Interview mit Christian Brestrich zur E-Rechnungspflicht

Seit Jahren berät Christian Brestrich private und öffentliche Unternehmen bei E-Rechnungsprojekten. Im Interview berichtet der Geschäftsführer von B&L Management Consulting über seine Erfahrungen mit der Umsetzung der E-Rechnungspflicht und zeigt, welche Herausforderungen Unternehmen aktuell besonders beschäftigen.

Worin liegen nach den bisherigen Projekterfahrungen zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht die größten Stolperfallen in der Praxis?

Brestrich: Aktuelle Stolperfallen sind ein vielschichtiges Thema. Eine der größten Herausforderungen ist, dass insbesondere in größeren Unternehmen interne Prozesse und tatsächliche Anforderungen oft nicht vollständig bekannt oder dokumentiert sind. Hinzu kommt, dass Stammdaten häufig nicht die notwendige Qualität besitzen – beispielsweise fehlen E-Mail-Adressen von Kunden für den elektronischen Versand.

Auch die Spezifikationen selbst sind derzeit noch verbesserungswürdig. So sind nicht alle Pflichtangaben gemäß §14 UStG automatisch Pflichtfelder innerhalb der E-Rechnung, was zusätzlichen Prüfungsaufwand verursacht. Zudem werden identische Inhalte – etwa die Felder für die Angabe von Zahlungsbedingungen – je nach Format wie XRechnung oder ZUGFeRD unterschiedlich abgebildet, was Validierung und Verarbeitung zusätzlich erschwert.

ZUGFeRD ab Version 2.0 und XRechnung erfüllen die geforderte Kompatibilität mit der europäischen Norm EN 16931. Welches Format ist beliebter?

Brestrich: Wir beobachten, dass sich ZUGFeRD-Formate am Markt gegenüber der XRechnung durchsetzen. Allerdings enthalten viele Dokumente lediglich eine PDF mit beliebigem XML-Anhang und entsprechen nicht den tatsächlichen Anforderungen.

Sehen Sie hierfür eine Erklärung?

Brestrich: Eine der wichtigsten Erkenntnisse ist, dass derzeit weniger die Technik selbst das Problem ist, sondern vielmehr »blinder Aktionismus«. Durch viele Falschinformationen entsteht insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen erheblicher Druck. In der Praxis sehen wir deshalb zahlreiche vermeintliche E-Rechnungen, die technisch oder rechtlich nicht korrekt sind – etwa XML-Dateien, die aus Office-Programmen exportiert wurden, fehlende Pflichtfelder oder die Nutzung veralteter Formate wie ZUGFeRD 1.0.

Angenommen die technische Basis stimmt – gibt es dann auch Schwierigkeiten beim eigentlichen Handling?

Brestrich: Ein häufig unterschätztes Problem sind zahlungsbegründende Unterlagen. Erforderliche Nachweise oder Anlagen werden oft separat als zusätzliche PDF verschickt, statt rechtskonform per Base64-Codierung in die XML eingebettet zu werden. Dadurch können Informationen, die für die Nachvollziehbarkeit oder Prüfung der Rechnung erforderlich sind, technisch vom eigentlichen Rechnungsdatensatz getrennt werden.

„Eine erfolgreiche technische Validierung bedeutet nicht automatisch, dass eine Rechnung auch steuerrechtlich vollständig konform ist – beispielsweise, weil Pflichtangaben nach §14 UStG fehlen.“

Rechnungen können inhaltlich und vom Umfang her sehr unterschiedlich ausfallen. Lassen sich diese verschiedenen Ausprägungen als E-Rechnung gleichermaßen gut abbilden?

