ECM/ERP: Von der Archivierung zur Prozessintegration

Archivierung rückt in den Hintergrund

Ursprünglich verfolgte eine Verbindung zwischen ERP- und ECM-Systemen hauptsächlich den Zweck, ERP-Daten zu archivieren. Dies war und ist aus mehreren Gründen wichtig. Im Vordergrund stehen vor allem gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Revisionssicherheit und die Entlastung der operativen ERP-Systeme. Die Verbindung zwischen ECM und ERP wird nun jedoch durch die zunehmende Digitalisierung von Geschäftsprozessen immer stärker erforderlich.

Thomas Heepe, Senior Alliances Marketing Manager bei OpenText (Bild: OpenText)

»Die Archivierung bleibt wichtig, ist aber nicht mehr der wichtigste geschäftliche Treiber. Unternehmen erwarten zunehmend, dass Inhalte aktiv in Geschäftsprozesse eingebunden werden, etwa bei der Automatisierung von Rechnungsprozessen, im Vertragsmanagement, beim Onboarding von Mitarbeitenden, in der Zusammenarbeit mit Lieferanten oder im Case Management«, bestätigt Thomas Heepe, Senior Alliances Marketing Manager bei OpenText. Laufen diese Prozesse digital sowie teil- und vollautomatisiert ab, sparen sich Unternehmen Zeit und Aufwand. Gleichzeitig erhöht sich die Transparenz und die Fehlerrate sinkt. Die meisten integrierten Prozessbeispiele gibt es in der Praxis bei der Rechnungsverarbeitung. Durch die Einführung eines digitalen Rechnungsworkflows auf Basis von nscale von Ceyoniq Technology und SAP sparen Mitarbeitende im Rechnungswesen bei der Neuen Westfälischen pro Monat einige Tage Zeit bei Prüfungs- und Freigabeprozessen ein.

E-Rechnungsprozess ist typischer ERP-ECM-Anwendungsfall

Generell läuft das ERP-ECM-Zusammenspiel folgendermaßen ab, wie Dr. Mathias Tondera, Principal Product Manager d.velop connect for SAP Solutions bei d.velop, erklärt: »Das ECM erkennt und extrahiert die Rechnungsdaten, gleicht sie mit Bestellungen und Wareneingängen aus dem ERP ab, steuert die Freigabe und übergibt die Rechnung zur Buchung ans ERP.« Die E-Rechnungspflicht im B2B-Umfeld, die seit Januar 2025 schrittweise in Deutschland eingeführt wird, trägt zu einer nochmals gesteigerten Nachfrage nach solchen Lösungen bei, was auch Tondera bestätigt: »Durch die E-Rechnungspflicht wird gewinnt dieser Prozess zusätzlich an Bedeutung, weil strukturierte Rechnungsdaten und Beleg zusammengeführt werden müssen.«

E-Rechnungsprozesse sind häufig erst der Anfang der Digitalisierung von Geschäftsabläufen. Fortgesetzt wird sie dann meist im gesamten Purchase-to-Pay-Prozess. So waren auch die Verantwortlichen bei der Neuen Westfälischen davon überzeugt, die wirklichen Vorteile eines digitalen Rechnungsworkflows erst im Zusammenspiel mit dem digitalen Einkaufsworkflow heben zu können. Durch diesen sind die Mitarbeitenden in der Lage, Online-Bestellungen, etwa von Büromaterialien über OCI-Kataloganbindungen der Lieferanten zu tätigen, woraufhin die Bestellung automatisiert im SAP-System hinterlegt wird. Sofern die Bestellung einen festgelegten Höchstbetrag nicht überschreitet, geht sie ohne weitere Prüfung durch die Einkaufsabteilung raus an den Lieferanten. Trifft die Lieferung ein, lässt sich dies einfach per Mausklick im System bestätigen und die folgende Rechnung wird später automatisiert der betreffenden Bestellung zugeordnet.

