ECM-Projekt-Tipps: Stolperfallen vermeiden

Fragen, aber richtig

Der Markt für DMS- und ECM-Lösungen ist unübersichtlich. Gerade mittelständische Unternehmen stehen vor einer großen Auswahl an Systemen, die sich auf den ersten Blick funktional stark ähneln. In der Praxis zeigt sich jedoch immer wieder: Fehlentscheidungen entstehen weniger durch fehlende Funktionen als durch unklare Anforderungen und falsche Annahmen im Auswahlprozess.

Das ECM-Beratungsteam von Zöller & Partner wird regelmäßig dann hinzugezogen, wenn DMS- oder ECM-Projekte bereits ins Stocken geraten sind. Aus diesen Projekten lassen sich typische Muster erkennen – und konkrete Empfehlungen ableiten.

Ein zentrales Problem sieht Bernhard Zöller, Geschäftsführer von Zöller & Partner in zu allgemein formulierten Fragen an Hersteller. Klassische Anforderungen wie Aktenbildung, Outlook-Integration oder DS-GVO-Konformität werden fast immer bejaht. Ein klares »Nein« ist hier kaum zu erwarten.

Entscheidend ist daher, wie belastbar diese Zusagen sind. Fällt die Antwort etwa »im Standard enthalten«, sollten Unternehmen gezielt nachhaken:

• Welche zusätzlichen Dienstleistungskosten für Konfiguration oder Programmierung fallen neben den Lizenzkosten an?
• Welche Fremd- oder OEM-Komponenten sind integriert – etwa Viewer, PDF-Konverter oder Rendition-Server – und wie zukunftssicher sind diese?

Erst diese Nachfragen zeigen, ob ein Funktionsversprechen auch wirtschaftlich und technisch tragfähig ist.

Add-ons: In bestimmten Fällen kritisch

Viele DMS- und ECM-Hersteller ergänzen ihr System über Add-ons oder Partnerlösungen. Für unterstützende Funktionen wie Scanning-Software, Rendition-Server oder PDF-Konverter ist das meist unproblematisch.

Anders verhält es sich bei zentralen Funktionen wie elektronischen Akten oder Dokumenten-Workflows. Werden diese nicht vom Hersteller selbst bereitgestellt, entstehen zusätzliche Abhängigkeiten. In solchen Fällen empfiehlt Zöller, unter anderem folgende Fragen zu klären:

• Wie verbreitet ist die Lösung in Kombination mit diesem DMS – handelt es sich um wenige Einzelinstallationen oder um einen etablierten Einsatz?
• Wer übernimmt im Fehlerfall den Support?
• Wie wird verfahren, wenn Hersteller und Partner sich gegenseitig die Verantwortung zuschieben?
• Ist die Funktionsfähigkeit auch nach Releasewechseln des DMS gewährleistet?
• Wer trägt die Kosten für eine Migration, falls die Partnerschaft endet?

Individualentwicklungen: Flexibel, aber erklärungsbedürftig

Neben Standardfunktionen und Add-ons kommen häufig individuelle Anpassungen oder Eigenentwicklungen zum Einsatz. Diese können zwar spezifische Anforderungen abdecken, bergen jedoch langfristige Risiken.

Vor der Entscheidung sollten Unternehmen daher klären:

• Liegt eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation vor?
• Wer übernimmt dauerhaft den Support für individuelle Komponenten?
• Ist die Lösung sowohl für Rich Clients als auch für Browser-Clients geeignet?
• Bleibt die Individualentwicklung auch mit zukünftigen Releases der DMS-Software kompatibel?

Unklare Antworten auf diese Fragen führen häufig zu steigenden Wartungs- und Anpassungskosten.

Produktdemos: Zwischen Show und Realität

Demos gehören zu jedem Auswahlprozess – vermitteln aber oft ein geschöntes Bild. Um realistisch bewerten zu können, sollten Hersteller offenlegen, welche der gezeigten Funktionen tatsächlich Bestandteil des Standards sind.

Sind Konfigurationen oder Programmierungen erforderlich, empfiehlt es sich, entweder:

• das eingesetzte Konfigurationswerkzeug live zeigen zu lassen oder
• den konkreten Programmieraufwand transparent darzustellen.

Nur so lässt sich einschätzen, ob Anpassungen später intern umgesetzt werden können oder externe Unterstützung erforderlich bleibt.

Langfristig denken: Roadmaps entscheiden mit

DMS- und ECM-Systeme sind insbesondere im Archivierungsumfeld auf eine Nutzungsdauer von zehn Jahren und mehr ausgelegt. Entsprechend wichtig ist der Blick auf die Weiterentwicklung der eingesetzten Komponenten.

