ECM und ERP zukunftssicher verbinden

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Migrationen sind Stresstests für Integrationen

ECM und ERP sind in vielen Unternehmen eng miteinander verzahnt. Rechnungen werden im ERP automatisch erfasst, geprüft und freigegeben, Dokumente im ECM aufgerufen und archiviert und Geschäftsvorgänge vollständig dokumentiert. Was Mitarbeitende dabei nicht bemerken: Im Hintergrund greifen ERP, ECM, Archiv und weitere Fachanwendungen nahtlos ineinander.

Solange die Verbindungen funktionieren, nimmt sie kaum jemand wahr. Muss das ERP-System jedoch angepasst oder migriert werden, zeigt sich, wie wichtig eine belastbare Integrationsarchitektur ist. Die Migration auf SAP S/4HANA oder in die Cloud betrifft nicht nur Stammdaten, Transaktionen und Benutzeroberflächen – auch Dokumente, Aktenstrukturen und Archivzugriffe müssen zuverlässig in die neue Systemlandschaft überführt werden.

Für Unternehmen stellt sich dabei eine zentrale Frage: Muss mit dem ERP-Wechsel auch das gesamte ECM neu aufgesetzt werden?

Schnittstellen schaffen Planungssicherheit

Die Antwort hängt maßgeblich davon ab, wie eng die Systeme miteinander verbunden sind. Proprietäre Sonderlösungen und individuell programmierte Verknüpfungen können bei einer Migration erheblichen Anpassungsbedarf erzeugen. Standardisierte Schnittstellen schaffen dagegen eine klar definierte Verbindung zwischen den Anwendungen.

Ein Beispiel ist die SAP-ArchiveLink-Schnittstelle, die SAP-Anwendungsbelege mit externen, revisionssicheren Dokumentenarchiven verbindet. Die Zertifizierung wurde für nscale von Ceyoniq bis 2027 verlängert. Wird zum Beispiel eine Eingangsrechnung in SAP gebucht, kann der Beleg im nscale-Archiv abgelegt und mit dem SAP-Geschäftsvorgang verknüpft werden. Mitarbeitende öffnen ihn weiterhin direkt aus SAP – unabhängig davon, wo das Archiv betrieben wird. Auch die Unterstützung der CMIS-Schnittstelle ermöglicht eine standardisierte Anbindung über Herstellergrenzen hinweg. Für Unternehmen bedeutet das: Das ECM bleibt über etablierte Integrationswege mit dem ERP verbunden, während sich der technologische Unterbau auf SAP-Seite weiterentwickelt.

Diese Entkopplung reduziert die Auswirkungen einer ERP-Migration: Dokumente, Metadaten und Archivbestände müssen nicht zwangsläufig neu organisiert werden, nur weil sich das ERP-System verändert. Anpassungen konzentrieren sich auf die tatsächlich betroffenen Integrationspunkte.

Migration beginnt mit einer Bestandsaufnahme

Das bedeutet nicht, dass eine Migration ohne Prüfung des bestehenden Systems auskommt. Vor einer Migration sollten Unternehmen ihre Dokumentenprozesse und Integrationen systematisch erfassen. Dazu gehören die angebundenen Archive, Dokumenttypen, Metadaten, Versionen, Berechtigungen und Zuordnungen zu Geschäftsobjekten.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen »historisch gewachsene« Sonderlösungen. Kundeneigene Tabellen, individuelle Verknüpfungen oder speziell entwickelte Workflows sind in vielen Unternehmen über Jahre entstanden und funktionieren im laufenden Betrieb zuverlässig. Bei einer Migration können undokumentierte Abhängigkeiten allerdings zu fehlerhaften Zuordnungen oder unterbrochenen Zugriffen führen.

Eine strukturierte Analyse beantwortet unter anderem folgende Fragen:

• Welche Dokumente müssen aktiv migriert werden?
• Welche Bestände sind nur gesetzlich aufzubewahren?
• Welche Metadaten sind für die spätere Suche und Zuordnung erforderlich?
• Welche Schnittstellen werden heute schon genutzt?
• Welche Integrationen müssen während des laufenden Betriebs verfügbar bleiben?
• Welche Altbestände können in einem separaten, revisionssicheren Archiv verbleiben?

Gerade die Trennung zwischen operativ benötigten Informationen und reinen Aufbewahrungsbeständen kann das Migrationsprojekt deutlich entlasten. Nicht alle Dokumente müssen in die neue ERP-Umgebung übertragen werden. Historische Rechnungen beispielsweise können im bestehenden Archiv verbleiben und über die neue SAP-Anbindung bei Bedarf heraus aufgerufen werden.

