ecoDMS vereinfacht Umgang mit E-Rechnungen

E-Rechnungspflicht seit Jahresbeginn

Der Softwarehersteller ecoDMS hat ein Update ihres gleichnamigen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) veröffentlicht. Die neuen Funktionen gehen auf mögliche Auswirkungen der seit Anfang des Jahres geltenden E-Rechnungspflicht ein. Aufgrund der E-Rechnungspflicht müssen inländische unternehmerische Rechnungsempfänger in der Lage sein, E-Rechnungen gemäß DIN EN 16931 empfangen und verarbeiten zu können. Für den Versand von E-Rechnungen gibt es gewisse Übergangsfristen.

Mit dem neuen Release von ecoDMS können Unternehmen eingehende E-Rechnungen automatisiert verarbeiten und gesetzeskonform archivieren. Dazu bietet die Lösung Funktionen für den Import, die Konvertierung, die Qualitätskontrolle sowie die Klassifizierung und Archivierung. Unterstützt werden zahlreiche gültige E-Rechnungsformate wie XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS 3 und UBL Invoice.

Berücksichtigung verschiedener E-Rechnungsformate

Bereits seit dem vorherigen Update wandelt ecoDMS XML-basierte Rechnungen automatisch in lesbare PDF-Dateien um. Das jetzt verfügbare neue Release beinhaltet darüber hinaus weitere Features, welche die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen automatisieren und vereinfachen. Diese werden im Hinblick auf ihre Datenqualität geprüft und das Ergebnis als übersichtliche PDF-Datei ausgegeben. Eine transparente Anzeige ermöglicht es den Anwenderinnen und Anwendern zudem, das Validierungsergebnis auf einen Blick zu erkennen.

E-Rechnungen validieren

Nach dem Ampelprinzip werden E-Rechnungen, die den Vorgaben entsprechen, mit der Farbe Grün gekennzeichnet. Manuell zu prüfende Dateien markiert ecoDMS mit einem warnenden Gelb. Fehlerhafte Dateien wiederum erhalten die Farbe Rot und sollten nicht akzeptiert werden. »Typische Fehler, die ecoDMS erkennt, sind beispielsweise fehlende Angaben, ein falsches Format oder aber bei ZUGFeRD-Rechnungen Unstimmigkeiten zwischen dem XML-Datensatz und der PDF-Datei«, erklärt Ralf Schmitz, zuständig für Reseller Sales und Vertrieb bei ecoDMS.

Darüber hinaus können User die Originale von archivierten ZUGFeRD- und XRechnungs-Dokumente aus ecoDMS über das Kontextmenü einzeln oder gesammelt in eine ZIP-Datei exportieren und an Steuerberater oder Lösungen, wie DATEV Unternehmen Online, weiterleiten.