Enge ECM-ERP-Symbiose: Papierrechnungen haben ausgedient

Advertorial

2019 fiel beim Verband der Vereine Creditreform e. V. die Entscheidung, das papierbasierte Eingangsrechnungsmanagement auf digitale Beine zu stellen. Gewünscht waren neben mehr Transparenz zeitsparende Prozesse bei der Verarbeitung der Rechnungen. Ein ECM-System bildet seither die Basis dafür.

Hintergrund von Creditreform

Mitgliedsunternehmen vor Zahlungsausfällen zu schützen: Das ist seit 1879 das erklärte Ziel von Deutschlands führendem Anbieter von Wirtschaftsinformationen, Marketingdaten und Lösungen zum Forderungsmanagement – und an dieser Grundidee hat sich bis heute nichts geändert. Damals hatten sich in Mainz 25 kleine Gewerbetreibende und Handwerker zusammengeschlossen, um das Kreditwesen zu reformieren. Noch im selben Jahr wurde daraus der »Verein Creditreform zum Schutze gegen schädliches Creditgeben«, aus dem 1883 die Creditreform hervorging. Heute vertrauen weltweit rund 158 000 Mitglieder auf deren Lösungen in den Bereichen Inkasso, Bonitätsprüfung und Marketingdienstleistungen. 4500 Mitarbeiter sind in 23 Landesgesellschaften beschäftigt.

Pünktlich zum einhundertjährigen Jubiläum legte Creditreform 1979 einen wichtigen Grundstein für die digitale Zukunft: Mehr als 100 lokale Archive mit riesigen Datenbeständen wurden damals – als Grundlage für die elektronische Datenverarbeitung – in ein Datenbanksystem überführt. Zwanzig Jahre später öffnete Creditreform den Internetzugang zur Datenbank und ebnete damit den Weg in die Digitalisierung. Waren es zunächst nur Onlineverbindungen vom PC in die Datenbank, ließen sich später auch Kundenanfragen über das Internet beantworten. Über das Onlineportal »Meine Creditreform« haben Mitglieder seit 2017 komfortabler und schneller Zugang zu den Creditreform-Angeboten. Interne Prozesse wurden zunehmend digitalisiert und optimiert. Als Basis fungiert seit 2002 das System für Enterprise-Content-Management (ECM) von ELO Digital Office, das für die elektronische Archivierung, Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten sorgt.

Papierbasierte Abläufe im Rechnungsmanagement ablösen

Im Jahre 2019 stand der Verband vor der Herausforderung, die papierbasierten manuellen und damit schleppenden und ineffizienten Abläufe bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen zu digitalisieren. Gefragt war eine Software, die sich nahtlos an das bei Creditreform eingesetzte System für Enterprise-Resource-Planning (ERP) SAP ERP anbinden ließ. Der verantwortliche Leiter »Systeme und Lösungen« Michael B. Johannknecht beschloss in Zusammenarbeit mit den Kollegen des Finanzwesens, das vorkonfigurierte Softwarepaket für Rechnungsmanagement »ELO Invoice« anzuschaffen: »Nachdem wir bereits erfolgreich mit dem zentralen ECM-System des Stuttgarter ECM-Herstellers arbeiteten, lag es nahe, auch deren Business Solution zur digitalen Rechnungsverarbeitung zu verwenden.«

Mit der Einführung der Fachbereichslösung beauftragte Creditreform den ELO Business Partner ecm.online GmbH. Die ECM-Spezialisten aus Düsseldorf haben diese zeitnah implementiert und in die »ELO ECM Suite« integriert, so dass sich die Mitarbeiter rasch auf die digitale Arbeitsweise umstellen konnten. Angeschlossen wurden 15 Gesellschaften der Unternehmensgruppe.

Automatischer Datenabgleich zwischen ECM- und ERP-System

Im Detail sieht die Rechnungsverarbeitung nun wie folgt aus: Eingehende Rechnungen werden – sofern sie nicht zunächst digitalisiert, sprich eingescannt werden müssen – automatisch in die ECM-Suite importiert und dort zentral verwaltet. Danach startet der Eingangsrechnungsworkflow: Creditreform setzt auf elektronische Rechnungsformate und im Zuge dessen mit seinen Geschäftspartnern gezielt auf das ZUGFeRD-Format. Die ZUGFeRD-Komponente der Invoice-Lösung extrahiert relevante Daten vollautomatisiert und stellt beispielsweise Kreditorenangaben, Rechnungsnummern oder auch Zahlungsbedingungen zur weiteren Bearbeitung bereit.

