E-Rechnung: Türöffner für ganzheitliche DigitalisierungAdvertorial
Seit 2025 gilt für Unternehmen jeder Größe, dass sie elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können müssen. Ist die etwas aufwändige Umstellung einmal vollzogen, ergeben sich vielfältige Vorteile – insbesondere ein Plus an Effizienz.
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Rechnungsprozesse mit ELO Invoice steuern (Bild: ELO Digital Office)
Aktueller Status bei E-Rechnungspflicht
Inhalt dieses Artikels
Die E-Rechnung hat bereits seit Anfang 2025 Rechtskraft für umsatzsteuerpflichtige Geschäfte zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen (Business to Business). Ausgenommen von dieser Pflicht sind der B2C-Bereich (Business to Consumer) sowie B2B-Umsätze außerhalb Deutschlands. Firmen mussten also zum Stichtag imstande sein, E-Rechnungen zu empfangen – auch ohne vorherige Zustimmung. In den Startlöchern steht nun der Versand von E-Rechnungen. Dieser wird ab 2027 – beziehungsweise 2028 für Firmen mit weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz – definitiv verpflichtend, wenn sowohl leistender Unternehmer als auch Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinbetragsrechnungen von unter 250 EUR.
Schnellere Prozesse: Effizienzbooster in der Buchhaltung
Die E-Rechnung stellt einen Meilenstein in der Digitalisierung von Buchhaltungsprozessen dar. Sie ist ein elektronisches Dokument, das Rechnungsinformationen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format übermittelt und sich – im Gegensatz zu PDF- oder Papierrechnungen – automatisiert verarbeiten lässt. Ihre Einführung im Geschäftsleben ist daher ein logischer Schritt hin zu einer durchgängig digitalen Arbeitswelt. Zudem beschleunigt die automatisierte Rechnungsverarbeitung interne Prozesse und sorgt für eine konsistente Einhaltung von Zahlungs- beziehungsweise Skontofristen.
Standardisierte Formate wie ZUGFeRD und XRechnung erleichtern die medienbruchfreie Integration in Bestandssysteme (in der Buchhaltung). Überdies unterstützen sie die Einhaltung geltender gesetzlicher Vorgaben in Bezug auf rechtskonforme Archivierung. Dazu gehören beispielsweise die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Als willkommener Nebeneffekt steigern Unternehmen die Nachhaltigkeit durch den sinkenden Papierverbrauch und die entfallende Postzustellung.
Von der Theorie zur Praxis: das Prozedere im Arbeitsalltag
Die E-Rechnung wird in standardisierten Formaten erstellt, wie zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Übermittelt wird sie über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Netzwerke wie Peppol (ursprünglich »Pan-European Public Procurement OnLine«) oder Portale wie die DATEV E-Rechnungsplattform. Darüber lassen sich Dokumente auf standardisierte Weise zwischen Business-Partnern austauschen. Dabei bildet eine dedizierte Software wie ELO Invoice oder ELO for DATEV den gesamten Prozess nahtlos und automatisiert ab: Die Tools für Rechnungsmanagement lesen die empfangenen Rechnungen aus, visualisieren sie, validieren diese, verarbeiten sie weiter und archivieren sie schließlich rechtskonform. Dies verringert manuelle Interventionen auf ein Minimum und sorgt für maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Der Verarbeitungsprozess einer E-Rechnung verläuft also mit den ELO Rechnungsmanagement-Lösungen klar strukturiert und effizient. Damit die Umstellung im Betrieb gelingt, ist eine Analyse der Bestandsprozesse im Rechnungswesen vor der Auswahl einer geeigneten technologischen Lösung empfehlenswert. Nur so lassen sich Schwachstellen und Optimierungspotenziale identifizieren. Empfehlenswert ist es außerdem, den neuen Prozess in einer Testphase genau zu evaluieren und die Mitarbeiter frühzeitig mit ins Boot zu holen.
