Office-Plattform »Imixs-Office-Workflow« bekommt DMS-Funktionen

Open-Source-Workflow-Lösung Imixs bekommt DMS und KI-Support

Die Abhängigkeit von wenigen großen US-amerikanischen Technologiekonzernen hat sich für europäische Unternehmen in den vergangenen Jahren zu einem strukturellen Risiko entwickelt: steigende Lizenzkosten, rechtliche Unsicherheiten durch extraterritoriale Gesetze wie den »CLOUD Act« und technische Abhängigkeiten durch proprietäre Ökosysteme bremsen Innovationen und erhöhen die Kosten. Gleichzeitig schafft die EU mit Initiativen wie dem Digital Services Act und dem Data Governance Act einen klaren Rahmen, der lokale Datenhaltung und digitale Eigenständigkeit fördert.

Parallel dazu haben Open-Source-Technologien eine Reife erreicht, die es Unternehmen ermöglicht, echte Alternativen zu etablierten Plattformen einzusetzen. Moderne Lösungen für Künstliche Intelligenz, Dokumentenmanagement und Geschäftsprozessautomatisierung lassen sich heute lokal betreiben – ohne Daten an externe Cloud-Dienste weiterzugeben.

Neuerungen mit Imixs-Office-Workflow 5.1.4

Hier setzt die neue Version der Open-Source-Plattform »Imixs-Office-Workflow« an. Mit dem Release 5.1.4 hat das Entwicklerteam zahlreiche Funktionen bereitgestellt, die besonders für kleine und mittelständische Unternehmen interessant sind. Eine zentrale Neuerung ist die integrierte Dokumentenmanagement-Funktionalität.

Dokumente können nun direkt in Workflows eingebunden, verarbeitet und archiviert werden. Medienbrüche entfallen, der manuelle Aufwand sinkt laut Anbieter deutlich. »Die Integration von DMS-Funktionen war ein logischer Schritt, da Dokumente in nahezu jedem Geschäftsprozess eine zentrale Rolle spielen«, erklärt das Entwicklerteam. »Unsere Kunden können nun ihre kompletten Workflows – von der Dokumentenerfassung bis zur Archivierung – über eine einzige Plattform abwickeln.«

Darüber hinaus wurden die KI-Funktionen der Plattform erheblich erweitert. Die neu hinzugekommenen Module übernehmen Routineaufgaben wie das automatische Kategorisieren von Dokumenten oder treffen regelbasierte Entscheidungen. »Dies verwandelt Imixs-Office-Workflow in einen intelligenten Agent, der Routineaufgaben übernimmt und Mitarbeiter für wertschöpfende Tätigkeiten freisetzt«, erklären die Entwickler. Sie betonen, dass die eingesetzten KI-Funktionen den Anforderungen des »EU AI Acts« entsprechen und damit auf verantwortungsvollen Einsatz im Unternehmenskontext ausgerichtet sind.

Dank standardisierter Schnittstellen, etwa zu Datev, SAP, SEPA und Magento, lasse sich die Lösung zudem in bestehende IT-Landschaften integrieren. Unternehmen müssten ihre gewachsenen Systeme nicht ersetzen, sondern können sie Schritt für Schritt erweitern und in Hinblick auf Digitale Souveränität weiterentwickeln.

Positionierung der Low-Code-Plattform

Mit der Open-Source-Lösung Imixs-Office-Workflow behalten Unternehmen die volle Kontrolle über ihre Daten, vermeiden Vendor Lock-in und gewinnen die Flexibilität, Prozesse eigenständig zu gestalten. Gleichzeitig senken sie die Total Cost of Ownership und machen sich unabhängiger von internationalen Anbietern, deren Preispolitik oder rechtlichen Rahmenbedingungen.

Die Low-Code-Plattform basiert auf dem international anerkannten BPMN 2.0-Standard. Sie ermöglicht es Unternehmen, Geschäftsprozesse ohne Programmieraufwand zu modellieren und zu automatisieren. Als typische Anwendungsbereiche nennt der Anbieter Auftragsverwaltung, echnungsverarbeitung, Projektmanagement, ISO-konforme Prozessdokumentation für das Qualitätsmanagement und jetzt neu eben auch Dokumentenmanagement.

Verfügbarkeit und Support

Imixs-Office-Workflow 5.1.4 steht ab sofort als Open-Source-Lösung zur Verfügung. Unternehmen können die Software kostenfrei nutzen und an ihre spezifischen Anforderungen anpassen. Professioneller Support und Beratungsleistungen werden über zertifizierte Partner angeboten.

