Übersicht zu Collaboration Tools

Digitale Tools für die ortsunabhängige und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit stehen hoch im Kurs. Allerdings spielen Collaboration-Tools nicht erst seit der Corona-bedingten Verlagerung von Arbeitsplätzen in heimische Büros eine bedeutende Rolle. Sie gibt es in den unterschiedlichsten Ausprägungen von hochsicheren Datenräumen über Chat- und Datei-Sharing-Lösungen bis zu Videokonferenztools.

Je nach Hersteller lassen sich die Collaboration-Lösungen On-Premises sowie als Private-und Public-Cloud-Lösung betreiben. Die Microsoft-Angebote »Microsoft Teams« und »SharePoint« sind als Bestandteile von »Microsoft 365« relativ weit verbreitet. Jedoch schneiden sie, was Funktionstiefe und Datenschutzaspekte betrifft, nicht besonders gut ab. Sie benötigen ergänzende Tools, die wir in einer weiteren Übersicht auflisten.

Allerdings gibt es auch zahleiche Tool-Alternativen für Collaboration-Aufgaben von Anbietern, die den rechtlichen Vorgaben wie DSGVO und GoBD gerecht werden, und in dieser Übersicht dargestellt werden. Darunter sind sowohl ECM-basierte und –ergänzende Lösungen als auch Stand-alone Produkte.

Hochsichere Cloud-basierte Datenräume von Brainloop

Das aus München stammende Unternehmen Brainloop bietet Cloud-basierte Lösungen für die sichere Zusammenarbeit an vertraulichen Dokumenten im Unternehmen. Angefangen vom Tagesgeschäft mit schützenswerten Informationen über hochsicherheitsrelevante Prozesse in der Vorstands- und Aufsichtsratskommunikation bis hin zu streng vertraulichen M&A-Aktivitäten sind die Brainloop Datenräume geeignet.

Für die Zusammenarbeit in Teams mit internen und externen Partnern im Geschäftsalltag ist »Brainloop CollaborationRoom« gedacht. Die Lösung eignet sich beispielsweise für das Vertragsmanagement, die Krisenkommunikation, Investor Relations und die Immobilienverwaltung. Sie funktioniert unabhängig davon, von wo Teilnehmer nach einer Zwei-Faktor-Authentifizierung auf die Daten zugreifen und mit wem sie sich austauschen. Mobile Endgeräte lassen sich sicher via App einbinden.

Damit sensible Informationen nicht in fremde Hände fallen, ist eine durchgängige Verschlüsselung enthalten. Mit der integrierten Compliance Intelligence lassen sich interne wie externe Regularien umsetzen, und der integrierte Audit-Trail sorgt für durchgängige Protokollierung. Für die Fachbereich sind alle Aktionen nachvollziehbar ohne dass IT-Administratoren Zugriff auf die Daten bekommen. Die IT-Administratoren profitieren von einer zentralen Lizenz- und Speicherplatzverwaltung und zentralem Management der Sicherheits- und Authentisierungsregeln sowie einer Auditierbarkeit der Nutzer im vier-Augen Prinzip.

ELO ECM Suite mit Meeting-Funktion und zusätzlicher Ergänzungslösung

Innerhalb der »ELO ECM Suite 21« von ELO Digital Office gibt es die »Teamspace«-Funktion für die Zusammenarbeit in Projekten und Arbeitsgruppen. Damit lassen sich eigene Bereiche für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten im Team schaffen. Dokumente können zur gemeinsamen Bearbeitung bereitgestellt werden. Um wichtige Dokumente immer im Blick zu haben, sind diese auf der Übersichtsseite zu finden.

Neben der Teamspace-Funktion hat ELO im Rahmen der »Business Solutions« die Out-of-the-Box-Lösungen »ELO Meeting« und »ELO Meeting Premium«. Diese funktionieren im Zusammenspiel mit der ELO ECM Suite und können optional ergänzt werden.

Mit ELO Meeting lassen sich auch die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen organisieren. So können Themen für das Meeting vorab vorgeschlagen und die Agenda flexibel und schnell festgelegt beziehungsweise geändert werden. Relevante Unterlagen aus dem ELO Repository lassen sich referenzieren und direkt ablegen. Zudem gibt es eine zeitgesteuerte Benachrichtigung und Erinnerung der Meeting-Teilnehmenden.

Während des Meetings soll die Einhaltung des Zeitplans durch eine übersichtliche Darstellung unterstützt werden. Die Definition und Verteilung von Aufgaben wird ebenso wie das Ergebnis von Abstimmungen dokumentiert, die die Lösung ebenfalls ermöglicht. Anwenderinnen und Anwender können erstellte Notizen als »öffentlich« oder »persönlich« markieren. Darüber hinaus besteht eine wahlweise Erstellung von Protokollen, die auf Agenda-Themen und Meeting-Informationen basieren. Die Informationen sind nachträglich für einen erweiterten Teilnehmerkreis verfügbar.

