Online-Studie zum Bedarf für digitale Ablagesysteme

Um zu erfahren, wo Unternehmen erhöhten Bedarf für ein strukturiertes digitales Ablagesystem von Dokumenten sehen, führte der Anbieter für Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) d.velop eine Umfrage durch. An der anonymen deutschlandweiten Online-Befragung beteiligten sich 713 Business-Verantwortliche. Dabei wurden die Teilnehmer branchenübergreifend gefragt, für welche Unternehmensbereiche und Prozesse sie bezüglich digitaler Ablagestrukturen einen wesentlichen Bedarf sehen. Die Ergebnisse der Umfrage zeigen, dass mehr als die Hälfte der Befragten die Notwendigkeit einer vorstrukturierten Ablage vor allem im Bereich Projekt-, Kunden- und Personalakte haben.

Dokumentenmanagement im Projekt-, Kunden- und Personalmanagement gefragt

Bezogen auf die Fachprozesse gaben die Teilnehmer den Urlaubsantrag knapp vor dem Projektantrag als die wichtigsten Vorgänge an, die digital zu unterstützen sind. Mit rund 10 Prozent Abstand folgen dann Bestellprozess und Eingangsrechnungsfreigabe.

Um im Personalbereich die Arbeit zu unterstützen, eignet sich die elektronische Personalakte, die als zentral archivierter digitaler Ordner die analoge Papierpersonalakte ersetzt. Die digitale Akte verwaltet dabei sämtliche Personaldokumente, von den Bewerbungsunterlagen über das Vertragswerk und die Gehaltsabrechnungen bis hin zu Krankmeldungen. Sie verbessert dadurch die Auskunftsfähigkeit und beschleunigt die Abwicklung von HR-Prozessen. Über ein Rechtesystem erfüllt sie auch höchste Vertraulichkeitsansprüche. Ist die digitale Personalakte Teil eines DMS, kann sie über Workflows in die Arbeitsabläufe des Unternehmens integriert werden.

Größere Unternehmen präferieren Cloud-Lösungen

Die Dvelop-Umfrage ermittelte auch die gewünschte Bereitstellungsart für DMS und fand heraus, dass Cloud-Lösungen noch nicht vollständig in den Unternehmen angekommen sind. 61,4 Prozent der Befragten präferieren Inhouse-Lösungen auf den eigenen Servern, 14,6 Prozent bevorzugen die Cloud, 24 Prozent haben keine feste Präferenz. Trotzdem ist laut Dvelop der Trend zum Cloud-Computing klar erkennbar. Unternehmen mit Präferenz für die Cloud beschäftigen im Schnitt 830 Mitarbeiter. Der Durchschnitt bei Unternehmen, die auf eine Inhouse-Lösung setzen, liegt bei 306 Mitarbeitern.