und Abfälle gesund zu erhalten.

Die Unternehmensentwicklung verlief dynamisch: So folgten 2009 der Aufbau der Sparte Consulting und 2014 der CleanControlling Medical GmbH & Co. KG. Diese dient als biologisches Prüflabor für biologische und mikrobiologisch-hygienische Sauberkeit von Medizinprodukten. 2018 kam das Partikelsaugextraktionssystem C|PS² auf den Markt und ab 2019 entstand das Geschäftsfeld »chemisch-filmische Verunreinigungen«. Seit 2020 ist CleanControlling mit einem Labor für Bauteilprüfungen zur Technischen Sauberkeit in Dresden vertreten. 2021 übernahm die Medical-Sparte das Chemische Labor Becker in Leipferdingen.

 Strenge Archivierungs- und Qualitätsanforderungen

Aufgrund der positiven Geschäftsentwicklung sah sich CleanControlling im Jahr 2020 vor diverse Herausforderungen rund um die Laboranalysen gestellt. Im Unternehmen kursierte eine stetig steigende Menge an digitalen Dokumenten, viele davon mit unterschiedlichen Bearbeitungs- und Versionsständen. Auch fanden sich verschiedenste Dokumentenarten in diversen digitalen Archiven. Eine effiziente und bereichsübergreifende Integration in die Prozesse eines Dienstleistungslabors war unumgänglich. Insbesondere am Herzen lag CleanControlling aber die Erfüllung der strengen Archivierungs- und Qualitätsanforderungen eines gemäß DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH) akkreditierten und GLP (Gute Labor-Praxis) anerkannten Prüflabors.

Rasch war klar, dass speziell ein ECM-System das Potenzial hatte, um auch die unterschiedlichen Belegebenen und Archivierungsstrukturen abzubilden. Ziel war eine schnellere und zuverlässige Archivierung sowie Recherche nach ein- und ausgehenden Informationen, wie zum Beispiel Auftragsdaten aus der Angebotsphase, in einem einheitlichen System.

Automatisierte Abläufe senken Durchlaufzeit und Fehlerquote

Im Juli 2020 entschied sich CleanControlling für die ELO ECM Suite der seit rund 25 Jahren am Markt agierenden ELO Digital Office GmbH. Die Suite überzeugte unter anderem durch ihre Modularität – und somit flexible, bedarfsgerechte Ausbaufähigkeit – sowie die vollständige und nahtlose Integrationsfähigkeit in Microsoft Office. Entscheidend war jedoch ihre Schnittstelle zum ERP-System Majesty, das für die unterschiedlichen Geschäftsbereiche verschiedenste Mandanten bedient. Ein weiteres Kriterium waren die integrierten Workflowfunktionen, die beispielsweise für automatisierte und protokollierte Freigabeprozesse beim Rechnungsmanagement sorgen.

Mit der Softwareeinführung betraute das Labor den erfahrenen ELO Business Partner it.conex, der auf die Analyse und Digitalisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert ist. Die Implementierung startete im Oktober 2020 und war bereits vier Monate später erfolgreich abgeschlossen – inklusive Testphase und vierstündiger Mitarbeiterschulung.

Belege und E-Mails automatisch archiviert und indexiert

Seit Februar 2021 archiviert CleanControlling mit Hilfe der ELO ECM Suite sämtliche kaufmännischen Belege rechtskonform. Produktivbelege wie Prüfprotokolle und -spezifikationen lassen sich automatisiert in die Suite importieren und verschlagworten. Eine Auftragscheckliste stellt sicher, dass die Prüfplaner alle relevanten Informationen berücksichtigen; die gecheckten Punkte werden unter Angabe des Bearbeiters mit Zeitstempel dauerhaft dokumentiert. Danach werden die entsprechenden Protokolle workflowgestützt erstellt, freigegeben und versandt – einschließlich digitaler Signatur.

Zudem archiviert das Servermodul ELO XC den E-Mail-Verkehr – inklusive Referenzierung zu Kunden-/Lieferantenakten. Es bindet den Microsoft Exchange-Server nahtlos ein.

Nahtlose ECM-ERP-Verknüpfung per Connector

Im nächsten Schritt galt es, die ECM-Suite nahtlos mit der ERP-Branchenlösung für Medizintechnikunternehmen Majesty ERP zu verbinden. Hierfür kommt der von it.conex entwickelte Majesty-Connector zum Einsatz. So können die ECM-Nutzer direkt aus ihrer Anwendung auf die Daten und Belege des ERP-Systems zugreifen. Dies reduziert dank automatischem Abgleich sowohl manuelle Eingaben als auch die daraus resultierende Fehlerquote auf ein Minimum. Medienbrüche gehören der Vergangenheit an, Rechnungen und Belege stehen per Volltextsuche blitzschnell bereit und lassen sich automatisiert an Drittsysteme übergeben.

Workflowbasierte Eingangsrechnungsverarbeitung

Parallel dazu erfolgte die Einbindung eines von it.conex entwickelten Tools für digitale Eingangsrechnungsverarbeitung. Es ermöglicht die automatisierte und workflowgestützte Verarbeitung der Eingangsrechnungen einschließlich eines Dokumentenexports in die DATEV-Anwendung.

GLP-konforme und vom LUBW inspizierte Archivierung

CleanControlling ist mit dem digitalen Informationsmanagement auf Basis der ELO ECM Suite sehr zufrieden. Die unternehmensweite Implementierung verlief termingerecht. Zudem wurden Transparenz und Effizienz verbessert, die Mitarbeiter werden effektiv entlastet. Alle relevanten Geschäftsdokumente sind rechtskonform archiviert, stehen den Berechtigten ortsunabhängig zur Verfügung und lassen sich per Volltextsuche rasch auffinden. Auch der E-Mailverkehr ist nach Berechtigungs- und Referenzierungsregeln in die globale Ablagestruktur integriert.

Der größte Mehrwert erwächst CleanControlling jedoch aus der GLP-konformen und von der Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg (LUBW) inspizierten Archivierung der gesamten Prüfdokumentation. Diese wird per Vier-Augen-Prinzip im Workflowmodus überwacht und dokumentiert. Darüber hinaus beschleunigen workflowgestützte Freigabeprozesse die internen Abläufe. »Wir profitieren von kurzen Zugriffszeiten und uneingeschränkter Verfügbarkeit über die relevanten Informationen unserer Kunden, was für die Durchführung der Laborprüfungen essentiell ist. Der Mehrwert für die Labordienstleistungen ist entsprechend hoch«, so Christoph Wolfsperger abschließend.

Aufgrund der positiven Bilanz wurde die ECM-Lösung kürzlich noch um die vorkonfigurierten Business Solutions für Wissensmanagement sowie für digitales Vertragsmanagement erweitert. Dabei bündelt ELO Knowledge sämtliche Daten und Informationen zu einer zentralen und intelligenten Wissensdatenbank. Mit ELO Contract haben alle autorisierten Mitarbeiter Termine, Laufzeiten und Fristen jederzeit im Blick.