Nach dem Meeting lassen sich Folgetermine aufsetzen und Aufgaben an die Teilnehmenden und weiteren Mitarbeitenden im Unternehmen zuweisen. Auch hier gibt es eine optionale Protokollfunktion und eine transparente Ablagemöglichkeit von relevanten Dokumenten im ELO Repository.

Zu den weiteren Funktionen zählen eine integrierte Kalender-App, ein Agenda-Planungs-Assistent, eine Anwesenheitsprüfung und die Möglichkeit, eine Zusammenfassung des Meetings als PDF per Knopfdruck erzeugen zu lassen.

Darüber hinaus lassen sich sowohl in ELO Meeting als auch in die ELO ECM Suite »Microsoft Teams« integrieren. Dadurch können Nutzerinnen und Nutzer zum Beispiel vor und während eines Meetings Inhalte aus der ELO ECM Suite in einem Teams-Channel teilen.

Fabasoft mit SaaS-Lösung für Lieferantendokumentation bei Großprojekten

»Fabasoft PROCECO« dient als Plattform für »Fabasoft Approve«, der Business Process Solution für Lieferantendokumentation. Damit bietet der österreichische Softwarehersteller Fabasoft ein Software-as-a-Service-Produkt für die Zusammenarbeit von Lieferanten, Produktherstellern und Kunden zur Verwaltung umfangreicher technischer Dokumentation bei Großprojekten. Über vordefinierte Workflows werden Dokumentationsbestandteile wie Spezifikationen, Pläne, Handbücher und Zertifikate digital mit Zulieferern und Auftraggebern ausgetauscht, geprüft, abgestimmt und abgenommen. Die Zusammenarbeit erfolgt in virtuellen Projekten und Aufträgen, über welche Prozessteilnehmer festgelegt und Zugriffsrechte transparent verwaltet werden. Fabasoft Approve ist auf den Umgang mit umfassenden Dokumenten in gängigen Dateiformaten und Standards spezialisiert wie IDOC, DITA, iiRDS, PDF, DWG, BIM, STEP, RTF, DOCX, XDOC und XLSX. Zudem unterstützt es standardisierte Schnittstellen zur Koppelung mit bestehenden ERP- (SAP), CRM- und PIM-Systemen.

Zu den Kunden zählen unter anderem Siemens Gas and Power GmbH & Co. KG und GF Casting Solutions.

»Google Workspace« für die Dokumentennutzung in der Cloud

Google Workspace (ehemals G Suite) eignet sich für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine Lösung für eine einfache Zusammenarbeit in Teams und für die gemeinsame Nutzung von Dateien suchen. Mehrere Teammitglieder können gleichzeitig am selben Dokument arbeiten und Dateien schnell für andere Anwender freigeben. Google Workspace ist komplett cloudbasiert und bietet eine webbasierte Oberfläche. Somit benötigt man eine Internetverbindung, um viele der Funktionen nutzen zu können. Einige Offline-Funktionen gibt es aber auch, um beispielweise Dokumente offline zu bearbeiten und sie zu synchronisieren, sobald man wieder online ist.

Für die Zusammenarbeit bietet Google Workspace unterschiedliche Tools. So entspricht »Docs«, »Sheets« und »Slides« in der Microsoft-Welt »Word«, »Excel« und »PowerPoint«, wobei die Funktionsumfänge der Google-Pendants etwas eingeschränkter sind. Prinzipiell können Teams mit diesen in einem Dokument mit vollständigem Versionsverlauf zusammenarbeiten.

»Meet« ist das Tool für Videokonferenzen, mit dem je nach Preisklasse bei den Business-Tarifen Gruppenvideoanrufe zwischen maximal 100 und 500 Teilnehmenden möglich sind. Mit steigenden Tarifen kommen mit Aufzeichnungsfunktion, Teilnahmeberichte und Geräuschunterdrückung weitere Funktionen hinzu.

Generell stehen in allen Preisklassen die gleichen Tools zur Verfügung. Veränderungen gibt es beim Speicherplatz pro Nutzer in der rein cloudbasierten Lösung. Beim Einstiegstarif »Business Starter« von 4,68 Euro pro Nutzer und Monat sind 30 GB Speicherplatz vorgesehen, »Business Standard« für 9,36 Euro enthält 2 TB und »Business Plus« mit zusätzlich erweiterten Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen sowie E-Discovery und Aufbewahrung 5 TB.

Zu den Tools in jeder Preisklasse zählen auch »Gmail«, »Drive«, »Calendar« und »Chat«, womit sich Nutzende einzeln oder in Gruppenbereichen Direktnachrichten senden können.

