Lehren aus bisherigen E-Rechnungsprojekten

Erfahrungen, Fehler und Erfolgsfaktoren

Die Umsetzung der E-Rechnungspflicht läuft in vielen Unternehmen bereits auf Hochtouren. Seit Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Falls noch nicht geschehen, geht es nun mit dem Empfang weiter. Wie sieht dabei die Realität in den Projekten aus? Welche Erfahrungen wurden bislang gesammelt, und wo liegen die größten Herausforderungen und Stolpersteine bei der Umsetzung?

Generell bringen E-Rechnungs-Einführungsprojekte ein nicht zu unterschätzendes Change Management mit sich, weswegen Dina Ziems, Senior Lead Marketing, xSuite Group, ein internes Projektmarketing als erforderlich erachtet: »Kein crossfunktionales Projektteam mit festen Verantwortlichkeiten zu bilden, keine individuellen Anforderungen einzuholen und grundsätzlich zu wenig oder zu spät zu kommunizieren sind häufig gemachte Fehler.« Dies bestätigt auch Christian Ionescu, Head of CC DATEV & Development bei ELO Digital Office: »Die häufigsten Fehler sind unterschätzte Prozessanalyse im Vorfeld, fehlende Einbindung der Fachabteilungen und zu späte Mitarbeiterschulung.«

Dina Ziems, Senior Lead Marketing, xSuite Group (Bild: xSuite Group)

Dass der Aufwand überschaubar ist, wenn Lösung und Prozess von Anfang an zusammengedacht werden, zeigt das Beispiel des Industrieunternehmens Masterplast Nonwoven. Innerhalb von zwei Wochen ging hier die digitale Rechnungsverarbeitung auf Basis von Amagno live. »Der technische Teil ist selten das Problem«, berichtet Jens Büscher, CEO von Amagno. »Die eigentliche Arbeit liegt in der Abstimmung der internen Freigabeprozesse und der Kommunikation mit Lieferanten, die noch auf Papier oder PDF setzen.«

Vorteile nicht verschenken

Michael Bochmann, Chief Product & Technology Officer bei DocuWare (Bild: DocuWare)

Michael Bochmann, Chief Product & Technology Officer bei DocuWare, sieht ebenfalls, dass sich Unternehmen auf das Senden und Empfangen von E-Rechnungen konzentrieren und dabei häufig die Prozesse dahinter vergessen. »Wie wird die eingehende Rechnung gegen Bestellung und Wareneingang abgeglichen? Wer gibt frei, wenn es Abweichungen gibt? Wer diese Fragen nicht vorab klärt, schafft sich mit der E-Rechnung neue manuelle Arbeit, statt sie zu reduzieren.«

Der eigentliche Nutzen – nämlich die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung im Zuge der Umsetzung der E-Rechnungspflicht – bleibt auf der Strecke. Schließlich soll es nicht nur um die Erfüllung einer Compliance-Vorschrift, sondern um die medienbruchfreie Verarbeitung der digitalen Rechnungen gehen. »Wer konsequent digitalisiert, senkt Prozesskosten, beschleunigt Zahlungsläufe und hält Skontofristen zuverlässiger ein. Die gewonnene Transparenz stärkt zudem die gesamte Finanzsteuerung – das ist ein echter Wettbewerbsvorteil«, betont Ionescu.

Doch gerade in größeren Unternehmen sind interne Prozesse und tatsächliche Anforderungen oft nicht vollständig bekannt. Probleme bereitet häufig die mangelnde Qualität der notwendigen Stammdaten. Beispielsweise gibt es fehlerhafte Kunden- und Lieferantennummern, uneinheitliche Artikel- und Materialnummern oder E-Mail-Adressen von Kunden für den elektronischen Versand fehlen komplett.

Verbesserungspotenziale bei Anwendern, Anbietern und Standardisierungsgremien

Neben den Problemen, die auf Anwenderseite bestehen, sind auch die Spezifikationen selbst derzeit noch verbesserungswürdig. »So sind nicht alle Pflichtangaben gemäß §14 UStG automatisch Pflichtfelder innerhalb der E-Rechnung, was zusätzlichen Prüfungsaufwand verursacht«, weiß Christian Brestrich, Geschäftsführer von B&L Management Consulting. »Zudem werden identische Inhalte – etwa die Felder für die Angabe von Zahlungsbedingungen – je nach Format wie XRechnung oder ZUGFeRD unterschiedlich abgebildet, was Validierung und Verarbeitung zusätzlich erschwert.«

XRechnung und ZUGFeRD sind die in Deutschland gebräuchlichen E-Rechnungsformate, die den Anforderungen der EN 16931 entsprechen. In der Praxis ist insbesondere ZUGFeRD weit verbreitet, da das Format neben den maschinenlesbaren XML-Daten auch eine für Menschen lesbare PDF-Darstellung enthält. Allerdings ist nicht automatisch gewährleistet, dass beide Bestandteile inhaltlich vollständig übereinstimmen. Marcel Mühlbach, Produktmanager bei Ceyoniq, erläutert: »Viele Unternehmen schätzen die Kombination aus PDF-Darstellung und strukturierten XML-Daten. Jedoch ist in der Praxis häufig noch nicht ausreichend verankert, dass die strukturierte XML-Datei die maßgebliche Grundlage für die automatisierte Verarbeitung darstellt.«

Marcel Mühlbach, Produktmanager bei Ceyoniq (Bild: Ceyoniq)

Stolperfallen in der Praxis

Entscheidend für die automatisierte Verarbeitung ist letztlich nicht die PDF-Ansicht, sondern der XML-Datensatz. Fehler in den strukturierten Daten bleiben daher unentdeckt, wenn ausschließlich die PDF-Darstellung geprüft wird. »Unternehmen müssen deshalb Prozesse etablieren, die sicherstellen, dass beide Bestandteile konsistent gepflegt und geprüft werden«, fordert Mühlbach.