Um den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess geht es auch bei der Verbindung der Digitalisierungsplattform »ELO ECM Suite« mit dem ERP-System »Dynamics 365 Business Central« von Microsoft. Damit lassen sich laut ELO Digital Office Kostenvorteile von bis zu 80 Prozent und ein Automatisierungsgrad von rund 65 Prozent erzielen. Die Investitionsrendite liege bei sechs bis 18 Monaten und der Papierverbrauch sinke um 70 bis 85 Prozent. Wie diese Koppelung Schritt für Schritt funktioniert und welche konkreten Vorteile daraus entstehen zeigt dieser Beitrag.

Gesamten P2P-Prozess digitalisieren

Dass Unternehmen inzwischen erwarten, dass Informationen, Dokumente, Daten und Prozesse nahtlos zusammenarbeiten, berichtet Timo Backes, Head of Business Technology Center bei ELO Digital Office: » ECM wird zunehmend zur zentralen Informations- und Prozessplattform, die ERP-Systeme, Fachanwendungen und Benutzer miteinander verbindet.« Besonders sichtbar werde dies bei der Digitalisierung von End-to-End-Prozessen. Dokumente lösen automatisch Geschäftsprozesse aus oder begleiten diese über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg.

Timo Backes, Head of Business Technology Center, ELO Digital Office (Bild: ELO Digital Office)

Weitere Beispiele für Geschäftsprozesse, die sich mit ECM-ERP-Verbindungen realisieren lassen, sind neben Purchase-to-Pay Order-to-Cash und Vertragsmanagement mit Bezug zu Lieferanten- oder Kundenstammdaten. Zudem können weitere Business-Softwarelösungen mit ECM-Systemen verbunden werden: Digitale Personalakten im Zusammenspiel mit HR-Systemen wie SAP SuccessFactors sowie Kunden- und Projektakten, die automatisch angelegt werden, sobald im ERP oder CRM ein Geschäftsvorgang entsteht. »Das Muster ist immer gleich: Ein Ereignis im ERP stößt einen Dokumentenprozess an und umgekehrt. Das ECM wird vom Endlager zum aktiven Prozessbeteiligten«, schildert Tondera.

Konkret ausgetauschte Daten

Wie die Koppelung zwischen ECM- und ERP-Systemen erfolgt und diese dabei ist, sich gerade zu wandeln, legt dieser Beitrag dar. Welche Daten und Informationen zwischen ECM und ERP typischerweise ausgetauscht werden, erklärt Jens Büscher, CEO von Amagno: »In der Praxis sind es vor allem drei Dinge. Erstens: Stammdaten. Das ECM holt sich Lieferanten-, Kunden- oder Projektdaten aus dem ERP, damit Dokumente automatisch richtig zugeordnet werden. Zweitens: Metadaten und Buchungsinformationen, etwa Rechnungsnummer, Betrag oder Kostenstelle, die nach der Freigabe zurück ins ERP gehen. Drittens: der Zugriff auf Dokumente. Anwender sollen direkt aus ihrer gewohnten Oberfläche das passende Dokument finden.« Weiter erklärt Büscher, dass sich beim ECM-System »Amagno« eine Suche nach Dokumenten per Hotkey aus jeder Anwendung, zum Beispiel aus einem ERP oder CRM heraus, direkt starten lasse. Workflows laufen dabei meist im ECM, die Buchung im ERP.

Jens Büscher, CEO von Amagno (Bild: Amagno)

Das ECM kann »als Klebstoff zwischen den Anwendungen«, so Tondera, denn Geschäftsprozesse ziehen sich häufig über viele Abteilungen und Systeme. Beispielsweise arbeitet der Einkauf im ERP, der Vertrieb im CRM, die Fachabteilung in Microsoft 365. Dabei haben viele Beteiligte gar keinen Zugriff auf das jeweilige Spezialsystem. Das ECM sollte deshalb nicht nur ein Anhängsel des ERP sein, sondern als applikationsübergreifendes Informationsmanagement funktionieren: Dokumente und Akten werden systemübergreifend gebündelt, und Kolleginnen und Kollegen können zusammenarbeiten und Informationen teilen, auch wenn sie das ERP selbst nie öffnen.