Geschäftsprozesse ohne Unterbrechung

Ein ERP lässt sich selten über Nacht migrieren. In der Regel müssen Alt- und Neusystem über einen bestimmten Zeitraum parallel betrieben werden. Neue Dokumente werden dann im Zielsystem archiviert, während historische Bestände schrittweise übertragen werden.

Ein ECM mit standardisierten Konnektoren kann diese Übergangsphase unterstützen. Der fachliche Zugriff auf Dokumente bleibt erhalten, während die technische Migration in definierten Schritten erfolgt. Pilotbestände, Prüfsummen, Migrationsprotokolle und Stichproben schaffen zusätzliche Sicherheit. Erst wenn die Vollständigkeit und korrekte Zuordnung nachgewiesen ist, kann das Altsystem abgeschaltet werden.

Für Nutzer und Nutzerinnen sollte dieser Wechsel möglichst unsichtbar bleiben. Sie arbeiten weiterhin in ihrer gewohnten ERP-Oberfläche und greifen dort auf die benötigten Dokumente zu. Die Komplexität der Migration bleibt im Hintergrund.

Cloud, On-Premises oder hybrid

Mit SAP S/4HANA Cloud verändern sich auch die Anforderungen an den Betrieb der angeschlossenen Systeme. Das ERP kann in einer Cloud-Umgebung laufen, während das Archiv aus Gründen der Datensouveränität, des Datenschutzes oder branchenspezifischer Vorgaben im eigenen Rechenzentrum verbleibt.

Eine solche hybride Architektur ist kein Widerspruch. Entscheidend ist, dass die Systeme über zuverlässige Schnittstellen miteinander kommunizieren. Das Archiv muss nicht am selben Ort betrieben werden wie das ERP. Es muss vielmehr sicherstellen, dass Dokumente, Metadaten und Berechtigungen konsistent gespeichert sind und der Zugriff aus den Geschäftsanwendungen heraus erhalten bleibt.

nscale lässt sich in unterschiedlichen Betriebsmodellen einsetzen – On-Premises, in Private-Cloud-Umgebungen oder in Public Clouds wie Microsoft Azure und AWS. Mit nscale SAP Cloud Archive steht zudem eine speziell auf SAP-Szenarien ausgerichtete Möglichkeit zur Verfügung, digitale Archive in Cloud-Infrastrukturen zu betreiben. Unternehmen können ihre Betriebsstrategie damit unabhängig von einer einzelnen ECM- oder ERP-Architektur entwickeln.

Eine Informationsplattform für unterschiedliche Geschäftsanwendungen

In der Praxis besteht eine Unternehmenslandschaft selten nur aus einem ERP-System. Neben SAP, Dynamics, Oracle oder weiteren ERP-Systemen greifen beispielsweise Fachanwendungen, Rechnungsverarbeitung oder Vertragsmanagement auf dieselben geschäftsrelevanten Dokumente zu. Das ECM übernimmt dabei die Rolle einer stabilen Informationsplattform: Die Dokumente werden zentral verwaltet, während die jeweilige Anwendung über definierte Schnittstellen darauf zugreift. Ein Rechnungsbeleg kann so direkt aus SAP aufgerufen werden, während derselbe Dokumentenbestand unabhängig davon zentral im ECM verwaltet wird.

Die Migration als Modernisierungsschritt

Eine ERP-Migration ist für viele Unternehmen zunächst ein Pflichtprojekt. Sie kann jedoch zum Anlass werden, die gesamte Informationsarchitektur zu überprüfen. Wer frühzeitig Schnittstellen, Dokumentenbestände und Prozesse analysiert, reduziert Projektrisiken und vermeidet, historisch gewachsene Sonderlösungen unreflektiert in die neue Umgebung zu übertragen.

Unternehmen, die auf standardisierte und zertifizierte Integrationen setzen, sind dabei im Vorteil. Bei Ceyoniq sorgen ArchiveLink- und CMIS-Schnittstellen dafür, dass das ECM nicht bei jeder Veränderung des ERP-Systems grundsätzlich neu gedacht werden muss. Das Archiv bleibt als stabile Plattform bestehen, während sich die angebundenen Anwendungen weiterentwickeln.

So bleibt der Zugriff auf geschäftskritische Dokumente erhalten, Geschäftsprozesse laufen auch während der Migration weiter und Unternehmen gewinnen zugleich die Freiheit, ihre ERP- und ECM-Landschaft schrittweise zu modernisieren.

Weitere Informationen zu den Integrationsmöglichkeiten und zertifizierten Schnittstellen finden Interessierte hier.