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Digitale Rechnungsverarbeitung mit ELO-Invoice im Überblick (Bild: ELO Digital Office)
Keine Pflicht ohne Kür: ganzheitliche Digitalisierung
Um die Anforderungen zu erfüllen, eignen sich im Grunde Tools für das Rechnungsmanagement. Doch handelt es sich dabei um Insellösungen, die das Thema isoliert betrachten. Ein ganzheitlicher Ansatz zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen birgt hingegen erhebliches Potenzial für mehr Produktivität. Hierfür bieten sich moderne Digitalisierungsplattformen wie die ELO ECM Suite an. Mit deren Hilfe lassen sich nicht nur der Rechnungseingang und -ausgang, sondern alle zentralen Geschäftsbereiche sinnvoll ganzheitlich digitalisieren.
Die ELO Softwarelösungen bringen hohen Mehrwert für Unternehmen, die auf die E-Rechnung umsteigen müssen. ELO Invoice und ELO for DATEV erkennen beispielsweise Rechnungsdaten automatisch, visualisieren diese und validieren die E-Rechnung nach EN 16931. Außerdem extrahieren und verarbeiten sie diese, was den gesamten Prozess erheblich beschleunigt. Dabei gewähren die übersichtlichen Dashboards jederzeit Einblick in den aktuellen Rechnungsstatus – und damit höhere Transparenz und Kontrolle. Darüber hinaus lassen sich die Lösungen nahtlos mit ERP-Systemen wie SAP oder Microsoft Dynamics Business Central vernetzen. Dies optimiert das systemübergreifende, medienbruchfreie Arbeiten und senkt die Fehlerquote auf nahezu null. Des Weiteren schafft die rechtskonforme Archivierung gemäß GoBD die Voraussetzungen für maximale Sicherheit und Compliance.
Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung mit ELO:
- Schnellere Prozesse: Rechnungen gelangen automatisch per Workflow zur Prüfung und Freigabe.
- Intelligente Datenerfassung: Gängige E-Rechnungsformate werden automatisch erkannt, ausgelesen und verarbeitet.
- Automatisierte Ablage: Die Zuordnung von Rechnungen in Kunden- und Lieferantenordner gelingt ganz ohne manuellen Aufwand. Automatisch erstellte Strukturen bringen mehr Ordnung.
- Integration in das Buchhaltungssystem: Rechnungen lassen sich über Schnittstellen problemlos an das führende Buchhaltungssystem übergeben.
- Datenzugriffsregeln festlegen: Individuelle Zugriffsrechte und Berechtigungen gewährleisten klare Zuständigkeiten. Freigaben für Rechnungsbeträge ab einer definierten Höhe unterliegen einer individuellen Steuerung.
- Alle Rechnungen im Blick: Rechnungsbelege und der aktuelle Status werden übersichtlich in einem Dashboard dargestellt.
Fazit und Ausblick: dynamische Weiterentwicklung in Sicht
Die Entwicklung der E-Rechnung ist ein dynamischer Prozess, den technologische Innovationen prägen. In Zukunft werden Künstliche Intelligenz und Maschinelles Lernen eine noch größere Rolle bei der Datenextraktion und Prozessautomatisierung spielen. Diskutiert wird zudem der Einsatz von Blockchain-Technologien zur zusätzlichen Absicherung der Integrität und Nachvollziehbarkeit elektronischer Dokumente. Darüber hinaus dürfte die Angleichung internationaler Standards die Verarbeitung von Rechnungen über Ländergrenzen hinweg erleichtern. Unternehmen, die frühzeitig auf diese Trends setzen, sichern sich entscheidende Wettbewerbsvorteile und punkten gegenüber der Konkurrenz.
Das Thema E-Rechnung steht auch auf der Agenda bei der Eventreihe ELO EXPERIENCE, die durch sechs deutsche Städte führt. Hier geht es direkt zur kostenlosen Anmeldung: elo.com/experience
Über ELO Digital Office
Die vor knapp 30 Jahren gegründete ELO Digital Office GmbH zählt heute zu den führenden Herstellern von Digitalisierungssoftware. Das Stuttgarter Familienunternehmen entwickelt mit weltweit 1000 Mitarbeitern branchenübergreifende digitale Systeme zur Geschäftsprozessoptimierung – mit der Flaggschiffsoftware ELO ECM Suite als Basis sowie optional ergänzenden intelligenten Fachbereichslösungen.
ELO Digital Office GmbH, Tübinger Straße 43, D-70178 Stuttgart, Tel: +49 711 806089-0; www.elo.com
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About the Author: Annette Stadler