Integration Fremdsoftware: Funktion, Aufwand, Releasefähigkeit

Kaum eine DMS-Anwendung ist eine Insellösung. Fast immer besteht die Notwendigkeit zur Integration mit ERP- oder Fachverfahren. Die Varianten reichen von einfacher Verlinkung archivierter eingehender oder intern erzeugter Dokumente in der externen Anwendung, Übergabe von Dokumente-Daten aus der Erfassungsstrecke an die externe Anwendung bis hin zur Steuerung von DMS-Funktionen direkt aus der IT-Anwendung heraus- beispielsweise zur Anlage einer Kundenakte im DMS, wenn ein Kunde in der CRM-Anwendung neu angelegt wird. Abgesehen von der gering verbreiteten Schnittstelle CMIS, gibt es praktisch keinen Zugriffstandard wie SQL in der Datenbankwelt. So hat jedes DMS seine eigene Aufrufschnittstelle und die Anzahl der Fach- und ERP-Anwendungen mit wiederum eigenen technischen Integrationsanforderungen ist groß. Daher sind viele eventuell verfügbaren Integrationskomponenten häufig mit hohem Dienstleistungsaufwand verbunden. Der Anwender muss im Vorfeld klären:

• Welche Integrationsvariante wird zwingend benötigt?
• Ist die angebotene Integrationsschnittstelle ein Standard-Produkt (mit wie vielen produktiven Installationen) oder eher eine Projektdienstleistung?
• In allen Fällen: wer ist der Hersteller, wer pflegt die Schnittstelle, wie wird Release-Fähigkeit sichergestellt? Wenn 500 Kunden diese Schnittstelle einsetzen, ist die zeitnahe Release-Pflege wahrscheinlicher als bei nur fünf lizenzierenden Kunden.

Oft ist es sinnvoll zu prüfen, ob überhaupt eine technische Integration notwendig ist. Häufig lassen sich technische Abhängigkeiten durch einfachere Wege vermeiden – etwa durch den Aufruf kompletter Akten statt Dok-IDs oder durch manuelle statt automatischer Ablage.

Eine andere Aufgabe ist die Integration in PC-Anwendungen, wie MS365 oder andere Applikationen. Anwender erwarten eine durchgängige Integration für Erstellung, Versionierung, Ablage und Suche von Dokumenten, ergänzt um Metadatenübernahme, Vorlagenmanagement und Dublettenprüfung aus unterschiedlichen Quellen wie E-Mail und Gruppenlaufwerken. Die Experten von Zöller & Partner empfehlen, den technisch sparsamsten Weg zu gehen, weil sich die gleichen Fragen nach Aufwand und Release-Fähigkeit wie bei ERP- und Fachsystemen stellen. Dazu kommt, dass der Releasewechsel bei PC-Applikationen viel häufiger stattfindet und eine vorherige Prüfung, ob die Schnittstelle noch fehlerfrei funktioniert, praktisch nicht mehr zeitnah möglich ist. Stellt der Anwender dann auch noch von Rich Clients auf Browser-Clients um, funktionieren Drag & Drop oder die Übernahme von Word-Metadaten gar nicht mehr oder nur nach erneutem Programmieraufwand.

Berechtigungskonzepte: Keep-it-simple!

Ein Pflichtthema, das quasi immer unterschätzt wird: Wer darf auf welche Dokumente, Akten oder Vorgänge lesend/schreibend zugreifen? Der größte Fehler in der Praxis ist, dass ein unüberschaubarer und nicht mehr pflegbarer Berechtigungs-Flickenteppich geschaffen wurde.

Dieses Thema kann nur unter Zuarbeit der IT angegangen werden, weil hier neben den Berechtigungen in den IT-Systemen auch die zentralen Verzeichnisdienste und gegebenenfalls Authentifizierungskomponenten zu berücksichtigen sind. Wenn Gruppe A in der Fachanwendung X nicht auf Daten der Gruppe B – die auch mit Fachanwendung X arbeitet – zugreifen darf, muss das im DMS ebenfalls verhindert werden. Erfordert das DMS feinere Rechte als der Verzeichnisdienst bereitstellt, sind im DMS zusätzliche Gruppen anzulegen und zu pflegen. In der Praxis sollte der Anwender daher prüfen:

• Welche Fachbereiche benötigen eigene Zugriffsberechtigungen?
• Müssen die User innerhalb eines Bereichs mit unterschiedlichen Berechtigungen am DMS arbeiten oder sollte man besser den Vorteil einer DMS-Lösung ausnutzen, in einheitlichen Aktenstrukturen zu arbeiten?
• Müssen vertrauliche Akten oder Dokumente nur einem bestimmten Personenkreis zugänglich sein, auch wenn diese Vertraulichkeit erst später eintritt?
• Sollen temporäre Berechtigungen (zum Beispiel drei Wochen Zugriff für User C auf eine Prüfakte) möglichst einfach eingerichtet und wieder entzogen werden können?
• Müssen Externe dauerhaft oder temporär auf bestimmte Akten zugreifen können.

Auch hier gilt: Ist das, was der Anbieter zur Lösung vorschlägt, vom Anwender selbst pflegbar?

