26.01.2014 (as)
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Interview zu Trends im E-Mail-Management, Dvelop

In den Projekten des ECM-Anbieters Dvelop kommt nach Aussage von PR-Manager Thomas Malessa kaum eine ausschließliche Client- oder serverseitige Archivierung von E-Mails vor. Vor dem Hintergrund der aktuellen Sicherheitsdebatte bei Cloud-Lösungen stehen als Speichermedium derzeit Inhouse-Lösungen im Vordergrund.

Wie hoch ist aus Ihrer Sicht das Potenzial für E-Mail-Management-Lösungen in deutschen Unternehmen?

Thomas Malessa, Dvelop (Bild: Dvelop)
Thomas Malessa, Dvelop (Bild: Dvelop)
Malessa: E-Mail ist eins der wichtigsten geschäftlichen Kommunikationsmittel. Da nur wenige Unternehmen die E-Mail aber in ihre ECM-Strategien – sofern sie überhaupt schon über Enterprise Content Management nachgedacht haben – eingebunden haben, ist hier noch ein weites Feld zu besetzen.

Es gibt die unterschiedlichsten Lösungen für E-Mail-Management: Client- und serverseitige, hardware- und cloudbasierte Lösungen. Zu welcher Art tendieren die Anwender derzeit am meisten?

Malessa: Eine ausschließliche Client- oder serverseitige Archivierung von E-Mails kommt in unseren Projekten kaum vor. Denn beide Formen werden fallbezogen im Rahmen eines ECM-Projektes realisiert. Als Speichermedium steht aktuell, auch vor dem Hintergrund der Sicherheitsdebatte bei Cloud-Lösungen, eine Inhouse-Lösung im Vordergrund.

Rein Client- oder rein Server-seitige E-Mail-Archivierung haben jeweils ihre Nachteile. Empfiehlt sich daher nicht in jedem Fall eine Hybrid-Lösung?

Malessa: Ja, denn beide Formen haben ihre Berechtigung.

Welche Vor- und Nachteile sehen Sie bei dem steigenden Angebot für cloudbasiertes E-Mail-Management?

Malessa: Mit der Fixierung auf die Plattform – weil Cloud gerade Hip ist – gerät eine wesentliche Frage in den Hintergrund. Ist das E-Mail Management in eine ECM-Gesamtstrategie eingebunden? Denn eine reine Insel-Lösung, ob in der Cloud oder Inhouse, ist im Sinne eines durchgehenden, vorgangsbezogenen Informations-Managements wenig hilfreich.

Welche Sicherheitsmaßnahmen sind bei der Implementierung einer E-Mail-Management-Lösung besonders zu beachten?

Malessa: Wesentlichster Sicherheitsaspekt ist, sicherzustellen, dass eine im ECM-System archivierte E-Mail auch hier nur durch die Personen und Gruppen einsehbar ist, die auch im E-Mail-System entsprechenden Zugriff gehabt hätten.

Die E-Mail konkurriert mit vielen weiteren elektronischen Nachrichtensystemen wie sozialen Netzwerken, E-Postbrief, De-Mail und Twitter. Welche Konsequenzen hat dies für E-Mail-Management-Systeme?

Malessa: Für reine Insellösungen natürlich gravierende. Für ein ECM-System keine. Denn Kernaufgabe eines ECM-Systems ist das zentrale Informationsmanagement, unabhängig von Quelle und Format.

Welche Anforderungen muss ein E-Mail-Management-System in jedem Fall erfüllen?

Malessa: Wesentlich ist, dass ein E-Mail-Management in eine ECM-Gesamtstrategie eingebunden ist. Nur wenn auch E-Mails geschäftsprozessbezogen in digitale Kunden-, Projekt- oder Auftragsakten eingebunden sind, ergibt sich ein zentraler, umfassender Überblick über einen gesamten Vorgang.


Überblick

Rein juristisch kommen Unternehmen an der E-Mail-Archivierung nicht mehr vorbei. Doch selbst ohne diese Pflicht, würde keine Firma dieses Thema wieder abschaffen. Zu sehr sind Unternehmen auf die Informationen angewiesen, die sich in den E-Mails verbergen. Um ihre Nutzung zu optimieren, gehen viele Lösungen über das reine Archivieren hinaus und beschäftigen sich auch mit der E-Mail-Verwaltung und dem E-Mail-Management. Sie erleichtern dem Anwender die Recherche und dem Administrator die Systempflege.

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