E-Rechnungen mit ecoDMS effizient verarbeiten

Advertorial

Bereits beim Eingang der E-Rechnungen übernimmt ecoDMS die Qualitätskontrolle. Anhand hinterlegter Plausibilitätsregeln prüft die Lösung, ob

• das Format korrekt ist,
• alle steuerlich erforderlichen Angaben enthalten sind und
• bei ZUGFeRD-Rechnungen der XML-Datensatz mit der PDF-Datei übereinstimmt.

Das Ergebnis wird als übersichtliche PDF-Datei ausgegeben, in der Mitarbeiter auf einen Blick erkennen, ob die E-Rechnungen allen Anforderungen entsprechen. Dazu werden diese nach dem Ampelprinzip mit den Farben Grün (»alles in Ordnung«), Gelb (»manuell prüfen«) oder Rot (»nicht akzeptieren«) gekennzeichnet.

Von strukturierten E-Rechnungsdaten ganzheitlich profitieren

Bei der weiteren Verarbeitung der E-Rechnungen geht es vor allem darum, das Potenzial der enthaltenen strukturierten Daten voll auszuschöpfen. Dazu ist ecoDMS mit raffinierten Funktionen ausgestattet, wie dem gezielten Mapping von Datenfeldern. So kann beispielsweise der Wert im Feld »Lieferantenname« einer E-Rechnung automatisch in das Feld »Kreditor« in ecoDMS übertragen und dort wie gewohnt verarbeitet werden. Doch damit nicht genug: Anwender können sogar ein ecoDMS-Feld automatisch mit Inhalten aus verschiedenen Quellen befüllen. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn es gilt, verteilte Informationen zusammenzufassen. So können Unternehmen zum Beispiel Angaben aus der Bestellung und der Rechnung sowie die Kostenstelle in nur einem Feld kombiniert ablegen und damit die Bearbeitung beschleunigen.

Darüber hinaus klassifiziert der Vorlagen Designer eingehende Dokumente – darunter natürlich auch E-Rechnungen – und legt sie nach definierten Regeln strukturiert in ecoDMS ab. Über komfortable Suchfilter können sich Mitarbeiter die Rechnungen gezielt nach unterschiedlichen Kriterien wie »Status« oder »Lieferantenname« anzeigen lassen. Zudem stellt ecoDMS dank moderner Technologien sicher, dass alle Rechnungen revisionssicher archiviert und vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind. Indem die Lösung gewährleistet, dass alle Dokumente in ihrer originalen Form aufbewahrt werden, erfüllt sie unter anderem die Anforderungen der GoBD.

Inhaltliche Rechnungsprüfung beschleunigen

Neben der formalen Prüfung müssen Unternehmen auch sicherstellen, dass Rechnungen in Bezug auf die bestellte Ware, die gelieferte Menge und die vereinbarten Preise korrekt sind. Im Sinne der Effizienz empfiehlt es sich zunächst, neben den Rechnungen auch Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine zentral in ecoDMS abzulegen. Sollten diese noch in Papierform vorliegen, können sie über die integrierte Scanner-Schnittstelle bequem digitalisiert und in ecoDMS übernommen werden. Alle an der inhaltlichen Prüfung beteiligten Mitarbeiter können so parallel auf die Dokumente zugreifen.

Anschließend gilt es, den bisherigen analogen Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung digital abzubilden. Davor schrecken Unternehmen oft zurück, weil sie einen hohen Programmieraufwand befürchten. Dieser entfällt indes mit dem WORKZ Add-on für ecoDMS, denn damit lassen sich Abläufe ganz einfach per Drag-and-drop grafisch definieren. Dadurch wird der gesamte Prozess der Rechnungsprüfung und -freigabe beschleunigt. Über Schnittstellen können die freigegebenen Rechnungen inklusive aller relevanten Daten aus ecoDMS an verschiedene Buchhaltungslösungen übergeben werden. Alternativ haben Anwender die Möglichkeit, die Originale der archivierten E-Rechnungen aus ecoDMS über ein Kontextmenü einzeln oder gesammelt in eine ZIP-Datei zu exportieren und etwa an den Steuerberater weiterzuleiten.

Die E-Rechnungspflicht als Chance nutzen

Mit dem Einsatz eines DMS können Unternehmen Rechnungen schneller verarbeiten, indem sie die gesamte Prozesskette – vom Rechnungseingang über die Prüfung und Zahlung bis hin zur Archivierung – digitalisieren. Die Betriebe profitieren von einer Entlastung ihrer Mitarbeiter, optimierten Prozessen, sinkenden Fehlerquoten und mehr Transparenz.

Die Einführung eines DMS beschränkt sich jedoch nicht nur auf den Rechnungseingang: Auch viele weitere Unternehmensprozesse lassen sich damit effizient digitalisieren und automatisieren. Daher bietet die E-Rechnungspflicht einen idealen Anlass, ein leistungsfähiges DMS umzusetzen. Mit ecoDMS können Unternehmen das Potenzial der Digitalisierung komplett ausschöpfen und so ihre Effizienz steigern. Dabei sorgt das günstige Lizenzmodell in Kombination mit hoher Benutzerfreundlichkeit und umfangreichen Funktionen für einen schnellen ROI und macht den Umstieg besonders wirtschaftlich.

Mehr Informationen zu den Produkten von ecoDMS und zum Thema E-Rechnung finden Sie unter www.ecoDMS.de