Pflicht mit Potenzial: Die E-Rechnung verändert ProzesseAdvertorial
Die E-Rechnung ist in Deutschland seit Januar 2025 Pflicht. Unternehmen müssen reagieren. Doch hinter der Verpflichtung stecken auch Chancen: mehr Effizienz, transparente Strukturen und Zukunftsfähigkeit im Rechnungswesen.
von Slavena Hristova, Director of Product Marketing, ABBYY
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E-Rechnungen bieten viel Einsparpotenzial (Bild: Abbyy)
E-Rechnungspflicht in Deutschland
Inhalt dieses Artikels
Die Rechnung als zentrales Element kaufmännischer Prozesse ist im Umbruch. Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine weitreichende Verpflichtung: Rechnungen zwischen Unternehmen müssen elektronisch übermittelt und verarbeitet werden. Die sogenannte E-Rechnung ist damit zur neuen Norm im B2B-Bereich geworden. Was auf den ersten Blick wie eine weitere regulatorische Auflage wirkt, ist bei genauerem Hinsehen ein Beschleuniger für die digitale Transformation. Unternehmen stehen nun vor der Aufgabe, ihre Prozesse zukunftsfähig, gesetzeskonform und effizient umzubauen.
Was ist eine E-Rechnung eigentlich?
Eine E-Rechnung ist kein digitales Abbild einer Papierrechnung, etwa als PDF. Sie ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Dokument, das ohne Medienbruch automatisch verarbeitet werden kann. Damit erfüllt sie die gesetzlichen Vorgaben an semantische Formate, etwa XRechnung oder – bei EU-weiter Verwendung – das Format EN 16931. Die Anforderungen umfassen unter anderem vollständige Angaben zu Rechnungssteller und -empfänger, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Leistungsdatum, Steuersätze und den Gesamtbetrag. Diese Daten müssen in einer Weise kodiert sein, dass sie von IT-Systemen zuverlässig und standardisiert verarbeitet werden können. Nur so kann eine medienbruchfreie Weiterverarbeitung stattfinden.
Warum E-Rechnung – und warum jetzt?
Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland ist Teil der nationalen Digitalisierungsstrategie. Sie dient gleichzeitig der Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug. Nach Schätzungen der EU-Kommission entgehen den Staaten jährlich über 130 Milliarden Euro durch Steuerlücken. Die elektronische Rechnung schafft eine Grundlage für schnellere, transparentere und besser kontrollierbare Prozesse. In vielen Ländern Europas und weltweit ist sie längst verpflichtend, beispielsweise in Italien, Frankreich, Mexiko oder Brasilien. Deutschland hat mit etwas Verzögerung nachgezogen, nun aber klare gesetzliche Rahmenbedingungen gesetzt.
Wer ist betroffen und welche Fristen gelten?
Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland läuft gestaffelt ab. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Ab 2026 wird auch das Erstellen und Versenden verpflichtend. Die Übergangsfristen variieren je nach Unternehmensgröße und Umsatz. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen erhalten dadurch mehr Zeit zur Umstellung. Die Pflicht gilt unabhängig von Branche, Größe oder Rechtsform. Wichtig ist: Die E-Rechnungspflicht bezieht sich aktuell nur auf B2B-Geschäfte innerhalb Deutschlands. Für grenzüberschreitende Transaktionen gelten zum Teil andere Formate und Fristen.
E-Rechnung in der Praxis: Was Unternehmen wissen müssen
Die Umsetzung der E-Rechnung ist kein reines IT-Projekt, sondern eine strategische Aufgabe. Ein zentrales Problem vieler Unternehmen ist die uneinheitliche Datenhaltung sowie die Vielzahl an verschiedenen Dokumentenformaten und Schnittstellen. Prozesse müssen analysiert, Systeme angepasst und Mitarbeitende geschult werden. Es braucht Lösungen, die nicht nur das Format erzeugen, sondern auch nahtlos in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme integriert sind. Besonders wichtig ist ein rechtzeitiger Projektstart, denn die Umstellung braucht technischen und organisatorischen Vorlauf.
