»MPS ist das Buzz-Wort unserer Industrie«

Während früher Druckerhersteller und ECM-Anbieter unterschiedliche Märkte bedienten, verschmelzen heute laut Andreas Duthel, Director Lexmark Global Services DACH, beide Bereiche zusehends. Immer mehr MPS-Kunden, die sich bereits in der zweiten oder dritten Vertragsphase befinden, fragen nach Papiervermeidungsstrategien und wollen mit dem MPS-Konzept auch DMS- beziehungsweise ECM-Lösungen verknüpfen.

Welche Ihrer Managed Print Services (MPS) genießen bei den Kunden im deutschsprachigen Raum derzeit die höchste Nachfrage?

Duthel: Bei großen Unternehmen verzeichnen wir eine besonders hohe Nachfrage bei der seitenpreisbasierenden Abrechnung, der Refinanzierung der Hardware sowie bei der Umsetzung umfassender MPS-Konzepte. Kleine und mittlere Unternehmen hingegen setzen vor allem auf Basic Print Services, kurz BPS. BPS umfasst Hardware, Verbrauchsmaterialien, Break Fix Service beziehungsweise Support sowie die Abrechnung und das Reporting für den gesamten Gerätepark.

Welche neuen Angebote gibt es aus Ihrem Hause im Bereich MPS?

Duthel: Wir entwickeln für Großunternehmen individualisierte Konzepte, die genau auf die Anforderungen und Bedürfnisse unserer Kunden abgestimmt sind. Dabei bieten wir nicht nur Leistungen rund um das Output-Management. Wir betrachten auch den vollständigen Lebenszyklus zentraler Dokumente und der damit verknüpften Prozesse im Unternehmen mit dem Ziel, diese durch Bereitstellung der passenden Lösungen zu optimieren. Im Bereich KMU stellen wir aktuell ein neues Programm für Fachhändler vor, das es ihnen ermöglicht, ihren Kunden auch ohne eigene Ressourcen Managed Print Services anzubieten.

MPS bewegen sich stark in Richtung Dokumentenmanagement. Welche Auswirkungen hat dies auf die Anbieterlandschaft der ehemals starken Druckerhersteller, die heute den Dokumentenmanagement- und Enterprise-Content-Management-Bereich (DMS- und ECM-Bereich) bedienen, und den klassischen DMS- und ECM-Anbietern?

Duthel: Früher haben Druckerhersteller und ECM-Anbieter unterschiedliche Märkte bedient: Druckerhersteller konzentrierten sich ausschließlich auf die Hardware und die dazugehörigen Services, ECM-Anbieter hatten den Fokus rein auf digitale Dokumente und deren Weiterverarbeitung. Heute verschmelzen beide Bereiche zusehends. Immer mehr MPS-Kunden, die sich bereits in der zweiten oder dritten Vertragsphase befinden, fragen uns nach Papiervermeidungsstrategien und wollen mit dem MPS-Konzept auch DMS- beziehungsweise ECM-Lösungen verknüpfen. Sie haben ihre Flotte erfolgreich konsolidiert und die Vorteile eines MPS-Konzepts zu schätzen gelernt – und sind nun bereit für den nächsten Schritt. Unser großer Vorteil ist, dass wir auch diesen Bereich umfassend abdecken können: Lexmark hat sich diese Kompetenz und Erfahrung durch zahlreiche Zukäufe im Softwarebereich angeeignet. Darüber hinaus beschäftigen wir uns bereits seit vielen Jahren mit gerätebasierenden Softwarelösungen zur Optimierung dokumentennaher Prozesse. Auf diese Weise können wir beide Welten miteinander verknüpfen und unseren Kunden End-to-End-Lösungen anbieten, die ihren Anforderungen in jeder Hinsicht gerecht werden.

MPS wird unterschiedlich interpretiert

Wie unterscheiden sich die MPS-Angebote der verschiedenen Anbieter?

Duthel: MPS ist das Buzz-Wort unserer Industrie und wird von zahlreichen Anbietern auf unterschiedliche Weise interpretiert. Fachhändler, Systemintegratoren, Leasinggesellschaften und Hersteller bieten ihren Kunden verschiedene MPS-Lösungen an. Üblicherweise steigt die Komplexität dieser Lösungen mit der Kundengröße. So nehmen Großkunden sehr häufig multinationale Konzepte in Anspruch. In Bezug auf die Dienstleistungstiefe unterscheiden sich die Angebote deutlich. Nicht überall, wo MPS draufsteht, sind auch tatsächlich umfassende Dienstleistungen enthalten, die den Kunden entlasten, die Output-Kosten transparent machen und dem Kunden Information statt pure Daten zu Verfügung stellen.

