Ceyoniq bringt mit nscale 10.3 neue KI-Funktionen und Integrationen

nscalnnscalenscale 10.3 bringt Einbindung in KI-modellierte Geschäftsprozesse

Ceyoniq hat Version 10.3 seiner Plattform »nscale« vorgestellt. Das Update soll Unternehmen und Behörden dabei unterstützen, dokumentenbasierte Geschäftsprozesse stärker zu automatisieren und bestehende Anwendungen enger mit dem Dokumentenmanagementsystem zu verzahnen. Zu den wichtigsten Neuerungen gehören die Einbindung von KI-Modellen in automatisierte Workflows, erweiterte Microsoft-Integrationen und zusätzliche Funktionen für das Rechnungsmanagement und die revisionssichere Archivierung.

KI-Modelle als Bestandteil automatisierter Workflows

Eine wesentliche Neuerung betrifft die » nscale Process Automation Platform« (PAP). In Version 10.3 lassen sich KI-Modelle direkt in modellierte Geschäftsprozesse einbinden. Damit können Unternehmen Aufgaben wie die Klassifizierung eingehender Dokumente, die Extraktion relevanter Informationen oder die inhaltliche Prüfung von Unterlagen automatisieren.

Beispielsweise kann die KI eingehende Rechnungen, Lieferantenkorrespondenz, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) oder Kündigungsschreiben anhand ihrer Inhalte erkennen und für die weitere Verarbeitung aufbereiten. Auch Vertragsprüfungen sind möglich: Dabei werden Dokumenteninhalte mit vorgegebenen Standards abgeglichen und mögliche Abweichungen identifiziert. Die Ergebnisse werden zusammengefasst und anschließend einem zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung und Freigabe vorgelegt.

»Das Update ermöglicht eine Modernisierung, ohne bestehende Arbeitsweisen unnötig zu verändern.«, fasst sagt Thomas Schiffmann, Abteilungsleiter Produktmanagement bei Ceyoniq die Kernidee von nscale 10.3 zusammen. (Bild: Ceyoniq)

Die KI übernimmt somit vorbereitende Analyseschritte, während die abschließende Entscheidung beim Anwender verbleibt. Welche KI-Modelle unterstützt werden und welche technischen Voraussetzungen für deren Einbindung bestehen, geht aus der Produktankündigung nicht hervor.

Darüber hinaus hat Ceyoniq die Prozessmodellierung erweitert. Workflow-Entwürfe lassen sich nun zwischenspeichern und später weiterbearbeiten. Vorgefertigte Schaltflächen erleichtern die Gestaltung von Benutzeroberflächen, während Pflichtfeldprüfungen sicherstellen sollen, dass erforderliche Angaben vor dem nächsten Prozessschritt vorliegen.

Engere Integration mit Microsoft Teams und SharePoint

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Integration in bestehende Arbeitsumgebungen. Ceyoniq hat dazu die Anbindung an Microsoft Teams überarbeitet. Dokumente aus Teams-Kanälen können nun direkt in nscale abgelegt und aus dem DMS heraus geöffnet werden.

Auch die Integration mit Microsoft SharePoint wurde erweitert. Anwender können Dokumente weiterhin über die gewohnte SharePoint-Oberfläche bearbeiten, während nscale deren automatische, revisionssichere Archivierung im Hintergrund übernimmt. Dadurch sollen manuelle Übertragungen zwischen den Systemen entfallen und die Dokumentenverwaltung stärker in bestehende Arbeitsabläufe eingebunden werden.

Auf technischer Ebene unterstützt der CMIS-Connector (Content Management Interoperability Services) künftig mehrere Content-Repositories pro Bereich. Damit können Unternehmen ihre Dokumentenbestände innerhalb der Plattform differenzierter strukturieren und verwalten.

Für SAP-Umgebungen ergänzt Ceyoniq außerdem eine Migrationsmöglichkeit von »ArchiveLink« zu CMIS. Der Wechsel lässt sich nach Herstellerangaben automatisiert und SAP-gesteuert durchführen. Die einzelnen Migrationsschritte sollen dabei nachvollziehbar bleiben.

Rechnungsmanagement über den Browser

Mit nscale 10.3 steht auch der komplette Funktionsumfang von »nscale Invoice Management« (IM) als Webanwendung zur Verfügung. Die überarbeitete Benutzeroberfläche unterstützt unter anderem Apples Safari-Browser und die Nutzung auf dem iPad. Neue Schnellfilter sollen die Suche und Bearbeitung von Rechnungen erleichtern.

Zusätzliche Funktionen erhält nscale eHub, die Komponente für den elektronischen Rechnungsaustausch. Eine neue Benutzeroberfläche ermöglicht es, den Versand elektronischer Rechnungen nachzuverfolgen. Damit erweitert Ceyoniq seine Funktionen für die Verarbeitung und Verwaltung von E-Rechnungen.

Erweiterungen für Archivierung und Aussonderung

Auch bei der langfristigen Dokumentenverwaltung bringt die neue Version zusätzliche Funktionen. Dazu gehört die mandantenübergreifende Erkennung und Ablage veränderter Dokumente.

Darüber hinaus unterstützt nscale 10.3 die zeitgesteuerte Aussonderung signierter Dokumente und beweiswerterhaltend gespeicherter Inhalte aus Archiven nach TR-ESOR. Diese technische Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beschreibt Verfahren zur langfristigen Beweiswerterhaltung kryptografisch signierter elektronischer Dokumente.

Die neuen Aussonderungsfunktionen sollen insbesondere Organisationen unterstützen, die gesetzliche Aufbewahrungsfristen, Löschvorgaben und Anforderungen an die langfristige Nachweisbarkeit elektronischer Dokumente berücksichtigen müssen.

Mit Version 10.3 setzt Ceyoniq damit auf eine schrittweise Modernisierung bestehender DMS-Installationen. Anstatt vollständige Systemwechsel vorauszusetzen, sollen sich zusätzliche Automatisierungsfunktionen und Integrationen in vorhandene IT-Landschaften einfügen lassen. Insbesondere die direkte Einbindung von KI in dokumentenbasierte Workflows dürfte für Unternehmen interessant sein, die bislang manuell ausgeführte Prüf- und Klassifizierungsaufgaben automatisieren wollen.