Cloud-Service-Plattform mit Open-Source-App-Store von Ionos

»Managed Nextcloud« von IONOS ist ein Cloud-Service, der bereits Kleinunternehmen, Agenturen und Selbständigen effiziente Teamarbeit nach deutschen Datenschutzstandards ermöglicht. Die DSGVO-konforme Lösung verspricht maximale Flexibilität beim Speichern, Verwalten und gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten.

Managed Nextcloud fördert die Zusammenarbeit mit Kollegen und Geschäftspartnern über eine zentrale Plattform. Um Updates, Sicherheit und Betrieb kümmern sich Experten von Ionos. Anwenderinnen und Anwender haben zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf sämtliche Daten, die auf allen Geräten automatisch synchronisiert werden. Mit der erweiterten Rechtevergabe lassen sich privat und gemeinsam genutzte Dokumente, Dateien und Ordner einfach verwalten und zuordnen. Zudem können Unternehmen ihren Cloud-Speicher durch eine personalisierte Webseite und die Integration des Firmenlogos einfach individualisieren.

Die Kollaborationslösung bietet über einen integrierten Open-Source-App-Store viele Anpassungsmöglichkeiten. Zu den Anwendungen und Erweiterungen zählen zum Beispiel Team-Kalender und Adressbücher, Mail-Anbindung, Dokumenten-Editor sowie ein Kanban-Board. Außerdem ermöglicht die integrierte Talk-App Online-Meetings, Videokonferenzen und Screensharings direkt in der eigenen Cloud. Da alle Apps und Erweiterungen direkt über den Webspace laufen, bleiben alle Daten, Gespräche und Inhalte sicher und vertraulich.

Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Zugriffsberechtigungen können individuell festgelegt und Aktivitäten unter Einhaltung von Compliance-Richtlinien nachverfolgt und protokolliert werden. Dies erleichtert die Berichterstattung und Revision. Neben Desktop-Clients für Windows, Mac und Linux gibt es mobile Apps für alle wichtigen Plattformen.

Der Tarif »Managed Nextcloud 1 TB« mit einem Terabyte-Speicher wird für bis zu 15 gleichzeitige Nutzern empfohlen und ist die ersten drei Monate kostenlos. Danach kostet das Paket 9 Euro pro Monat. Das größte Paket »Managed Nextcloud 10 TB« kostet 45 Euro monatlich und wird für bis zu 100 gleichzeitige Nutzer empfohlen.

Video- und Dokumentenaustasch mit Microsoft Teams

Microsoft Teams ermöglicht Telefonie und Videotelefonie, Meetings und Konferenzen sowie Messaging und Chats. Besprechungen lassen sich zeitlich planen oder sofort online starten. Damit alle Teilnehmer gleichzeitig dieselben Informationen haben, können sie Dateien hinterlegen und bearbeiten. Zudem gibt es Anbindungen an weitere Office– und Microsoft Tools. So lassen sich für »Excel«, »PowerPoint« und »OneNote« neue Dateien anlegen oder bereits bestehende Dateien verknüpfen.​

Um Teams kennenzulernen, gibt es eine kostenlose Version, die 2 GB Dateispeicher pro Benutzer  und 10 GB insgesamt enthält, während die Bezahlversion 1 TB umfasst. Weitere Funktionen wie geplante Besprechungen, Besprechungsaufzeichnungen, Telefon- und Audiokonferenzen sowie Verwaltungsdienste sind ebenfalls nur in der kostenpflichtigen Version möglich.

Als Vollversion ist  Teams im Jahresabonnement in »Microsoft 365 Business Standard« für 10,50 Euro pro Benutzer und Monat sowie in »Microsoft 365 Business Premium« für 16,90 Euro pro Benutzer und Monat enthalten.

Private-Cloud-Lösung auf Open-Source-Basis von Owncloud

»ownCloud« ist eine Open-Source-Software zur Synchronisierung und gemeinsamen Nutzung von Dateien und Inhalten, die Teamarbeit überall und auf jedem Gerät möglich macht. Neben der kostenfreien Community-Version bietet ownCloud GmbH eine Enterprise-Version, die für 25 Nutzende und mehr ab 12 Euro pro Kopf zu haben ist. Sie beinhaltet Kundensupport, zusätzliche Unternehmensfunktionen und individuelles Branding.

Die File-Sharing-Plattform für die Speicherung und zum Austausch von Dateien erlaubt es, Ordnerstrukturen oder bestimmte Teile davon in einem Web-Frontend verfügbar zu machen und unterschiedliche Rechte für die Ansicht und Bearbeitung der Ordner und ihrer Dateien zu erteilen. Beispielsweise können Automobilhersteller auf diese Weise Lieferantenportale realisieren, mit denen sich der Austausch von vertraulichen Dokumenten effizient und gleichzeitig sicher orchestrieren lässt.

