Gartner-Quadrant zu Dokumentenmanagement

Sinn und Zweck von DMS

Gartner definiert Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) als die Werkzeuge, um Dokumente und Informationen zu erfassen, zu speichern, zu verarbeiten und zu liefern. Das Marktforschungsunternehmen schätzt, dass 70 bis 90 Prozent der Unternehmensdaten unstrukturiert sind. Dies stelle eine erhebliche Herausforderung für Organisationen dar, die ihr Potenzial mithilfe von KI entfalten und gleichzeitig die Risiken schlechter Informationsverwaltung mindern müssen. Daher sind Dokumentenmanagement-Plattformen für Anwendungen entscheidend, die KI-fähige, unstrukturierte Daten erfordern.

Dokumentenmanagement-Plattformen bedienen eine Vielzahl kollaborativer und operativer Anwendungsfälle, die den digitalen Arbeitsplatz und Teamarbeit an gemeinsamen Inhalten ermöglichen. Außerdem bieten sie Wissensmanagement, inhaltszentrierte Prozesse, Inhaltsdienste für Unternehmensanwendungen und Informationsverwaltung. Im Quadranten der Herausforderer befinden sich neben Google die beiden deutschen Softwarehersteller DocuWare und d.velop.

Universallösung von Docuware

In Europa und Nordamerika betreut Docuware 21.000 hauptsächlich mittelständische Kunden. Diese haben eine starke Präsenz in der Fertigung, professionellen Dienstleistungen, Bauwesen, Großhandel und Immobilien. Die gleichnamige Lösung »Docuware« steht schon viele Jahre als Software as a Service (SaaS-) Lösung mit transparentem Preismodell und wenig Implementierungsaufwand zur Verfügung. Daneben ist sie auch als On-Premises-Lösung und hybrid anwendbar. Docuware ist eine Universallösung mit geringer Branchenausrichtung.

Jüngste Verbesserungen umfassen eine browser-native Benutzeroberfläche, Integration mit E-Rechnungsanbietern, Workflow-Analysen über Drittanbieter-Tools und KI-gesteuerte Dokumentenverarbeitung. Die Roadmap von Docuware konzentriert sich auf die Modernisierung seines Web-Clients, die Ausweitung der Compliance für europäische Märkte sowie die Einführung von KI-Assistenten und einem einheitlichen Integrations-Framework.

d.velop mit deutlicher Branchenausrichtung

Anders als Docuware investiert d.velop stark in branchenspezifische Lösungen und organisiert sein Geschäft in vertikal fokussierte Einheiten. Davon profitieren besonders Kunden im öffentlichen Sektor, Gesundheitswesen, Krankenversicherung, Sozialwesen und Banken. Das Unternehmen aus Gescher betreut 15.500 Kunden, hauptsächlich kleine und mittelständische Betrieb sowie einige große Unternehmen in verschiedenen Branchen.

Die jüngsten Verbesserungen von d.velop umfassen KI-Assistenten für »d.velop Process Studio«, eine auf Retrieval-Augmented Generation (RAG)-basierte Suchpipeline, Kubernetes-basierte Cross-Cloud-Bereitstellung, gemeinsame Projekträume für externe Zusammenarbeit und erweiterte SAP-Unterstützung in allen S/4HANA-Deployment-Modellen. Die Roadmap konzentriert sich auf eine Kontrollebene für menschliche und KI-gesteuerte Arbeit, zentralisiertes Sicherheits- und Compliance-Management, eIDAS-orientierte Vertrauensdienste, KI-basierte Vertragsrisikobewertung und Wiki-ähnliche Arbeitsbereiche.

Kunden haben die Möglichkeit, einen Cloud-Tenant per Selfservice in Betrieb zu nehmen. Außerdem können Systempartner und Entwickler ergänzende Prozesse und Apps unabhängig erstellen. Gartner weist darauf hin, dass Unternehmenseinsätze oft komplexeren Anforderungen unterliegen, die die Expertise von d.velop für Konfiguration und Anpassung erfordert. Jedoch stimme der Projekt-Support noch nicht vollständig mit den Self-Service-Trends überein.

OpenText mit Unterschieden bei SaaS und On-Premise

Der international stark vertretene Anbieter OpenText wird mit den Produkten zu »Core Content Management« und »Content Management« in diesem Quadranten als Visionär eingestuft. Gartner geht von über 12.000 Kunden aus – hauptsächlich große Unternehmen aus den Bereichen Ingenieurwesen, Regierung, Versicherungen, Fertigung und Life Sciences.

Jüngste Verbesserungen umfassen vereinfachtes Selbstbedienungs-Onboarding, erweiterte KI-Fähigkeiten über mehrere Einsatzmodelle hinweg, verbesserte Integrationen mit M365, SAP und Workday und eine überarbeitete Benutzeroberfläche. Der Fahrplan des Unternehmens legt Wert auf Cloud-Migration, Workflow-Automatisierung mit agentischer KI, tiefere Anwendungsintegrationen und laufende Investitionen in Sicherheit und Compliance für regulierte Branchen.

Nach der Einschätzung Gartners entspricht das neuere Core Content Management SaaS-Produkt den modernen Vorlieben für Self-Service-SaaS. Jedoch bleibe es weniger verbreitet als etablierte SaaS-Konkurrenzplattformen. Das Content-Management-Produkt von Opentext basiert wiederum auf vendor-managed Service Delivery-Modellen, die von aktuellen Bereitstellungstrends abweichen.

