Mit Behörden-App von krz Unterlagen digital einreichen

Damit Bürgerinnen und Bürger behördenseitig benötigte Unterlagen sicher digital einreichen können, entwickelte das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) die »Unterlagen App (Ula)«. Seit einem Jahr nutzt der Kreis Minden-Lübbecke diese im Jobcenter mit den Zielen, das Papieraufkommen in der Behörde zu minimieren, den damit verbundenen Scanaufwand zu reduzieren und einen elektronischen Kanal im Sinne des Onlinezugangsgesetz (OZG) zu schaffen.

Fotografierte Unterlagen elektronisch übermitteln

Ula ermöglicht Anwendenden, über Smartphones Dokumente auf digitalem Wege einzureichen. Voraussetzung dafür ist ein Informationsschreiben der entsprechenden Behörde, auf dem ein spezieller QR-Code aufgebracht ist, der die notwendigen Daten für die technischen Hintergrundprozesse enthält. Die Nutzenden können dann die Unterlagen-App aus dem Appstore laden und das Intro durchlaufen. Dabei werden sie zum Schutz der App aufgefordert, ein Passwort zu vergeben und den QR-Code zu scannen. Anschließend können Bürgerinnen und Bürger die App vollumfänglich verwenden, indem sie zum Beispiel Mietsnachweise abfotografieren oder aus der Smartphone-Galerie hochladen. Im Verlauf der App können Nutzende alle Einreichungen nachvollziehen. Die eingehenden Dokumente werden beim Pilotkunden Kreis Minden-Lübbecke in der digitalen Sozialakte des Jobcenters abgelegt.

App für beliebige kommunale Anwendungen

Neben einer E-Akte ist beispielsweise auch ein digitales Postfach als Endkanal möglich. Dies kann das krz, welches für beliebige Gemeinde- und Stadtverwaltungen zur Verfügung steht, mit den Kunden individuell umsetzen. Ebenso sind andere Leistungen realisierbar. Das krz selbst nutzt Ula zum Beispiel zur Einreichung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen.

Sören Staas, der Amtsleiter für Digitalisierung und Informationstechnik im Kreis Minden-Lübbecke, blickt zufrieden auf das vergangene Jahr zurück: »Wir waren seit Beginn der Entwicklung von der Lösung überzeugt und sehen uns durch die hohe Zahl der Downloads und die stetig steigende Zahl der Einreichungen bestätigt. Darüber hinaus stehen wir im laufenden Austausch mit dem Entwicklerteam im krz Lemgo, bringen vor dem Hintergrund weiterer Digitalisierungsprojekte Ideen ein und berücksichtigen natürlich auch das Feedback von Anwenderinnen und Anwendern.« Die App wurde mit dem Jobcenter gemeinsam entwickelt, soll aber nun integraler Bestandteil in weiteren Verwaltungsbereichen werden, in denen trotz aller Digitalisierungsbestrebungen Dokumente noch manuell einzureichen sind.

Ula über App-Stores erhältlich

Zu den Erweiterungen, die im ersten Nutzungsjahr hinzukamen, zählt, dass der Kreis Minden-Lübbecke sämtliche Texte der Ula in mehrere Sprachen übersetzte. Zudem wurde eine Notizfunktion für die Einreichenden geschaffen und der FAQ-Bereich ausgestaltet, um die gängigsten Fragen direkt in der App zu beantworten. Seit Jahresbeginn konnte die Behörde über Ula knapp 8.000 Einreichungen verzeichnen. Insgesamt wurde die App seit Produktivsetzung über 4.000mal aus den gängigen App-Stores heruntergeladen.

Weitere Verwaltungsvorgänge, die mithilfe von Ula digital abgebildet werden sollen, sind in Vorbereitung. Zudem entwickelt das krz derzeit eine Verwaltungsplattform für die Unterlagen-App, die das Administrieren vereinfachen soll.