Brestrich: Besonders komplex sind Anzahlungen und Schlussrechnungen. Die XRechnung ermöglicht zwar Referenzen auf einzelne Anzahlungsrechnungen über Rechnungsnummer und Datum. Eine saubere Darstellung bereits gezahlter Beträge und des noch offenen Restbetrags ist jedoch nur eingeschränkt möglich, da entsprechende Felder als Bruttosummenfelder ohne separaten Steuerausweis ausgelegt sind. Gerade bei unterschiedlichen Steuersätzen oder mehreren Anzahlungen führt das in der Praxis regelmäßig zu Unsicherheiten bei der korrekten Abbildung. Auch Baurechnungen bleiben herausfordernd, da etablierte Klärungs- und Kürzungsprozesse mit mehreren Beteiligten oder externen Prüfinstanzen nur schwer in standardisierte E-Rechnungsprozesse überführt werden können.

Gibt es Schwierigkeiten, die sich aufgrund der eingesetzten Systeme ergeben?

Brestrich: Häufig unterstützen bestehende Buchhaltungs- oder Fakturierungslösungen nicht alle erforderlichen Felder oder ermöglichen keine ausreichende Validierung eingehender E-Rechnungen. Zudem zeigt die Praxis, dass eine erfolgreiche technische Validierung nicht automatisch bedeutet, dass eine Rechnung auch steuerrechtlich vollständig konform ist – beispielsweise, weil Pflichtangaben nach §14 UStG fehlen.

In E-Rechnungsprojekten kommen häufig KI-basierte Lösungen zum Einsatz. Wie gut erfüllen diese die Anforderungen gemäß EN 16931?

Brestrich: Das Thema betrifft in der Praxis vor allem den Rechnungseingang. Für die Verarbeitung strukturierter E-Rechnungen ist KI häufig gar nicht notwendig, da durch feste Spezifikationen wie EN 16931 bekannt ist, welche Informationen an welcher Stelle vorhanden sein müssen. KI wird eher bei komplexeren Sachverhalten relevant, etwa wenn Anzahlungen einer Schlussrechnung zugeordnet oder inhaltliche Zusammenhänge geprüft werden müssen. Auch bei Kontierungs- und Buchungsvorschlägen kann KI sinnvoll unterstützen. Ihr Mehrwert liegt daher weniger in der eigentlichen Verarbeitung strukturierter E-Rechnungen, sondern stärker in der nachgelagerten Bearbeitung, Prüfung und Buchung.

Zunehmend bieten Portale ihre Unterstützung bei der E-Rechnungsverarbeitung an. Auf welche Punkte sollten Unternehmen bei deren Einsatz achten?

Brestrich: Unternehmen sollten vor allem darauf achten, ob ein Portal die tatsächlich benötigten Formate und Übertragungswege unterstützt – nicht nur heute, sondern auch im Hinblick auf zukünftige nationale und europäische Anforderungen. Wichtig sind außerdem Datensicherheit, vorhandene Schnittstellen zum eigenen ERP-, Buchhaltungs- oder Fakturierungssystem sowie die Unterstützung von Validierungen nach den geltenden Standards. Ebenso entscheidend ist die Frage, ob das Portal lediglich den Versand ermöglicht oder auch Prozesse wie Empfang, Prüfung, Archivierung und internationale Anforderungen abdeckt.

„Strukturierte Rechnungsdaten ermöglichen eine stärkere Automatisierung – beispielsweise bei Verarbeitung, Prüfung oder Buchung. Gleichzeitig werden Fehler reduziert und Informationen schneller verfügbar.“

Welche Kriterien sind bei der Portal-Auswahl zu berücksichtigen?

