Mit ecoDMS E-Rechnungen effizient verarbeiten

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E-Rechnungen formal prüfen

Zusätzlich übernimmt ecoDMS die formale Prüfung eingehender E-Rechnungen. Eine solche technische Validierung ist nach dem im Oktober 2025 vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlichten Schreiben zwingend erforderlich. Enthält eine Rechnung nämlich Fehler, kann sie als »sonstige Rechnung« eingestuft werden, was zum Verlust des Anspruchs auf Vorsteuerabzug führt. Mit ecoDMS können Unternehmen dieses Risiko ausschließen, da die Software beim Eingang von E-Rechnungen automatisch eine Konformitätsprüfung durchführt.

Anhand hinterlegter Plausibilitätsregeln prüft die Lösung, ob

• das Format korrekt ist,
• alle steuerlich erforderlichen Angaben enthalten sowie korrekt sind und
• bei ZUGFeRD-Rechnungen der XML-Datensatz rechtskonform erstellt wurde.

Das Prüfergebnis wird als übersichtliche PDF-Datei ausgegeben, in der Mitarbeitende sofort erkennen, ob alle Anforderungen erfüllt sind. Zusätzlich erfolgt in der Benutzeroberfläche von ecoDMS eine farbliche Kennzeichnung der Dokumente nach dem Ampelprinzip:

• Grün: Entspricht den Vorgaben.
• Gelb: Manuelle Prüfung erforderlich.
• Rot: Fehlerhafte Datei, nicht akzeptieren.

Inhaltliche Rechnungsprüfung beschleunigen

Neben der formalen Prüfung müssen Unternehmen auch sicherstellen, dass Rechnungen in Bezug auf bestellte und gelieferte Mengen sowie vereinbarte Preise – kurz: inhaltlich – korrekt sind. Im Sinne der Effizienz empfiehlt es sich, auch Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine zentral in ecoDMS abzulegen. Sollten diese noch in Papierform vorliegen, können sie über die integrierte Scanner-Schnittstelle bequem digitalisiert und in ecoDMS übernommen werden. So werden alle an der inhaltlichen Prüfung Beteiligten parallel in die Lage versetzt, auf die Dokumente zuzugreifen.

E-Rechnungen mit dem Vorlagen Designer automatisch klassifizieren

Der in ecoDMS integrierte Vorlagen Designer unterstützt Anwender dabei, individuelle Klassifizierungsvorlagen zu erstellen. Diese sorgen dafür, dass Dokumente beim Import ins Archiv automatisch erkannt und korrekt eingeordnet werden. Dabei können alle lesbaren XML-Daten einer E-Rechnung für die Vorlage genutzt werden, was die automatische Erkennung und Ablage von E-Rechnungen besonders zuverlässig gestaltet. Über komfortable Suchfilter lassen sich die Rechnungen gezielt nach Kriterien wie »Status« oder »Lieferantenname« anzeigen. Zudem gewährleistet ecoDMS dank moderner Technologien, dass sämtliche Rechnungen revisionssicher archiviert und vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind. Da alle Dokumente in ihrer Originalform gespeichert werden, erfüllen Unternehmen mit ecoDMS unter anderem die Anforderungen der GoBD.

Von strukturierten E-Rechnungsdaten ganzheitlich profitieren

Bei der Verarbeitung von E-Rechnungen geht es vor allem darum, das Potenzial ihrer strukturierten Daten vollständig auszuschöpfen. Dazu ist ecoDMS mit intelligenten Funktionen wie dem gezielten Mapping von Datenfeldern ausgestattet. So kann beispielsweise der Wert im Feld »Lieferantenname« einer E-Rechnung automatisch in das Feld »Kreditor« in ecoDMS übertragen und dort verarbeitet werden. Doch damit nicht genug: Anwender können sogar ein einzelnes ecoDMS-Feld automatisch mit Daten aus verschiedenen Quellen befüllen. Diese Funktion ist besonders hilfreich, um verteilte Informationen zusammenzufassen. So können Unternehmen zum Beispiel Angaben aus der Bestellung und der Rechnung sowie zur Kostenstelle in nur einem Feld kombiniert ablegen und damit die Bearbeitung beschleunigen.

Rechnungen komfortabel an Lexware, Sage, DATEV Unternehmen online & Co. übertragen

Schließlich gilt es, den bisherigen analogen Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung vollständig digital abzubilden. Davor schrecken Unternehmen oft zurück, weil sie einen hohen Programmieraufwand befürchten. Dieser entfällt jedoch mit dem WORKZ Add-on für ecoDMS, denn damit lassen sich Abläufe ganz einfach per Drag-and-drop grafisch definieren. Die daraus resultierenden automatisierten Workflows beschleunigen den gesamten Prozess der Rechnungsprüfung und -freigabe erheblich.

Über Schnittstellen können die Rechnungen inklusive aller relevanten Daten aus ecoDMS in verschiedene Buchhaltungslösungen, wie Lexware oder Sage 100, importiert werden. Darüber hinaus ist es möglich, ecoDMS mit DATEV Unternehmen online zu verbinden und so Rechnungen komfortabel an den Steuerberater zu übergeben. Alternativ lassen sich die Originale der archivierten E-Rechnungen über ein Kontextmenü einzeln oder gesammelt in eine ZIP-Datei exportieren.

E-Rechnungspflicht als Chance nutzen

Mit ecoDMS können Unternehmen Rechnungen schneller verarbeiten, indem sie die gesamte Prozesskette – vom Rechnungseingang über die Prüfung und Zahlung bis hin zur Archivierung – digitalisieren. Die Betriebe profitieren von einer Entlastung ihrer Mitarbeitenden, optimierten Prozessen, reduzierten Fehlerquoten und mehr Transparenz.

Die Einführung eines DMS muss sich jedoch nicht auf den Rechnungseingang beschränken: Auch viele weitere Unternehmensprozesse lassen sich damit effizient digitalisieren und automatisieren. Für die Umsetzung eines solchen leistungsfähigen DMS bietet die sich ausweitende E-Rechnungspflicht einen idealen Anlass. Mit ecoDMS können Unternehmen das Potenzial der Digitalisierung vollständig ausschöpfen und so ihre Effizienz steigern. Das günstige Lizenzmodell sorgt in Kombination mit hoher Benutzerfreundlichkeit und umfangreichen Funktionen für einen schnellen ROI und macht den Umstieg besonders wirtschaftlich.

Mehr Informationen zu den Produkten von ecoDMS und zum Thema E-Rechnung finden Sie unter www.ecoDMS.de