Moderne Unternehmen benötigen umfassende Collaboration

Wie wichtig Collaboration-Tools sind, zeigte sich gerade während der Coronakrise als Unternehmen ihre Mitarbeitenden nach Möglichkeit ins Home Office schickten. Plötzlich war es notwendig, ohne persönlich präsent zu sein, in Teams an Projekten weiterzuarbeiten. Wer dabei nur auf E-Mail- und Telefonverkehr zurückgreifen konnte, kam schnell an seine Grenzen, umfangreichere Collaboration-Tools waren gefragt.

Wie das Marktforschungsunternehmen Gartner in seinem aktuellen Bericht »Market Guide for Content Collaboration Tools« vom Mai 2020 schreibt, ersetzen Content Collaboration Tools Dateisysteme und helfen Beschäftigten auf Arbeitsinhalte zuzugreifen und Aufgaben zu erledigen. Die Hauptfunktionen beinhalten Dateiaustausch, Gerätesynchronisierung und die Bereitstellung von virtuellen Arbeitsräumen. Collaboration Tools eröffnen neue Möglichkeiten, sich auch mit Kunden, Partnern und Lieferanten online auszutauschen, wobei Sicherheit und Datenschutz gewährleistet sein muss.

Collaboration war von Beginn an in ECM verankert

Bei zahlreichen Funktionen spielen Dokumente oder dokumentenbasierte Prozesse eine Rolle, weswegen viele Collaboration-Plattformen Funktionen enthalten, die man auch in einem klassischen Enterprise Content Management (ECM) System findet. Umgekehrt erweitern viele ECM-Hersteller ihre Kernfunktionalität um Collaboration-Funktionen wie Projekträume, Zugangsmöglichkeiten für Externe sowie Blog- und Diskussionsfunktionen zu Akten und dokumentenbezogenen Vorgängen. Doch so neu ist diese Entwicklung nicht, wie Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer des ECM-Beratungsunternehmen Project Consult, berichtet: »Den Trend, Enterprise Content Management (ECM) zu erweitern, gibt es schon sehr lange. Zunächst kamen neue Funktionen aus dem Web-2.0-Umfeld wie Foren und Wikis, dann solche aus dem Cloud- und Mobile-Umfeld wie Enterprise File Storage & Synchronisation; schließlich solche aus dem KI und Automatisierungsumfeld wie Robotic Process Automation (RPA) und natürlich auch aus dem Umfeld Groupware, Collaboration und Team-Arbeit hinzu. Dabei darf nicht vergessen werden, dass Collaboration bereits seit den Anfangstagen von ECM, um das Jahr 2000, zu den Grundbausteinen von Enterprise Content Management gehört«.

Wie ECM-Hersteller Collaboration-Funktionalität ermöglichen, ist sehr unterschiedlich. So gibt es ECM-Lösungen, die Collaboration-Funktionen direkt integriert haben und andere, die ein vorhandenes Collaboration-Produkt wie »SharePoint« oder »Microsoft Teams« ergänzen. ECM-Funktionen sind so oder so für die virtuelle Zusammenarbeit wichtig, die nicht nur das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten mit eventuellem Sichtkontakt umfasst. Angesichts von Compliance-Vorschriften und der Nachvollziehbarkeit müssen Abläufe, Vorgänge und Entscheidungen gesteuert und dokumentiert werden können. So muss auch im Nachhinein und für Außenstehende beispielsweise klar sein, wer hat wann wen eingeladen, wer hat wann wie teilgenommen und welche Änderungen und Entscheidungen wurden vorgenommen.

Ad-hoc-Kommunikation mit umfangreichen Möglichkeiten

Zudem spielen auch die üblicherweise in ECM- und Dokumentenmanagementsystemen (DMS) vorgehaltenen regulierten Informationen eine zunehmend wichtige Rolle in Ad-hoc-Prozessen und in der direkten Kommunikation zwischen Mitarbeitern sowie mit Kunden und Partnern. »Entsprechend erwarten die Anwender heute auch, dass Chat-Verläufe, das Teilen eines Bildschirms oder gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten so in die Infrastruktur eingebunden sind, dass sie auch dabei Zugriff auf die tendenziell eher statischen Informationen haben, die in ECM-/DMS-Lösungen vorgehalten werden. Dazu gehören beispielsweise Referenz-Dokumente früherer Vorgänge, verbindliche – regulierte – Checklisten oder archivierte, buchhalterische Dokumente wie Bestellungen und Rechnungen«, erklärt Manfred Terzer, CEO des ECM-Herstellers Kendox.