Brestrich: Die wichtigste Frage ist zunächst, ob eine Portallösung überhaupt zum eigenen Unternehmen passt. Solche Lösungen sind häufig erst bei größeren Belegvolumina sinnvoll. Für viele Unternehmen – insbesondere mit überwiegend nationalem Geschäft – kann eine Softwarelösung zur Verarbeitung eingehender Rechnungen per E-Mail die praktikablere Wahl sein. Für Ausgangsrechnungen kann häufig die bereits vorhandene Fakturierungssoftware weiter genutzt werden – gegebenenfalls ergänzt um Funktionen, die notwendig sind, um die neuen rechtlichen Anforderungen an E-Rechnungen zu erfüllen. Unternehmen sollten deshalb zunächst ihre eigenen Prozesse betrachten: Welche Formate und Übertragungswege werden heute und zukünftig benötigt? Wie sieht die Lieferanten- und Kundenstruktur aus? Daraus ergeben sich die Anforderungen an Verarbeitung, Validierung und Archivierung eingehender Rechnungen oder an Erstellung, Versand und Archivierung ausgehender Rechnungen. Erst danach sollte die Auswahl einer konkreten Lösung erfolgen.

Die E-Rechnungspflicht gilt auch für Kleinbetriebe und Selbstständige, deren technischen und finanziellen Mittel in der Regel sehr beschränkt sind. Welche Lösungen empfehlen Sie hier?

Brestrich: Kleinbetriebe und Selbstständige sollten zunächst die bereits vorhandene Software betrachten – beispielsweise Buchhaltungs- oder Fakturierungssysteme wie DATEV, Sage oder Lexware. Viele dieser Programme bieten bereits Funktionen für E-Rechnungen oder erweitern ihre Lösungen entsprechend den neuen Anforderungen. Dadurch lassen sich gesetzliche Vorgaben häufig erfüllen, ohne zusätzliche Systeme einführen zu müssen.

Aus der E-Rechnungspflicht entsteht für Unternehmen ein nicht unerheblicher Aufwand. Ergeben sich zumindest auch einige Vorteile daraus?

Brestrich: Die Einhaltung der E-Rechnungspflicht sollte nicht nur als regulatorische Notwendigkeit betrachtet werden. Unternehmen schaffen damit die Grundlage für effizientere Prozesse, weniger manuelle Arbeitsschritte und eine bessere Datenqualität. Strukturierte Rechnungsdaten ermöglichen eine stärkere Automatisierung – beispielsweise bei Verarbeitung, Prüfung oder Buchung. Gleichzeitig werden Fehler reduziert und Informationen schneller verfügbar. Unternehmen, die sich frühzeitig mit den Anforderungen beschäftigen, können die Umstellung zudem nutzen, um bestehende Prozesse insgesamt zu modernisieren. Dabei darf aber nicht unterschätzt werden, dass die Umstellung zunächst auch Mehraufwand verursachen kann. Häufig müssen Stammdaten bereinigt, Prozesse angepasst oder fehlerhafte Belege analysiert werden.

Wo sehen Sie in den nächsten Monaten den größten Handlungsbedarf bei Unternehmen hinsichtlich der E-Rechnungsthemen?

Brestrich: Der größte Handlungsbedarf liegt aus meiner Sicht zunächst darin, Transparenz über die eigenen Prozesse zu schaffen. Viele Unternehmen wissen noch nicht genau, wie Rechnungen heute empfangen, verarbeitet oder versendet werden und welche Anforderungen sich daraus ergeben. Darauf aufbauend sollten bestehende Systeme, Stammdaten und Prozesse überprüft werden. Gerade die Qualität von Stammdaten wird häufig unterschätzt, ist aber entscheidend für funktionierende E-Rechnungsprozesse. Zudem sollten Unternehmen frühzeitig prüfen, ob ihre aktuelle Software die Anforderungen bereits erfüllt oder Anpassungen notwendig sind.

Unternehmen sollten dabei insbesondere nicht vergessen, dass die E-Rechnungspflicht perspektivisch auch mit Sanktionen verbunden ist. Sobald die Verpflichtung für das eigene Unternehmen gilt, berechtigen Rechnungen in Papierform oder als PDF (sogenannte »sonstige Rechnungen«) nicht mehr zum Vorsteuerabzug, wenn eine ordnungsgemäße E-Rechnung erforderlich gewesen wäre.

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