Was sollte ein Unternehmen bei der Auswahl eines MPS-Anbieters besonders beachten?

Duthel: Ein ganz wichtiger Punkt bei der Auswahl ist, dass der Anbieter umfassende Erfahrung bei der Umsetzung von MPS-Konzepten vorweisen kann, gestützt durch entsprechende Referenzen. Es empfiehlt sich außerdem für die Unternehmen, darauf zu achten, dass der Anbieter ein transparentes und faires Preismodell vorlegt. Darüber hinaus ist eine gewisse Flexibilität des Anbieters von Vorteil: So sollte der Anbieter in der Lage sein, auf die individuellen Anforderungen des Kunden einzugehen und entsprechend flexible Lösungen bereitstellen.

Wie vermeiden Unternehmen, preislich und technologisch zu stark in die Abhängigkeit eines MPS-Anbieters zu geraten?

Duthel: Wichtig ist, ein für alle Seiten akzeptables Verrechnungsmodell aufzusetzen und absolute Transparenz über die tatsächlichen Kosten für Output zu schaffen. Einige Kopiererhersteller bieten beispielsweise ein Mindestvolumen pro Gerät an und versehen die Folgeseiten, die über dieses Mindestvolumen hinausgehen, mit einem günstigeren Preis. Das motiviert Unternehmen dazu, mehr zu drucken – wodurch sie jedoch letzten Endes keine Kosten sparen. Unser »Weniger drucken – mehr sparen« -Ansatz ist ein ganz anderer: Wir unterstützen unsere Kunden dabei, weniger zu drucken, damit sie auf diese Weise unnötige Kosten einsparen und gleichzeitig ihre Ökobilanz verbessern. Eine Abhängigkeit kann dabei nicht entstehen, da alle unsere Kunden die vereinbarte Dienstleistung nach Ablauf der Vertragsdauer neu ausschreiben und wir uns in Bezug auf Leistung und Preis erneut gegenüber dem Markt durchsetzen müssen.

MPS-Trends und -Entwicklungen

Entspricht die MPS-Marktentwicklung der vergangenen drei Jahre Ihren Erwartungen? Wie schätzen Sie die künftige Entwicklung ein?

Duthel: Wir beobachten seit vielen Jahren ein Wachstum im MPS-Bereich, das sich im zweistelligen prozentualen Bereich bewegt. Insbesondere für Großunternehmen gehört MPS zum Beschaffungsstandard. Es holen auch zunehmend Branchen auf, in denen MPS-Konzepte in der Vergangenheit weniger gängig waren wie beispielsweise Behörden. Die zwangsläufige Konsequenz ist ein schrumpfender Markt an Kunden, die heute noch auf traditionelle Weise einkaufen.

Eine Vision von Outputmanagement-Experten lautet, künftig keine Dokumente mehr innerhalb der Unternehmen zu verwalten und zu verarbeiten, sondern nur Rohdaten zu benutzen. Glauben Sie, dass sich die Unternehmenswelt in diese Richtung entwickelt?

Duthel: Unsere Kunden stehen vor der Herausforderung, mit immer mehr unstrukturierten Daten umgehen zu müssen. Ursache hierfür ist zum einen die Art und Weise, wie sich die Kommunikation zwischen Konsumenten und Unternehmen verändert. Zum anderen spielt der Trend zu mobile Computing eine zentrale Rolle: Unzählige Apps versorgen uns mit großen Mengen an Daten, die verarbeitet werden müssen. EDV-Systeme können mit Rohdaten arbeiten, wir Menschen dagegen können nur dann effizient arbeiten und entscheiden, wenn uns strukturierte Daten vorliegen – also digitale oder papierbasierte Dokumente, die wir beurteilen können.

Wie wird sich die Anbieterlandschaft im Output-Umfeld aus Ihrer Sicht künftig gestalten?

Duthel: Der Markt wird sich weiter konsolidieren. Der Preisverfall bei Hardware hat mittlerweile ein bedrohliches Niveau erreicht. Einige Hersteller verlagern daher ihren Fokus und verstärken sich durch Zukäufe von Systemhäusern. Wir haben uns stattdessen für einen umfassenden Ausbau unseres Software-Portfolios entschieden. Damit bieten wir unseren Kunden nicht nur umfassende Konzepte für das Output-Management. Wir unterstützen sie auch dabei, unstrukturierte Daten für die Geschäftsprozesse nutzbar zu machen, Datensilos zu verbinden und dokumentenbasierte Prozesse zu optimieren. Lexmark verfügt dadurch über das umfangreichste Portfolio im Capture-, ECM- und DMS-Markt und ist in einzigartiger Weise gerüstet, seine Kunden bei der Digitalisierung ihrer Märkte zu unterstützen.