Schwer fällt in der Praxis auch der korrekte Umgang mit zahlungsbegründenden Unterlagen. »Erforderliche Nachweise oder Anlagen werden oft separat als zusätzliche PDF verschickt, statt rechtskonform per Base64-Codierung in die XML eingebettet zu werden. Dadurch können Informationen, die für die Nachvollziehbarkeit oder Prüfung der Rechnung erforderlich sind, technisch vom eigentlichen Rechnungsdatensatz getrennt werden«, berichtet Brestrich. Die Folge ist, dass die Rechnung nicht mehr als vollständiger und medienbruchfreier Datensatz vorliegt. Automatisierte Prüfprozesse können dadurch ins Leere laufen, weil erforderliche Nachweise nicht gemeinsam mit den Rechnungsdaten verarbeitet werden.

Typische Validierungsfehler

Zudem zeigen die Erfahrungen aus dem E-Rechnungs-Alltag, dass eine erfolgreiche technische Validierung nicht automatisch bedeutet, dass eine Rechnung auch steuerrechtlich vollständig konform ist – beispielsweise, weil Pflichtangaben nach §14 UStG fehlen. Fehler kann es zudem bei bestehende Buchhaltungs- oder Fakturierungslösungen geben. Mitunter unterstützen sie nicht alle erforderlichen Felder oder ermöglichen keine ausreichende Validierung eingehender E-Rechnungen.

Teilweise werden XML-Dateien sogar aus Office-Anwendungen heraus exportiert oder veraltete Formate wie ZUGFeRD 1.0 eingesetzt. Diese Vorgehensweisen erfüllen die aktuellen Anforderungen der E-Rechnung jedoch nicht und führen zu fehlerhaften oder nicht verarbeitbaren Dokumenten.

Christian Brestrich, Geschäftsführer von B&L Management Consulting (Bild: B&L Management Consulting)

Schwierig wird es in der Praxis auch, wenn Anzahlungen und Schlussrechnungen vorkommen. »Die XRechnung ermöglicht zwar Referenzen auf einzelne Anzahlungsrechnungen über Rechnungsnummer und Datum. Eine saubere Darstellung bereits gezahlter Beträge und des noch offenen Restbetrags ist jedoch nur eingeschränkt möglich, da entsprechende Felder als Bruttosummenfelder ohne separaten Steuerausweis ausgelegt sind«, so Brestrich. Gerade bei unterschiedlichen Steuersätzen oder mehreren Anzahlungen führe das in der Praxis regelmäßig zu Unsicherheiten bei der korrekten Abbildung. Auch Baurechnungen bleiben herausfordernd, da etablierte Klärungs- und Kürzungsprozesse mit mehreren Beteiligten oder externen Prüfinstanzen nur schwer in standardisierte E-Rechnungsprozesse überführt werden können.

KI ist unterstützend hilfreich

Bei derartig komplexen Sachverhalten kann Künstliche Intelligenz hilfreich sein. Mit KI-Unterstützung lassen sich etwa Anzahlungen einer Schlussrechnung zuordnen oder inhaltliche Zusammenhänge prüfen. Auch bei Kontierungs- und Buchungsvorschlägen kann KI sinnvoll unterstützen. Der Mehrwert von KI liegt daher weniger in der eigentlichen Verarbeitung strukturierter E-Rechnungen, sondern stärker in der nachgelagerten Bearbeitung, Prüfung und Buchung.

Ebenso lassen sich mit Sprachmodellen diverse Analysen einfach durchführen. Mitarbeitende können sich in natürlicher Sprache mit Dokumenten und auch Rechnungen unterhalten. Zu Fragestellungen wie: »Welche offenen Rechnungen der Firma XY liegen über 10.000 Euro?« gibt es dann eine konkrete Antwort mit Quellenangabe, statt sich durch Suchergebnisse und Dateilisten arbeiten zu müssen.

»Für die reine EN-16931-Verarbeitung ist KI aber streng genommen nicht notwendig, weil die Daten bereits strukturiert vorliegen. Die XRechnung ist eine XML-Datei, deren Felder maschinell eindeutig auslesbar sind – dafür braucht man kein Sprachmell, sondern einen Parser«, erklärt Büscher. KI werde dort wertvoll, wo zusätzlich noch analoge oder nicht-normkonforme Belege verarbeitet werden müssen – also in der Übergangsphase bis 2028, in der Papier, PDF und eingescannte Dokumente parallel zu EN-16931-Rechnungen eingehen.