Allerdings gibt es noch Luft nach oben, was die Ausgereiftheit der Collaboration-Fähigkeiten im ECM-/DMS-Umfeld betrifft, wie Bernhard Zöller, Geschäftsführer des ECM-Beratungsunternehmen Zöller & Partner, berichtet: »Leider ist es derzeit noch so, dass die Collaboration-Funktionen der DMS-Hersteller sich primär auf das Teilen und die Zusammenarbeit auf Dokumente oder Dokumenten-Prozesse beschränken. Selten gibt es mehr als ein bisschen textbasierte Kommunikation zu Akten oder Dokumenten – und manche Funktionen wirken wie auf alte Architekturen aufgepfropft.« Außerdem beklagt Zöller eine unterschiedliche Benutzerführung, keine wirklich synchronen Updates der Clients zum Server, so dass andere Teilnehmer die Anmerkungen erst nach inakzeptabler Latenz sehen und kein Co-Authoring. Darüber hinaus fehlten oft Funktionen und die entsprechenden Lizenzmodelle, um situativ Externe einbinden zu können. Aber immerhin gehe es nach Zöllers Meinung in die richtige Richtung und Anwender sollten prüfen, ob die Team-Funktionen der gewählten ECM-Lösung ausreichen und welche Funktionen auf der Roadmap stehen.

Krisenbedingter Collaboration-Wildwuchs

Doch egal welche Collaboration-Lösung man nutzt, gilt es, Zusammenarbeit, Prozesse, Speicherorte und Nutzungsmodelle richtig zu planen und zu implementieren. »Gerade jetzt in Zeiten der Covid-19-Krise haben sich viele Unternehmen einfach kopfüber in das Thema gestürzt. Governance, Ausbildung, Nachvollziehbarkeit usw. blieben dabei häufig auf der Strecke. Dieser Wildwuchs muss jetzt erstmal wieder eingefangen werden«, so Kampffmeyer. Grundsätzlich gelte, auch für ein kleines Unternehmen und eine reine Standard-SaaS-Lösung müsse es einen organisatorischen Unterbau, Regeln der Zusammenarbeit, Eindeutigkeit und Sicherheit bei der Verwaltung, Speicherung und Nutzung der Information geben. Aspekte hinsichtlich Sicherheit, Datenschutz, Organisation und Change Management werden beim Thema Collaboration oft vergessen.

Ähnliche Erfahrungen in der Unternehmenspraxis macht auch Daniel Heer, Experte für Digital Workplace Solutions bei Arvato Systems, der die Mehrzahl der Unternehmen in der Regel schon auf den Einsatz von Collaboration-Lösungen vorbereitet sieht. »Jedoch benötigen viele Unternehmen Hilfe, wenn es darum geht, ihre Konzepte und Strategien umzusetzen. Zudem lässt sich vermehrt beobachten, dass sie zwar gängige Software und Tools, etwa von Microsoft, im Einsatz haben, es ihnen aber an einer ganzheitlichen Unternehmensstrategie beziehungsweise -philosophie mangelt – insbesondere bei den Themen Compliance, Governance und Security.«

Alle Beschäftigte ins Boot holen

Nicht unterschätzen sollten Unternehmen außerdem, dass die Einführung von Collaboration-Lösungen ein großes Change-Management-Thema ist. Als Beispiel führt Heer an: »Wenn ich es jahrelang gewohnt war, an meinen Dokumenten allein zu arbeiten und sie auf meinem PC zu speichern, werde ich diese Arbeitsweise nicht von heute auf morgen ablegen können. Collaboration zu verinnerlichen, ist ein Prozess, ein stetiges Lernen.« Dieser Prozess erfordere nicht nur, eingefahrene Muster zu durchbrechen, sondern auch, Ideen- und Wissensaustausch zu wollen und offen für einen agilen Arbeitsstil und eine tolerante Fehlerkultur zu sein.

Auf der anderen Seite steigt die Anzahl der Digital Natives, die einen selbstverständlichen Umgang mit digitalen Technologien pflegen. Unabhängig von der aktuellen Coronakrise erwarten sie Möglichkeiten, orts- und zeitunabhängig im Homeoffice zu arbeiten, Wissen unkompliziert auszutauschen und Inhalte einfach bereitzustellen. Vor diesem Hintergrund ist der Umstieg auf Digital Workplaces mit Collaboration-Funktionen eine große Chance, die sich zukunftsorientierte Firmen nicht entgehen lassen sollten.