ecoDMS-Release automatisiert E-Rechnungen

Automatisches Auslesen von XML-Daten

Im neuen Rolling Release des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ecoDMS hat die ecoDMS GmbH verschiedene Funktionen rund um die Verarbeitung von E-Rechnungen integriert. So liest der weiterentwickelte Vorlagen-Designer sämtliche XML-Daten aus XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen aus und überträgt sie in die entsprechenden Felder in ecoDMS. Darüber hinaus werden die XML-Daten zur Klassifizierung verwendet, sodass E-Rechnungen automatisiert in die richtigen Ordner im DMS gelangen. Zu den weiteren Neuerungen gehören eine flexible Befüllung von Attributen und Freitextfeldern sowie das Auslesen von Datumsfeldern.

Vorteile für Nutzende

»Mit diesem Update können ecoDMS-Anwender die strukturierten Daten ihrer eingehenden E-Rechnungen umfassend nutzen«, erläutert Ralf Schmitz, verantwortlich für Reseller Sales und Vertrieb bei ecoDMS. »Ein Beispiel dafür ist das Mappen, bei dem etwa der Wert des ausgelesenen XML-Feldes ‚Amount‘ automatisch in das in ecoDMS angelegte Feld ‚Rechnungsbetrag‘ eingefügt wird. Außerdem sorgt der Lieferantenname dafür, dass die E-Rechnung im jeweiligen Ordner in ecoDMS archiviert wird.«

Mehr Kontrolle und Flexibilität

Die Möglichkeit der flexiblen Befüllung von Attributen bietet mehr Kontrolle bei der Archivierung in ecoDMS. Inhalte aus unterschiedlichen Quellen können automatisch übernommen werden, etwa der Name der archivierten Datei oder per OCR ausgelesene Textpassagen. Das Rechnungs- oder Fälligkeitsdatum lässt sich bei E-Rechnungen automatisch aus der XML-Datei sowie bei gescannten Rechnungen beziehungsweise PDF-Rechnungen ohne strukturierte Daten per OCR auslesen und in die entsprechenden Attribute übertragen. Darüber hinaus können die Freitextfelder je nach Anforderung individuell genutzt werden. So ist es beispielsweise möglich, beim Export von Rechnungen an den Steuerberater oder in Lösungen wie DATEV Unternehmen online die Rechnungsnummern, Kostenstellen und Lieferantennummern zu hinterlegen.