Zudem stellt das Marktforschungsunternehmen fest, dass Core Content Management weniger funktional ist als das klassische Content-Management-Angebot. Kunden sollten die Unterschiede in den Fähigkeiten sorgfältig prüfen, bevor sie davon ausgehen, dass beide Produkte ähnliche Geschäftsbedürfnisse erfüllen können.

Gutes Großkundenangebot von Hyland

Den US-Konkurrenten Hyland ordnet Gartner in den beliebtesten Quadranten als Marktführer ein. Seine Produkte »Alfresco« und »OnBase« sind unabhängig voneinander und als Teil der »Content Innovation Cloud Suite« verfügbar. Die etwa 15.000 Kunden bestehen hauptsächlich aus großen Unternehmen im Gesundheits-, Versicherungs- und Bankwesen sowie im öffentlichen Sektor. Weniger angesprochen werden kleine und mittelständische Organisationen, die ein optimiertes, selbstbedientes Onboarding anstreben.

Aktuelle Updates umfassen ein neues Inhaltsarchiv, Cloud-Föderation für OnBase, Alfresco, »Nuxeo« und »Microsoft SharePoint« sowie KI-gesteuerte Wissensentdeckung, Automatisierung und Dokumentenklassifikation. Hylands Roadmap umfasst Wissensdiagramme, KI-Agenten für Workflow-Automatisierung und erweiterte Content Innovation Cloud Föderationsdienste.

»Alfresco zeigt robuste Funktionalitäten in den Bereichen fortschrittliche Inhaltsspeicherung, Informationsverwaltung, KI-gestützte Dienste, Föderation und Automatisierung und eignet sich damit für Organisationen mit komplexen Anforderungen an das Dokumentenmanagement«, hebt Gartner hervor. Es sei der einzige Anbieter in dieser Marktbetrachtung, der eine Open-Source-Dokumentenverwaltungsplattform anbietet.

Zudem lobt Gartner Hylands strategischen Fokus auf die semantische Schicht und agentische Automatisierung in der Content Innovation Cloud. Sie sei gut auf aufkommende Markttrends und die Nachfrage der Käufer nach integrierten Plattformen zur Unterstützung von KI-Assistenten und Agenten abgestimmt.

Jedoch berichten Kunden, dass die Preisgestaltung von Alfresco und OnBase komplex ist, was die Beschaffung und langfristige Planung erschweren kann. Potenzielle Kunden sollten gründliche Bedarfsanalysen durchführen und verhandeln, um vorhersehbare Geschäftsbedingungen für die Laufzeit ihres Vertrags zu sichern.

Doxis strebt nach internationaler Bekanntheit

Doxis – ehemals SER Group – zählt wie Hyland neben Microsoft, Box, Dropbox, Laserfiche und M-Files zu den Marktführern in diesem magischen Quadranten. Die Aktivitäten von Doxis konzentrieren sich auf Europa und Nordamerika und bedienen etwa 3.600 mittlere und große Kunden in den Bereichen Bankwesen, Versicherung, Fertigung, Logistik und Gesundheitswesen.

Jüngste Investitionen umfassen intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP), aktualisierte Anwendungspakete und die Cloud-Verwaltung. Außerdem gibt es eine erweiterte semantische Suche und KI-Assistenten-Funktionen sowie eine vertiefte Integration mit SAP SuccessFactors, Salesforce und ServiceNow.

Laut Gartner werden die branchenspezifischen Lösungen von Doxis von fast der Hälfte der Kundenbasis übernommen. In den Bereichen Bankwesen, Versicherungen, Fertigung, Logistik und Gesundheitswesen gibt es eine besonders hohe Akzeptanz, was den Erfolg bei der Deckung vertikaler Anforderungen widerspiegelt.

Doch trotz des Rebrandings im Januar 2026 hat Doxis außerhalb seines Kernmarktes in Deutschland weiterhin begrenzte Markenbekanntheit. Einschränkungen gibt es auch bei der SaaS-Bereitstellung: Die Kunden- und Lieferanten-Managed-Servicemodelle sind nicht vollständig mit den vorherrschenden Trends zur Self-Service-SaaS-Implementierung übereinstimmend. Sie erfüllen möglicherweise nicht die Bedürfnisse von Organisationen, die eine effizientere Cloud-Einführung anstreben.

Magic Quadrant zum Download

Die gesamte Marktbetrachtung von Gartner kann beispielsweise über bestimmte Webseiten von Docuware und Doxis heruntergeladen werden. Neben den bereits genannten Unternehmen sind hier auch noch Dropbox, IBM, Newgen, Objective, Intalio und Zoho als Nischenanbieter aufgeführt. Abgesehen von den Einschätzungen zu den einzelnen Anbietern enthält der Bericht auch allgemeine interessante Informationen. So wird das Marktvolumen für Dokumentenmanagement-Plattformen 2025 auf 18,9 Milliarden US-Dollar taxiert. Gartner geht bis 2028 von einem voraussichtlichen Wachstum auf 26 Milliarden US-Dollar aus, was einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 7,5 Prozent entspricht.