Durch eine intelligente Verknüpfung der Rechnungsdaten mit den SAP-Stammdaten sinken Erfassungsaufwand und Fehleranfälligkeit deutlich. Zudem werden weniger Personalkapazitäten gebunden. Alle anderen (nicht ZUGFeRD-fähigen) Rechnungen durchlaufen das ebenfalls installierte Klassifizierungsmodul »ELO DocXtractor«. Auch dieser intelligente Erfassungsassistent extrahiert die genannten Rechnungsdaten und übergibt sie dem Eingangsrechnungsworkflow.

Raschere Prüfung und Verbuchung verkürzt Durchlaufzeiten

Sind die Daten erfolgreich ausgelesen, ist es an der Buchhaltung, die Rechnung formell zu prüfen. Auch hier unterstützt die Invoice-Solution: Rechnungs- und Positionsdaten lassen sich damit ganz einfach erfassen und hinsichtlich der Pflichtangaben gemäß § 14 UStG checken. Die Sachbearbeiter greifen direkt über ein in der Invoice-Lösung individuell konfigurierbares Prüfformular auf die in SAP hinterlegten Stammdaten zu, was den Prozess deutlich beschleunigt. Möglich macht dies die nahtlose Anbindung an das führende ERP-System von SAP. Einen weiteren großen Vorteil des Rechnungsmanagement-Tools sieht Michael B. Johannknecht beim Thema Transparenz: »Für alle Prozessbeteiligten ist jederzeit nachvollziehbar, in welchem Bearbeitungsstand sich eine eingegangene Rechnung gerade befindet.«

Zu guter Letzt erfolgt die Verbuchung der Rechnung über einen SAP-Funktionsbaustein (BAPI) mit Hilfe des »ELO Connectivity Pack for SAP ERP«. Es ist Bestandteil der ebenfalls implementierten »ELO Suite for SAP ArchiveLink«, die für eine reibungslose Verzahnung mit der ECM-Suite sorgt. Das ELO Connectivity Pack for SAP besteht zum einen aus dem Indexdownload. Damit lassen sich Indexdaten für in der ECM-Suite abgelegte und mit SAP verknüpfte Dokumente ermitteln und speichern. Er nutzt neue Verschlagwortungsmasken und Indexfelder, die in der ECM-Suite passend zu den SAP-Attributnamen angelegt wurden. Zum anderen besteht das Tool aus Datatransfer, womit sich im ECM-Archiv abgelegte Informationen an RFC-fähige Funktionsbausteine oder BAPIs (Business Application Programming Interfaces) senden lassen. Das Mapping der Daten erfolgt dabei direkt in der ECM-Suite.

»Von großem Mehrwert ist die bidirektionale Verknüpfung der ECM-Suite mit SAP. In beiden Systemen sind jederzeit alle Informationen zum Rechnungsbeleg auf einen Blick ersichtlich. Außerdem kann der Anwender direkt vom ERP- ins ECM-System springen und umgekehrt – mehr Flexibilität geht nicht«, weiß Johannknecht.

Automatische Rechnungsprozesse dank passgenauem Gesamtpaket

Mit Hilfe der digitalen Eingangsrechnungslösung und des Templates für SAP verarbeiten die Gesellschaften des Verbands der Vereine Creditreform e. V. und die Creditreform AG nun mehr als 50 Rechnungen täglich vollautomatisiert. Ein wichtiger Schritt in Sachen Digitalisierung, der mit einer enormen Zeit- und Kostenersparnis einhergeht und gleichzeitig die Transparenz erhöht – dank stets nachvollziehbarer Prozessschritte. »Mehr als 15 Gesellschaften innerhalb der Unternehmensgruppe Creditreform nutzen inzwischen die ECM-Suite im Zusammenspiel mit der Invoice-Lösung«, resümiert Michael B. Johannknecht.

Mit dem Gesamtpaket zeigt er sich mehr als zufrieden: »Die Zusammenarbeit mit den IT-Spezialisten von ecm.online lief hervorragend. Wir profitieren seit der Produktivschaltung von einer eleganten Lösung, die genau auf unsere Anforderungen und Bedürfnisse zugeschnitten ist«, so der Leiter »Systeme und Lösungen« abschließend. Für die Zukunft plant Creditreform, die Digitalisierung mit weiteren Tools wie dem digitalen Vertragsmanagement »ELO Contract« und gegebenfalls mobilen Lösungen auszubauen. Das Potenzial ist noch lange nicht ausgeschöpft.