Studie ermittelt Erfolgsfaktoren für Softwareauswahl

Software auf neuestem Stand halten

Wie die Softwareauswahl und -einführung in einem Unternehmen zum Erfolg werden kann, beleuchtet eine neue Studie von GetApp. Grundsätzlich betrachten es 94 Prozent der 399 in Deutschland befragten Arbeitnehmenden für ihre Produktivität als wichtig, dass ihr Unternehmen kontinuierlich die neuesten Technologien am Arbeitsplatz einführt. Gleichzeitig verwenden 25 Prozent der Befragten nur maximal die Hälfte der von ihren Unternehmen zur Verfügung gestellten Technologien aktiv.

Um die Akzeptanz ihrer Mitarbeiter für neue Software und Technologien sicherzustellen, empfiehlt die Studie folgenden fünf Kriterien zu berücksichtigen.

Benutzerfreundlichkeit

Eines der wichtigsten Kriterien bei der Auswahl von Software ist die Benutzerfreundlichkeit des Tools. Unübersichtliche und schwer zu bedienende Softwarelösungen führen schnell zu Frustration und im schlimmsten Fall dazu, dass die Mitarbeiter sie einfach nicht mehr nutzen.

Tatsächlich gab die Mehrheit der Befragten (60 Prozent) an, dass die Benutzerfreundlichkeit die wichtigste Eigenschaft einer Software ist. Außerdem betonen 53 Prozent der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, dass der Umgang mit Tools mit einer schlechten Benutzeroberfläche die größte Herausforderung darstellt, die ihnen bei der Nutzung von Technologie am Arbeitsplatz begegnet ist.

Funktionalität

40 Prozent der Angestellten nannten das Fehlen der nötigen Funktionen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen, als eine der größten Herausforderungen bei der Softwarenutzung. Doch welche Funktionen fördern die Effizienz bei der Arbeit? 67 Prozent glauben, dass die Automatisierung alltäglicher Aufgaben ihre Arbeitsqualität oder -produktivität verbessern würde, und 59 Prozent sind der Meinung, dass Technologien der künstlichen Intelligenz (KI) ihnen helfen können, dieses Ziel zu erreichen.

Bei neuen Technologien kann der Gedanke naheliegen, dass sie sehr komplex sind und zu Überforderung führen. Dieses Risiko besteht laut der Studie kaum: Nur 11 Prozent der Befragten gaben an, dass die größte Herausforderung beim Einsatz von Software am Arbeitsplatz darin liegt, dass die Technologie fortschrittlicher ist als nötig.

Integration

Ein weiteres wichtiges Kriterium bei der Softwareauswahl ist die Integration mit anderen Systemen im Unternehmen. Das finden auch die Befragten der Studie: 45 Prozent halten die Kompatibilität mit verschiedenen Systemen für den wichtigsten Aspekt der Technologie, die sie bei der Arbeit nutzen. Weitere 37 Prozent würden die bestehende Infrastruktur verbessern, um eine bessere Kompatibilität zwischen den Geräten und Systemen zu erreichen, die sie derzeit im Unternehmen nutzen.

Ein Aspekt, in dem die Integration von verschiedenen Systemen vermehrt zum Tragen kommt, ist die Telearbeit. 75 Prozent der Angestellten geben die Möglichkeit, remote zu arbeiten, als größten Vorteil der Nutzung von Technologie bei der Arbeit an. Um ideale Bedingungen für den hybriden Arbeitsplatz zu schaffen, sollten Unternehmen deshalb darauf achten, Software-Tools auszuwählen, die sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren lassen.

IT-Support

Auch das Angebot eines guten IT-Supports durch den Anbieter spielt eine entscheidende Rolle bei der Softwareauswahl. Bei mangelndem IT-Support müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich mit diversen IT-Problemen auseinandersetzen, was Zeit und Nerven kostet, von ihrer eigentlichen Arbeit ablenkt und letztlich zur Ablehnung der Software führen kann.

Dass ein effektiver IT-Support ein wichtiges Kriterium ist, zeigt das folgende Ergebnis der Studie: Auf die Frage, was sie an den aktuell in ihrem Unternehmen genutzten Technologien verändern würden, sprachen sich 36 Prozent für einen besseren IT-Support aus.

Kosten

Laut Gartner erreichen nur 43 Prozent der Führungskräfte die angestrebten Einsparungen im ersten Jahr der Kostensenkung, weil sie sich unrealistische Ziele gesetzt haben. Aggressive Kürzungen an der falschen Stelle können Ressourcen von Innovationen abziehen und das Unternehmen benachteiligen. Ein intelligenter Ausgabenansatz hingegen konzentriert sich auf nachhaltige finanzielle Entscheidungen, die sich am Geschäftswert orientieren.

In der Befragung von GetApp gaben 27 Prozent an, dass ihr Unternehmen bei der Auswahl neuer Software überhaupt nicht auf die persönlichen Präferenzen eingeht. Hohe Investitionskosten können allerdings Druck auf die Mitarbeiter ausüben, das Tool auch dann zu nutzen, wenn es umständlich zu bedienen ist und die Effektivität darunter leidet. Deshalb ist es umso entscheidender, die richtige Softwareauswahl zu treffen und die Meinung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter frühzeitig einzuholen.