Stand heute und Ausblick

Ralph Soika, Project Lead für Imixs-Workflow, erklärte vor Kurzem in einem Blogpost, wo das Projekt heute steht und wie der weitere Fahrplan aussieht. Er betonte dabei: »Im Gegensatz zu rein automatisierten Workflow-Engines erkennt Imixs-Workflow, dass die meisten Geschäftsprozesse menschliche Entscheidungsfindung, Zusammenarbeit und Fachwissen erfordern. Unsere Engine verwaltet den Status von Geschäftsobjekten und stellt den Nutzern während des gesamten Prozesslebenszyklus kontextbezogene Informationen bereit – ähnlich einem intelligenten E-Mail-Postfach, das ihre Geschäftsregeln versteht.«

Menschliche Entscheidungsschritte würden unterstützt, der Status von Geschäftsobjekten bleibe nachvollziehbar und Anpassungen ließen sich dank modellgetriebener Logik schnell umsetzen, ohne neu zu deployen. Eingesetzt werde die Engine unter anderem bereits Finanzwesen und im Gesundheitswesen.

Imixs-Workflow kombiniere heute schon Low-Code-Komfort mit Enterprise-Level-Funktionalität. Es basiert auf der Jakarta EE-Plattform und eigne sich besonders für menschenzentrierte Geschäftsprozesse, die Flexibilität, Sicherheit und Skalierbarkeit erfordern.

Anders als klassische task-orientierte Engines nutzt Imixs-Workflow laut Soika ein Event-getriebenes Paradigma und unterstützt BPMN 2.0. Umgesetzt werden kann das zum Beispiel über den Imixs-BPMN-Modeler für VS Code, Eclipse oder Webbrowser.

Das System basiert auf einer Micro-Kernel-Architektur und erlaubt Erweiterungen mit Plug-in- und Adapter-Systemen zur Aufteilung zwischen Kernlogik und externen. Security lässt sich über ACLs (Access-Control-Listen) konfigurierbar statt fest kodiert direkt im BPMN-Modell definieren. Mit Transaction-Management, JPA-Persistenz und Container-Security sei die Plattform skalierbar und füge sich nahtlos in moderne Microservice-Architekturen ein.

Roadmap für die Weiterentwicklung

Auf der Roadmap stünden drei großen Innovationsfelder: Erweiterte Modellierungsfunktionen, KI-Integration und »AI-Powered Process Intelligence«. Darunter fallen jeweils mehrere kleinere Bereiche, in denen die Platform vorangebracht werden soll.

Erweiterte Modellierungsfunktionen

• Visual Process Intelligence: Modellierungsassistenten, die Prozessoptimierungen vorschlagen, Engpässe erkennen und Best Practices einbringen werden.
• Dynamische Prozessanpassung: Prozesse, die sich in Echtzeit an Nutzungsdaten anpassen (z. B. Routing oder Eskalationen).
• Mehrdimensionale Prozessansichten: Analytische, operative oder Compliance-Sichten auf ein und denselben Prozess – synchron und stets konsistent.)

KI-Integration

• Retrieval-Augmented Generation (RAG): Natürliche Sprachabfragen wie »Was sind die Genehmigungsvoraussetzungen für Bestellungen über 10.000 Euro?« werden möglich, indem die KI kontextsensitive Antworten anhand realer Prozessmodelle liefert.
• Agent-zu-Agent-Kommunikation (A2A): KI-Agenten übernehmen intelligente Aufgabenverteilung, Vorhersage von Verzögerungen, Eskalationen und die Koordination über Systeme hinweg.
• Model Context Protocol (MCP): KI versteht den gesamten Prozess-Kontext (Historie, Beteiligte, Regeln) und kann darauf basierend Entscheidungshilfen liefern oder Compliance automatisch überwachen.

Konvergenz zu »AI-Powered Process Intelligence«

• NLP-basierte Prozessgenerierung: Prozesse durch einfache Spracheingabe.
• Predictive Analytics zum frühzeitigen Erkennen von Problemen.
• Autonome Prozessoptimierung: Selbstheilung und Anpassung ohne manuelle Eingriffe.

Imixs-Workflow wolle nicht nur ein Workflow-Tool sein, sondern vielmehr eine Plattform, die menschliches Arbeiten intelligent unterstützt. Die geplante KI-Integration soll Prozesse dynamisch, verständlich und zukunftssicher machen, ohne die Kontrolle aus der Hand zu geben. Als Open-Source-Projekt setze Imixs zudem zunehmend auf Gemeinschaftsbeteiligung, offene Standards und einen schrittweisen Roll-out neuer Funktionen.