ECM-ERP-Integrationsstrategien im Wandel

Clean-Core-Ansatz von SAP

ERP-übergreifend zeichnet sich ein Wandel ab: Weg von systemspezifischen Repositories und eng gekoppelten Erweiterungen, hin zu modularen Architekturen, in denen verschiedene Geschäftsanwendungen auf gemeinsame Informations- und Integrationsschichten zugreifen. Damit ändern sich auch die Konzepte mit denen sich ECM- und ERP-Systeme verbinden lassen.

Bei der neuen S/4HANA-Generation fasst SAP einen Teil dieses Architekturwandels unter dem Begriff »Clean Core« zusammen. Der Ansatz sieht vor, den ERP-Kern möglichst standardnah zu halten und Erweiterungen sowie Integrationen so umzusetzen, dass sie vom Kern entkoppelt sind und Updates möglichst wenig beeinflussen.

Thomas Heepe, Senior Alliances Marketing Manager bei OpenText hebt hervor: »Das Konzept zielt darauf ab, geschäftliche Innovationen außerhalb des ERP-Kerns umzusetzen und dabei auf zertifizierte Integrationen und Erweiterungsframeworks zu setzen.« Für ECM bedeute das, dokumentenbezogene Prozesse, Aufbewahrung, Compliance, KI-Services und Workflow-Funktionen bereitzustellen, ohne den SAP-Code zu verändern. Neben der Reduzierung von Risiken bei Upgrades ermöglicht der Ansatz Unternehmen gleichzeitig, neue SAP- und KI-Innovationen kontinuierlich zu nutzen.

Standardbasierte Integrationsszenarien

In der Folge müssen Unternehmen die Integration einer ECM-Lösung mit SAP S/4HANA deutlich anders planen als mit früheren SAP-Systemen. »Mit SAP S/4HANA verändert sich die Integrationsstrategie grundlegend«, bekräftigt Timo Backes, Head of Technology Center bei ELO Digital Office. »Während früher häufig individuelle Anpassungen und direkte Eingriffe in das SAP-System üblich waren, stehen heute standardisierte Schnittstellen und eine möglichst updatefähige Architektur im Vordergrund.«

Gleichzeitig bestehen zwischen SAP S/4HANA On-Premises und SAP S/4HANA Cloud erhebliche Unterschiede. Integrationsansätze, die in klassischen On-Premises-Umgebungen etabliert waren, stehen in der Public Cloud teilweise nicht mehr zur Verfügung. So basiert die Dokumentenintegration in SAP S/4HANA Public Cloud nicht mehr auf dem klassischen ArchiveLink-Ansatz, sondern auf modernen, cloudfähigen Schnittstellen wie CMIS (Content Management Interoperability Services) und APIs.

Timo Backes, Head of Technology Center bei ELO Digital Office (Bild: ELO Digital Office)

Der ArchiveLink-Ansatz verknüpft Dokumente in einem externen Content Repository mit konkreten SAP-Geschäftsobjekten. Anwender können dann beispielsweise eine Rechnung, einen Instandhaltungsbeleg oder ein anderes Dokument direkt aus dem zugehörigen SAP-Vorgang heraus aufrufen. »Bei früheren SAP-Systemen, zum Beispiel »SAP ERP ECC«, war die Integration eindeutig über die Anbindung über SAP ArchiveLink vorgegeben. Also war die Planung, welches Archiv über ArchiveLink angeschlossen wird, und welche Erweiterungen für die Übergaben von weiteren Metadaten zu den Dokumenten benötigt werden«, erläutert Dr. Mathias Tondera, Principal Product Manager d.velop connect for SAP Solutions bei d.velop.

SAP-zertifizierte ECM-Lösungen

Für SAP S/4HANA Cloud Public Edition sieht SAP die Anbindung externer Dokumenten-Repositories über das CMIS-Protokoll und den SAP Document Management Service auf der SAP Business Technology Platform (BTP) vor. SAP empfiehlt dafür zertifizierte Lösungen, die im SAP Certified Solutions Directory gelistet sind.

Zu den darin aufgeführten Lösungen zählt der SaaS-basierte »d.velop CMIS Service«. Er wurde 2023 von SAP zertifiziert und 2026 rezertifiziert. Darüber hinaus ist die Integration von »d.velop documents« in SAP S/4HANA Cloud Public Edition über das SAP-Integrationsszenario »S/4-BAIP-CMIS« mit »Build with SAP Business AI Platform« zertifiziert.

ELO bietet mit »ELO CMIS for SAP Solutions« ebenfalls eine SAP-zertifizierte Schnittstelle für die zentrale, automatisierte und revisionssichere Ablage von SAP-Belegen in der ELO ECM Suite. DocuWare stellt mit »DocuWare Cloud Connect to CMIS« eine weitere zertifizierte Lösung bereit. Sie unterstützt die im SAP-Zertifizierungsstandard »S/4-BTP-CMIS 1.0« definierten Funktionen zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten in DocuWare Cloud. Die Schnittstelle wird in der SAP-BTP-Instanz des Kunden installiert.