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Datenfluss mit E-Invoicing (Bild: Abbyy)
Formate und Vorgaben: So sieht die E-Rechnung aus
In Deutschland ist das Format XRechnung vorgeschrieben. Es basiert auf dem europäischen Standard EN 16931 und stellt sicher, dass alle relevanten Rechnungsdaten strukturiert vorliegen. Im internationalen Kontext sind weitere Formate wie ZUGFeRD, FatturaPA oder CFDI verbreitet. Entscheidend ist, dass E-Rechnungen ohne manuelle Eingriffe maschinell erstellt, übermittelt, gelesen und archiviert werden können. Unternehmen mit internationalen Geschäftsbeziehungen benötigen Systeme, die verschiedene Formate flexibel verarbeiten und sich schnell an wechselnde regulatorische Rahmenbedingungen anpassen lassen.
Erstellung, Verarbeitung, Archivierung: ein neuer Rechnungsworkflow
Die E-Rechnung wird direkt im ERP-System erzeugt. Anschließend wird sie strukturiert formatiert und über elektronische Kanäle wie Peppol übermittelt. Im Zielsystem erfolgt dann die automatisierte Verarbeitung. Danach wird die E-Rechnung archiviert – nach den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Dabei muss sichergestellt sein, dass die Rechnungen vollständig, unveränderbar und jederzeit maschinell auswertbar gespeichert sind. Dieser durchgängig digitale Workflow reduziert nicht nur manuelle Tätigkeiten. Er verbessert auch die Datenqualität erheblich.
Wie ABBYY Unternehmen unterstützt
ABBYY begleitet Unternehmen weltweit bei der Einführung der E-Rechnung mit KI-basierten Lösungen zur Dokumentenverarbeitung. Mit ABBYY Vantage lassen sich Rechnungen unabhängig vom Format automatisch erfassen, klassifizieren und auslesen. Die relevanten Informationen werden validiert und den nachgelagerten Systemen standardisiert bereitgestellt. Die Plattform kann sowohl mit strukturierten als auch mit unstrukturierten Formaten umgehen. Sie unterstützt verschiedene Sprachen und lässt sich flexibel in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme integrieren.
Unternehmen profitieren dadurch nicht nur von erhöhter Effizienz, sondern auch von einer reibungslosen Compliance gegenüber regulatorischen Vorgaben. Zugleich sind sie bestens auf eine Übergangsphase vorbereitet, in der elektronische Rechnungen noch parallel zu Papier- oder PDF-Formaten verarbeitet werden müssen. Diese hybride Realität lässt sich nahtlos in einheitliche Prozesse überführen.
»Die Herausforderung liegt nicht in der Erstellung der E-Rechnung, sondern in ihrer vollständigen Integration in alle Geschäftsprozesse – von der Eingangsverarbeitung bis zur Buchung. Genau an diesem Punkt setzt ABBYY Vantage an«, sagt Christian Marquardt, Regional Sales Director DACH bei ABBYY.
Die E-Rechnung als Türöffner
Die E-Rechnung ist mehr als ein neues Format. Sie verändert, wie Unternehmen arbeiten. Wer die Umstellung nicht nur als gesetzliche Pflicht betrachtet, sondern als Chance begreift, verbessert seine Prozesse nachhaltig. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Systeme zu prüfen, Datenflüsse zu optimieren und passende Lösungen zu etablieren. Gut vorbereitete Unternehmen sparen nicht nur Zeit und Geld. Sie verschaffen sich auch einen klaren Vorsprung bei der Digitalisierung ihrer Finanzprozesse.
Über ABBYY
ABBYY ist ein weltweit führender Anbieter von Lösungen für intelligente Dokumentenverarbeitung. Mithilfe KI-gestützter Technologien unterstützt ABBYY Unternehmen dabei, Informationen aus Rechnungen, Verträgen und Formularen automatisiert zu erfassen, zu analysieren und effizient weiterzuverarbeiten. Die Plattformen von ABBYY lassen sich flexibel in bestehende Systemlandschaften integrieren. So entstehen durchgängige, digitale Workflows, die Genauigkeit, Geschwindigkeit und Transparenz im gesamten Dokumentenprozess verbessern.
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About the Author: Annette Stadler
