Studie über Zeitverlust und zu wenig Automatisierung

Eigentliche Arbeit bleibt liegen

Für unproduktive Aufgaben wird laut einer Studie von IT-Anbieter Ricoh deutschlandweit zu viel Zeit aufgewendet. Mehr als ein Drittel der Entscheidungsträger (35 Prozent) glaubt, dass ihre Mitarbeitenden den größten Teil des Arbeitstags mit Verwaltungsaufgaben außerhalb ihrer eigentlichen Tätigkeit verbringen. 27 Prozent der Beschäftigten stimmen dem zu. Tatsächlich verbringen Angestellte im Durchschnitt etwa 16 Stunden pro Woche mit den fünf in der Studie untersuchten Kernverwaltungsaufgaben (Dokumenten- und Dateiverwaltung, manuelle Prozessabläufe, Einholen von Freigaben, Informationssuche und Posteingangsverwaltung). Dies entspricht etwa zwei verlorenen Arbeitstagen für Routineaufgaben. Kritisch sei laut Ricoh zudem, dass weniger als die Hälfte (42 Prozent) der Beschäftigten angibt, den Großteil des Arbeitstags mit wertschöpfender Arbeit zu verbringen.

Risiken von mangelndem Dokumentenmanagement

Die Folgen schätzen die Autoren der Studie weitreichender ein als nur der Produktivitätsverlust der Mitarbeitenden: Ein ineffizientes Dokumentenmanagement setzt deutsche Unternehmen einem Compliance- und Betriebsrisiko aus. So haben mehr als die Hälfte der Entscheidungsträger (61 Prozent) und 45 Prozent der Büroangestellten in den letzten fünf Jahren erlebt, dass jemand aufgrund veralteter oder falscher Informationen, die durch ineffiziente Systeme oder Prozesse verursacht wurden, einen schwerwiegenden Fehler begangen oder beinahe begangen hätte. Im gleichen Zeitraum gaben 59 Prozent der Entscheidungsträger an, dass ihr Unternehmen einen Daten- oder Compliance-Verstoß im Zusammenhang mit schlecht verwalteten oder fehlenden Dokumenten erlebt oder knapp vermieden hat.

Deutsche Mitarbeitende berichten von alltäglichen, vermeidbaren administrativen Frustrationen, die ihre Produktivität schleichend untergraben. Besonders häufig genannt werden die wiederholte Eingabe identischer Informationen in mehrere Systeme (42 Prozent), die Verwaltung überfüllter Posteingänge (38 Prozent), die Suche nach Dateien in mehreren Systemen oder auf gemeinsam genutzten Laufwerken (32 Prozent) sowie die manuelle Aktualisierung von Reports (30 Prozent). Diese Probleme können wertvolle Arbeitszeit kosten und die Arbeitsmoral beeinträchtigen.

Folgen der ineffizienten Arbeitsweise

25 Prozent der Befragten geben an, dass der Verwaltungsaufwand ihre Produktivität einschränkt, und 22 Prozent sagen, dass er ihre Kreativität einschränkt. Zu den positiven Auswirkungen einer Reduzierung des Verwaltungsaufwands zählen sie dagegen: mehr Freude an der Arbeit durch kreativere Aufgaben (34 Prozent), erhöhte Wertschöpfung (29 Prozent), schnellere Projektdurchführung (26 Prozent), Lösung von mehr Kundenproblemen (25 Prozent) und fundiertere strategische Entscheidungen (21 Prozent).

Erkenntnisse werden nicht angewandt

Trotz der Auswirkungen haben viele deutsche Arbeitnehmende das Gefühl, dass das Problem nicht vollständig erkannt wird. Mehr als ein Viertel (26 Prozent) der Beschäftigten ist der Meinung, dass die Entscheidungsträger unterschätzen, wie viel Zeit durch Verwaltungsaufgaben verloren geht, während derselbe Prozentsatz der Meinung ist, dass die Arbeitsbelastung in der Verwaltung ungerecht verteilt ist. Beachtenswert ist laut den Studienverantwortlichen, dass nur 24 Prozent glauben, dass ihr Arbeitgeber sich aktiv um die Reduzierung ihren Verwaltungsaufwand kümmert. Dennoch stimmen 65 Prozent der Entscheidungsträger der Aussage zu, dass neue Tools und Systeme die Arbeitsabläufe in ihrem Unternehmen vereinfacht und den Verwaltungsaufwand verringert haben. Fast die Hälfte (44 Prozent) glaubt, dass Automatisierungstools, die sich wiederholende, manuelle Aufgaben beseitigen, den größten Einfluss auf ihr Unternehmen haben würden.

Hinsichtlich dieser Ergebnisse äußert Ingo Wittrock, Regional Director Marketing Central und Eastern Europe und New Work Experte bei Ricoh Deutschland: »In deutschen Unternehmen klafft eine spürbare Lücke zwischen Wahrnehmung und Handeln. Mitarbeitende verlieren nach wie vor viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben. Zwar erkennen Entscheidungsträger den Nutzen von Automatisierung, doch die anhaltende Zeitverschwendung zeigt, dass zu wenig umgesetzt wird.« Die Verwaltungsbelastung bleibe somit ein strukturelles Problem und ein erheblicher Produktivitätsfresser. Automatisierung verbessert nach Wittrocks Ansicht nicht nur die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden, sondern schafft auch Freiräume für wertschöpfende Arbeit und reduziert Compliance-Risiken. Selbst einfache Schritte wie die Automatisierung des Dokumentenmanagements wären ein schneller und wirkungsvoller Gewinn.