E-Rechnung, Phase 2: Wenn der Versand zur Pflicht wird

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Neue Anforderungen aus weiteren Fristen

Rückblick: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Viele IT-Verantwortliche haben genau das zusammen mit der Finanzabteilung umgesetzt: Systeme eingerichtet, Prozesse angepasst, Mitarbeitende geschult. Die erste Etappe der deutschen E-Rechnungspflicht ist für die meisten Unternehmen bewältigt.

Doch die nächsten Fristen stehen schon fest: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro auch E-Rechnungen versenden – in einem normierten, strukturierten Format. Ein Jahr später, ab 2028, gilt diese Pflicht für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich, unabhängig von der Umsatzgröße.

Der Unterschied zur ersten Phase ist erheblich. Den Empfang einzurichten hieß, ein Eingangstor für strukturierte Daten zu öffnen. Den Versand zu implementieren bedeutet, den gesamten Rechnungsprozess digital durchzudenken: Datenquellen im ERP-System, Formatkonvertierung, Validierung, Übertragungsweg, Archivierung. Wer das jetzt angeht, hat Zeit zum Gestalten. Wer wartet, reproduziert 2027 die selbe Hektik wie beim ersten Schritt.

Die gute Nachricht: Mit »nscale IM« und »nscale eHub« von Ceyoniq Technology existiert bereits eine Plattform, die beide Seiten des Rechnungskreislaufs – Eingang und Ausgang – prozesssicher und formatübergreifend abdeckt.

Der Rechnungseingang: Was hinter der Automatisierung steckt

Ein strukturiertes E-Rechnungsformat – ob XRechnung oder ZUGFeRD – enthält maschinenlesbare Daten, die automatisiert ausgelesen und weiterverarbeitet werden können. Obwohl der Weg von der eingehenden Datei bis zur gebuchten und archivierten Rechnung komplex erscheint, bildet nscale IM diesen Weg vollständig ab.

Eingehende Rechnungen werden über verschiedene Kanäle empfangen: per E-Mail, über das Peppol-Netzwerk oder ein Rechnungsportal. Das jeweilige Format wird validiert, prüft die Einhaltung der Businessregeln gemäß EN 16931 und erstellt bei rein XML-basierten Formaten wie der XRechnung automatisch einen Sichtbeleg für die menschliche Prüfung.

Im nächsten Schritt werden die strukturierten Rechnungsdaten automatisch gegen Bestell- und Wareneingangsdaten abgeglichen. Stimmen die Werte überein, kann die Rechnung freigegeben und in das ERP-System sowie die Finanzbuchhaltung übertragen werden. Bei Abweichungen oder definierten Klärungsfällen werden Mitarbeitende eingebunden mit direktem Zugriff auf alle relevanten Belege in einer Ansicht. Die KI-gestützte Anomalie-Erkennung und die Autokontierung reduzieren den manuellen Aufwand.

Die GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung der Rechnung im Originalformat – also als XML, als hybrides PDF/XML oder in einem anderen strukturierten Format – erfolgt ebenfalls automatisch im ECM-System. Die Aufbewahrungsfrist beträgt seit dem Wachstumschancengesetz 2024 acht Jahre.

Der Rechnungsausgang: Wo noch Nachholbedarf besteht

Auf der Ausgangsseite ist die Ausgangslage eine andere. Hier liegen die Rechnungsdaten in der Regel im ERP-System als strukturierte Datensätze vor, die dann wie bisher gewohnt als PDF oder in ausgedruckter Form versandt wurden. Gegebenenfalls kommen auch Datenformate wie iDoc oder CSV-Exporte vor. Diese Daten müssen in das Format konvertiert werden, das der Empfänger verarbeiten kann und das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Genau hier setzt nscale eHub an. Die eigenständige E-Rechnungsplattform übernimmt die Konvertierung vorhandener Rechnungsdaten in alle gängigen nationalen und internationalen Formate: XRechnung und ZUGFeRD für den deutschen Markt, Factur-X für Frankreich, FatturaPA für Italien, FA2 für Polen – und weitere. Die Konvertierung erfolgt automatisiert, Fehler werden erkannt und gemeldet, bevor eine Rechnung den Weg in das Übertragungsnetzwerk nimmt.

Für die Übermittlung stehen mehrere Kanäle bereit. Der Versand per E-Mail ist weiterhin möglich, unterliegt aber seit einem Urteil des Schleswig-Holsteinischen Oberlandesgerichts (Urteil vom 18.12.2024, Az.: 12 U 9/24) wachsenden rechtlichen Risiken aufgrund der Manipulierbarkeit und fehlenden Zustellsicherheit. Sicherer und zukunftsfähiger ist die Übertragung über das Peppol-Netzwerk. nscale eHub ist über einen zertifizierten Partner-Access-Point an Peppol angebunden und ermöglicht damit sowohl den nationalen B2B-Austausch als auch B2G-Transaktionen mit öffentlichen Auftraggebern sowie grenzüberschreitende EU-Rechnungen. Zusätzlich werden nationale Rechnungsplattformen anderer EU-Mitgliedsstaaten unterstützt.

Ein Prozess, eine Plattform

Viele Lösungen greifen zu kurz, da diese nur den Versand oder den Eingang betrachten. Der entscheidende Vorteil des integrierten Ansatzes liegt in der Durchgängigkeit. Wenn Rechnungseingang und -ausgang über dieselbe Plattform laufen – nscale eHub für den Empfang und Versand und nscale IM als Prozesslösung für die automatisierte Rechnungseingangsprüfung – entfallen Systembrüche, redundante Datenhaltung und aufwendige Schnittstellenpflege.

Für IT-Verantwortliche bedeutet das: eine einzige Plattform, die alle Rechnungsformate, alle Transportwege und alle Prozessschritte abdeckt und sich über standardisierte Schnittstellen nahtlos in bestehende ERP-, FiBu- und weitere Drittsysteme integriert. Für das Rechnungswesen bedeutet es: vollständige Transparenz über jeden Rechnungsvorgang, lückenloser Prüfpfad und deutlich reduzierter Klärungsaufwand. Für die Compliance: GoBD- und EN-16931-Konformität auch bei wachsender Format- und Kanalvielfalt.

Wohin die Reise geht: ViDA und das digitale Meldesystem

Der Blick nach vorn zeigt, dass 2027 und 2028 keine Endpunkte sind. Die EU-Kommission verfolgt mit der ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) das Ziel, ab 2030 transaktionsbasierte Umsatzsteuermeldungen in Echtzeit einzuführen – für grenzüberschreitende und perspektivisch auch für innerstaatliche B2B-Umsätze. Die E-Rechnung ist dabei kein Selbstzweck, sondern die Datenbasis, aus der das zukünftige digitale Meldesystem schöpft.

Die Zeitfenster bis 2027 und 2028 erscheinen kurz, doch wer die Implementierung strukturierter E-Rechnungsprozesse jetzt angeht, kann Systeme in Ruhe testen, Mitarbeitende schulen und Prozesse schrittweise optimieren. Unternehmen, die jetzt strukturierte Rechnungsprozesse aufbauen, legen damit nicht nur die Grundlage für 2027, sondern schaffen die Infrastruktur für ein Finanzwesen, das mit den regulatorischen Anforderungen der nächsten Dekade mitwächst – ohne jedes Mal neu implementieren zu müssen.