ELO ECM Suite: Zuverlässiger Partner im Office-UmfeldAdvertorial
Microsoft 365 ist der Goldstandard im Office-Alltag. Um die Fülle an inhouse generierten Daten und Informationen auch sicher zu speichern und archivieren, empfiehlt sich die Verknüpfung mit einem System für Enterprise-Content-Management (ECM).
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Die nahtlose Zusammenarbeit zwischen ECM und Microsoft 365 erleichtert den Arbeitsalltag (Bild: ELO Digital Office)
Microsoft 365 – ein essenzielles Office-Tool
Inhalt dieses Artikels
Microsoft 365 ist seit Jahren die meistverwendete Office-Software in Unternehmen und Organisationen und aus dem heutigen Arbeitsumfeld des Mittelstands nicht mehr wegzudenken. Ob es um Textdateien, Präsentationen oder Tabellenkalkulationen geht: Die Office-Suite bietet die jeweils passende Anwendung. Dabei entsteht tagtäglich eine Riesenmenge an Daten und Informationen, die es an einem zentralen Ablageort zu speichern und rechtskonform zu archivieren gilt. An der Stelle kommt die ELO ECM Suite des Stuttgarter Softwareherstellers ELO Digital Office zum Tragen: Dank einer nahtlosen Integration in Microsoft 365 spielt sie ihre vielfältigen Stärken aus – zentral, sicher und transparent.
Dokumente rechtskonform ablegen
So verknüpft lassen sich in Microsoft 365 erstellte Dokumente – ob in Word, Excel oder PowerPoint – ganz einfach in die Unternehmensprozesse einbinden. Denn das zentrale ECM-Repository sorgt automatisiert für eine strukturierte, rechtskonforme und sichere Ablage. Per integrierter Suchfunktion können Nutzer rasch auf die Informationen zugreifen und sie beispielsweise auch im Team bearbeiten – ob Textdateien, Tabellenkalkulationen oder Präsentationen. Unterschiedliche Bearbeitungsstände sind lückenlos nachvollziehbar und ungewollte Änderungen ein Relikt der Vergangenheit. Der Mehrwert auf einen Nenner gebracht: kürzere Projektlaufzeiten, mehr Prozesseffizienz und Transparenz.
Dabei ist die Integrität aller gespeicherten Informationen dank einer hochentwickelten Verschlüsselungstechnologie jederzeit gesichert. Und selbstverständlich erfüllt das ECM-System einfach und unkompliziert die Richtlinien zum Datenschutz gemäß EU-DSGVO und zur Compliance.
Mit E-Mail-Management mehr Ordnung ins Postfach bringen
Eine intelligente E-Mail-Management-Software inklusive vollautomatisierter Archivierung der Mails ergänzt das Spektrum. Outlook kommt in vielen Unternehmen als zentrales Kommunikationsinstrument zum Einsatz. Um die enorme Menge an eingehenden Nachrichten in geordnete Bahnen zu lenken, sorgt die ECM-Suite für eine vorgangsbezogene Ablage der E-Mails – und damit für mehr Ordnung im Postfach. Bereits archivierte Mails lassen sich mit Hilfe der integrierten Suchfunktion im Repository schnell wieder auffinden, direkt beantworten oder weiterleiten.
Ähnliches gilt für Anwender von Microsoft Exchange. Hier sorgt das Modul ELO XC – sowohl on-prem als auch cloudbasiert – für eine aktionsbasierte Verarbeitung sowie die vollautomatische und vorgangsbezogene Ablage von E-Mails. Unternehmen profitieren von einer schlanken Datenhaltung und der effizienten Verwertung von Ressourcen.
ECM-Funktionen im Team direkt in Microsoft 365 nutzen
Zeitsparend und komfortabel ist zudem die Möglichkeit, einfach teamübergreifend auf Basis der Microsoft 365-Anwendungen zusammenzuarbeiten. Dies funktioniert sogar, wenn der Anwender über keinen eigenen Zugriff auf die ECM-Suite verfügt. ELO Usern steht hingegen die gesamte Bandbreite an ECM-Funktionalität direkt in den führenden Microsoft-Anwendungen bereit – ohne dass sie dabei die gewohnte Arbeitsumgebung verlassen müssen. So lassen sich beispielsweise Workflows in Gang setzen oder Verträge unmittelbar in Microsoft 365 erstellen.