Workflow: Schwammiger Begriff aber unverzichtbar für digitale Prozesse

Seit den Anfängen der Archiv-/DMS-Branche ist das Thema Workflow ein wesentlicher Bestandteil der Lösungskonzepte, allerdings mit sehr unterschiedlichen Bedeutungen. Folgende »Workflow«-Anforderungen sind typisch in DMS-Projekten, haben aber technisch-/funktional miteinander nichts zu tun:

• Frühes Scannen und Attribut-basierte Weiterleitung in Workflow-Postkörbe wie bei Antragsbearbeitungsprozessen und einfacher Eingangsrechnungsverarbeitung
• Freigabe-/Genehmigungs-Workflows für Dokumente oder Vorgänge wie der Ersatz von Umlaufmappen und die Mehr-Augen-Genehmigung von Dokumenten.
• Automation in der Erfassungsstrecke inklusive Import, Dokumentenklassifikation, Datenextraktion, Übergabe an externe IT-Anwendungen

Nicht jeder Anbieter deckt alle Varianten ab. Zahlreiche DMS-Lösungen haben keine eigenen Regelwerke und Workflow-Postkörbe, in denen die Arbeit verteilt wird.

Von besonderer Bedeutung ist auch hier, mit welchen Werkzeugen die Workflow-Lösungen gebaut wurden, und ob das Unternehmen selbst die Lösung pflegen kann.

Spezieller Tipp: Sich vom Begriff »Workflow« lösen und Prozess-Anforderungen rein fachlich/funktional definieren. Ob der Anbieter zur Abdeckung dieser Anforderung seine Komponente »Workflow« oder anders nennt, ist nebensächlich.

E-Akten: Bessere Alternative zu Papierakte und Gruppenlaufwerk

Mit »E-Akte« verbinden die meisten Anwender – im Unterschied zu Workflow – eine konkrete aus der Vergangenheit bekannte Ablageordnung. In der Projektpraxis stellt man  schnell fest, dass es wichtige Unterscheidungsmerkmale bereits innerhalb einer Organisation gibt – beispielsweise bei der Frage, wie statisch oder flexibel eine Aktenstruktur sein muss. So kann die Personalabteilung fordern, dass ihre Akten statisch zu führen sind. User dürfen keine Register hinzufügen oder umbenennen. Vorteil: alle User wissen, wo bestimmte Dokumente zu finden sind.

Die gleiche Organisation kann in einem anderen Bereich eine extrem flexible Aktenstruktur benötigen. So ist beispielsweise in der IT jedes Projekt komplett anders strukturiert. Das IT-Projekt »Migration der ERP-Lösung« hat eine komplett andere Struktur als »Beschaffung Beamer«, weshalb eine vorgegebene Struktur nicht sinnvoll ist. Das gleiche gilt für Mandantenakten bei Rechtsanwälten, bei der Liegenschaftsverwaltung und vielen anderen Aktenarten im privaten Sektor.

Die DMS-Marktangebote unterscheiden sich bezüglich der E-Akten-Anforderung ganz erheblich voneinander: Es gibt DMS-Lösungen, die keine eigene Aktenverwaltung haben und im Prinzip nur eine reine Einzelbelegverwaltung zur Verfügung stellen. Einige Lösungen haben Aktenobjekte mit eigenen Akten-Attributen, aber das Erstellen und Pflegen einer E-Akte ist mit hohem Dienstleistungsaufwand verbunden. Jedoch gibt es auch Angebote mit Gestaltungswerkzeugen, die keine Programmierung erfordern und von der IT des Anwenders oder sogar von Fachadmins verwendet werden können.

Darüber hinaus  existieren Lösungen, die die speziellen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung abdecken und sich von den oben angegebenen Fallakten  als sogenannte Sachakten abgrenzen. Sachakten unterliegen einem strengen Akte-Vorgang-Dokument-Schema und einem übergeordneten Aktenplan.

Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass jede Organisation in den unterschiedlichen Bereichen unterschiedliche E-Aktenanforderungen hat. Bei der Systemauswahl sollte der Anwender daher darauf achten:

• Mit welchen Werkzeugen werden diese verschiedenen Aktentypen erstellt und gepflegt?
• Wie hoch ist der Aufwand für die initiale Erstellung der Aktentypen?
• Ist die Lösung integraler Bestandteil oder zugekauft?
• Und wichtig: Wie ergonomisch ist die Benutzerführung für die User, die dann nicht nur einen Dokumenten-Viewer, sondern eine Aktensicht und gegebenenfalls auch einen Workflow-Postkorb bedienen sollen?

Fazit

Nicht Funktionslisten entscheiden über den Erfolg eines DMS- oder ECM-Projekts, sondern die Qualität der Fragen im Auswahlprozess. Wer Zusagen hinterfragt, Abhängigkeiten offenlegt und die langfristige Wartbarkeit berücksichtigt, reduziert Projektrisiken erheblich – und schafft die Grundlage für einen stabilen und zukunftssicheren Systembetrieb. Und da die IT ein dynamischer Markt ist, sollte das Unternehmen für alle kritischen Komponenten die Roadmap abfragen: werden die Einzelkomponenten (Scanning, Anwendungs-Templates für Rechnungsworkflow oder E-Akten, Workflow-Postkörbe, Rich Client, Add-Ins der Partner etc.) langfristig gepflegt und weiterentwickelt. Nur eine belastbare Roadmap ermöglicht eine verlässliche Investitionsentscheidung.