Koexistenz von ArchiveLink und CMIS

Die Beispiele zeigen, dass ECM-Anbieter bereits zertifizierte Integrationslösungen für SAP S/4HANA Cloud Public Edition anbieten. Zugleich bleibt ArchiveLink insbesondere in klassischen On-Premises- und Private-Cloud-Szenarien relevant. Mit Cloud- und Hybridarchitekturen gewinnt gleichzeitig CMIS als offener Standard an Bedeutung.

Oliver Büser-Hammerstein, Senior Consultant Expert Center Professional ECM bei Ceyoniq (Bild: Ceyoniq Technology)

»Auch wenn moderne Integrationsstandards wie CMIS zunehmend an Bedeutung gewinnen, spielt SAP ArchiveLink in vielen Bestandslandschaften weiterhin eine wichtige Rolle. Unternehmen müssen deshalb häufig beide Welten beherrschen: den Betrieb bestehender ArchiveLink-Szenarien und den Aufbau moderner, cloudfähiger Integrationsarchitekturen«, rät Stefan Niehues, Teamleiter DDMS bei dem DocuWare-Partner Varelmann. Das Unternehmen hat SAP-zertifizierte DocuWare-Schnittstellen für beide Integrationsansätze entwickelt.

»Beide Ansätze ermöglichen eine klar definierte Verbindung zwischen SAP und ECM. Zertifizierungen schaffen dabei zusätzliche Sicherheit, dass Integrationsszenarien nach definierten SAP-Vorgaben geprüft wurden. Sie ersetzen jedoch keine individuelle Architektur- und Prozessprüfung«, so Oliver Büser-Hammerstein, Senior Consultant Expert Center Professional ECM bei Ceyoniq. Jens Büscher, CEO von Amagno, hebt ebenfalls hervor, dass die Zertifizierung allein nicht ausschlaggebend ist: »Eine Zertifizierung gibt Sicherheit, ist aber kein Selbstzweck. Entscheidend ist, dass die Lösung zur eigenen SAP-Strategie passt und sie auch in drei oder fünf Jahren noch trägt.«

Grundsätzlich sollte sich ein Unternehmen überlegen, welches Betriebsmodell ein Unternehmen für SAP S/4HANA anstrebt – On-Premises, Private Cloud oder Public Cloud – und welche Integrationsszenarien damit verbunden sind.

Strategien anderer ERP-Hersteller

Während die Architektur- und Integrationsstrategie von SAP S/4HANA breit diskutiert wird, finden die Ansätze anderer ERP-Anbieter deutlich weniger Beachtung. Doch auch bei Microsoft Dynamics, Oracle, Infor und anderen ERP-Plattformen findet der gleiche architektonische Wandel statt, wie Heepe erklärt: »Unternehmen bewegen sich weg von systemspezifischen Repositories hin zu einheitlichen Informationsschichten, die mehrere Geschäftsanwendungen unterstützen. Ziel ist es zunehmend, eine vertrauenswürdige Content-Basis für Prozessautomatisierung, Analysen und KI-Agenten bereitzustellen, die über heterogene Unternehmensumgebungen hinweg konsistent arbeiten.«

Dass die Entwicklung bei anderen ERP-Systemen ähnlich wie im SAP-Umfeld ist, bestätigt Backes: »Auch Microsoft Dynamics 365, Oracle oder andere moderne Geschäftsanwendungen setzen zunehmend auf Cloud-Architekturen, APIs und standardisierte Integrationsmodelle. Dadurch entstehen deutlich flexiblere Integrationsmöglichkeiten: Während Integrationen in der Vergangenheit häufig individuell für jedes einzelne System entwickelt wurden, geht der Trend heute zu standardisierten Integrationsplattformen und wiederverwendbaren Services.« Der Wandel zeige sich auch bei den großen Softwareherstellern selbst. Mit Plattformen wie der SAP Business Technology Platform (BTP) oder der Microsoft Power Platform entstehen zentrale Integrations- und Automatisierungsebenen, über die Anwendungen, Daten und Prozesse miteinander verbunden werden.

Auswirkung auf ECM-Lösungen

Damit verändern sich auch die Anforderungen an ECM-Lösungen. Sie müssen sich nicht nur zuverlässig mit ERP-Systemen verbinden lassen, sondern sich zunehmend in übergreifende Plattform- und Automatisierungsstrategien einfügen. Ihre Bedeutung bemisst sich künftig auch daran, wie gut sie Dokumente und Informationen für übergreifende Geschäftsprozesse bereitstellen und dabei Anforderungen an Integration, Governance und Archivierung erfüllen. Offene Schnittstellen und zukunftsfähige Integrationskonzepte werden damit zu wichtigen Kriterien bei der Auswahl einer ECM-Lösung.