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Nahtlos integriert: ECM-Funktionen direkt in Microsoft Teams nutzen (Bild: ELO Digital Office)
Für ein Plus an Effizienz: ECM-Suite als Team(s)-Player
Auch Anwender der Collaboration-Software Microsoft Teams profitieren von deren enger Verzahnung mit der ECM-Suite. Denn die ECM-Funktionalität lässt sich für eine Projektarbeit ohne Medienbrüche nahtlos in Teams einbinden. Im ECM-System abgelegte Dokumente können beispielsweise direkt in Teams geteilt und als Grundlage für die gemeinsame Bearbeitung herangezogen werden – unabhängig davon, ob es sich um einzelne Dateien oder um ganze Ordnerstrukturen handelt.
Direkt anstoßen lassen sich ebenfalls Freigabeprozesse oder das Verwalten von Kontakten. Eine bidirektionale Synchronisation sorgt dabei jeweils für identische Bearbeitungsstände.
Hilfreich ist auch der »ELO Bot for Microsoft Teams«. Damit können Nutzer ECM-basierte Suchanfragen unmittelbar in der Collaboration-Software starten und müssen nicht zwischen den Anwendungen wechseln.
Teamwork über Cloud-Grenzen hinweg
Die ECM-Suite kommuniziert außerdem problemlos mit dem Online-Cloudspeicher Microsoft OneDrive Business sowie der webbasierten Collaboration-Plattform SharePoint Online. Dies ebnet den Weg für eine teamübergreifende Bearbeitung von Dokumenten aus dem ECM-System – mit Kollegen oder sogar Externen ohne eigenen Zugriff auf das ECM-System.
Auch hier liegen die Vorteile klar auf der Hand: Die Datenhaltung erfolgt an einer zentralen Stelle, nämlich im ECM-System. Dank der bidirektionalen Synchronisation sind die Versionsstände jeweils identisch. Ein Konfliktmanagement-Feature regelt etwaige Synchronisationskonflikte zwischen den Systemen und gewährleistet anhand der Versionskontrolle Datenkonsistenz.
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SharePoint Online und ELO ECM Suite: identische Versionsstände dank bidirektionaler Synchronisation (Bild: ELO Digital Office)
Medienbruchfrei mit Microsoft Dynamics 365 arbeiten
Von großem Nutzen ist auch die nahtlose Anbindung der ECM-Suite an die Systeme für Enterprise-Resource-Planning (ERP) beziehungsweise Customer-Relationship-Management (CRM) aus dem Hause Microsoft. Damit erhält der User neben einem zentralen Ablageort für Belege und Dokumente einen transparenten Überblick über die Geschäftsabläufe.
Der Mehrwert auf einen Blick:
- Unternehmensweit nahtlose digitale Prozesse und damit durchgängige Geschäftsabläufe
- Zentrales Repository für alle zu einem Geschäftsvorgang gehörenden Belege
- Zentrale Steuerung der Zugriffsberechtigungen
- Enge Prozessintegration von CRM- und ERP-Daten
- Vorgangsbezogener Zugriff auf Einkaufs-/Verkaufs- sowie Buchhaltungsdaten
- Rechtskonforme Archivierung dank Einhaltung von Compliance- und Datenschutzrichtlinien
Fazit:
In Kombination mit Microsoft 365 bildet die ELO ECM Suite die ideale Basis für digitale Prozesse in zentralen Geschäftsbereichen wie der Buchhaltung, Personalabteilung, dem Einkauf oder dem Vertrieb. Zudem gibt sie Anwendern ein wichtiges Werkzeug zur revisionssicheren Archivierung an die Hand. Die Suite lässt sich um eine Vielzahl an intelligenten Fachbereichslösungen, den ELO Business Solutions, erweitern – und entweder on-prem implementieren oder in der Cloud betreiben. Der Kunde hat die Wahl.
Interessierte lädt ELO Digital Office zu ihrem Jahresauftaktevent ELO Horizons am 19. März 2026 nach Stuttgart. Dort zeigt der Softwarehersteller die neuesten Trends und Lösungen rund um Automatisierung und Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Hier geht’s zur Anmeldung: elo.com/horizons
Über ELO Digital Office
Die vor knapp 30 Jahren gegründete ELO Digital Office GmbH zählt heute zu den führenden Herstellern von Digitalisierungssoftware. Das Stuttgarter Familienunternehmen entwickelt mit weltweit 1000 Mitarbeitern branchenübergreifende digitale Systeme zur Geschäftsprozessoptimierung – mit der Flaggschiffsoftware ELO ECM Suite als Basis sowie optional ergänzenden intelligenten Fachbereichslösungen.
ELO Digital Office GmbH, Tübinger Straße 43, D-70178 Stuttgart, Tel: +49 711 806089-0; URL: www.elo.com
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About the Author: Annette Stadler