Das Portal stellt drei grundsätzliche Rollen in Bezug auf einen Ordner oder eine Datei zur Verfügung: Owner, Editor und Viewer. Owner haben die Möglichkeit, einem oder mehreren Partnern oder Teammitgliedern Ordner für den Austausch von Dokumenten freizugeben. Das kann entweder in einem Ordner für jeden einzelnen Partner geschehen oder in Ordnern für mehrere davon, wenn eine Interaktion zwischen ihnen erforderlich ist. Ordner lassen sich auch als reine Upload-Ordner freigeben, mit denen sich zunächst Input sammeln lässt, ohne Inhalte offenzulegen. Die Freigabe von Ordnern bezieht sich standardmäßig nur auf die Inhalte der aktuellen Ordnerebene und bezieht die Unterordner nur optional mit ein. Das vereinfacht die Einbindung der Zulieferer in die Ordnersysteme gemäß des Need-to-know-Prinzips: User erhalten lediglich Zugriff auf Informationen, die sie auch wirklich zur Ausführung ihrer Aufgaben benötigen. Es besteht keine Gefahr, dass durch »Vererben« versehentlich Informationen freigegeben werden, die nicht für sie bestimmt sind.

Owncloud lässt sich entweder auf eigenen Servern oder im Rechenzentrum eines IT-Dienstleisters nach Wahl betreiben. Dadurch haben die Nutzenden jederzeit die uneingeschränkte Hoheit über sensible Daten. Zu den Organisationen und Unternehmen, die Owncloud nutzen, zählen CERN, ETH Zürich, European Investment Bank, European Commission, ZF und SwissLife. 2010 wurde das Owncloud-Projekt ins Leben gerufen und 2011 das dazugehörige Unternehmen in den USA gegründet. Inzwischen wird das Unternehmen von Nürnberg aus geführt.

SER ermöglicht nachvollziehbares Arbeiten in virtuellen Projekträumen

»Doxis4 iRoom« steht für Collaboration innerhalb der Doxis4 Enterprise Content Management-Plattform von SER. Es bietet Informationsräume für den Austausch von Daten und Dokumenten, ermöglicht unternehmensübergreifende Workflows und fördert die kollaborative sowie wissensbasierte Zusammenarbeit auch über Unternehmensgrenzen hinaus.

Anders als bei  E‐Mail‐  und  File Sync & Share‐Systemen erhalten  die Team-Mitglieder einen gemeinsamen, jederzeit verfügbaren, sicheren virtuellen Arbeitsraum mit einer aktuellen, konsistenten und einheitlichen  Informationsbasis. Geschützte Projekträume in Doxis4 Iroom umfassen alle digitalen Ordner beziehungsweise Akten und  Dokumente sowie Vorgänge und Aufgaben, die zu einem Projekt gehören. Externe Projektmitglieder wie Gutachter, Rechtsanwälte und Agenturen können durch Einladungen hinzugefügt werden und greifen browserbasiert zu. Dabei lässt sich festlegen, ob der Eingeladene Zugriff auf das gesamte Projekt, bestimmte Ordner beziehungsweise Aufgaben oder einzelne Dokumente dauerhaft oder temporär erhält.

In Abhängigkeit der Berechtigungen greifen Projektbeteiligte immer auf die aktuellsten Informationen zu, können den Bearbeitungsstand einsehen sowie Dokumente und Vorgänge bearbeiten. Jede Einladung wird im »Audit Trail« protokolliert, sodass nachvollziehbar ist, welcher interne Benutzer welche externen Projektbeteiligten zur Mitarbeit an welchen Projekten eingeladen hat. Im Audit Trail werden auch alle Änderungen an bearbeiteten Dokumenten, die einer Versionierung unterliegen, erfasst, so dass die gesamte Dokumenthistorie nachvollziehbar ist.

Die Dokumentation von Projekten oder Forschungs‐ und Entwicklungsergebnissen, aber auch beispielsweise die Gremienkommunikation erfordern eine strukturierte Informationsorganisation, die sich an der papierbasierten Aktenstruktur orientiert, aber deren Limitierungen aufhebt. In einem  solchen strukturierten Informationsraum lassen sich jegliche Arten von Dokumenten, Formaten, inhaltsverwandten Verzeichnissen, multimedialen Objekten und Vorgängen organisieren, managen und schützen. Verschiedene, logisch zusammengehörige Projekte können zu einem Hauptprojekt strukturell zusammengefasst werden, wobei jedes einzelne Projekt wiederum in einer logischen Einheit mit einer eigenen Struktur organisiert sein kann. Die Verzeichnisstruktur ist flexibel und lässt sich damit an bestehende Strukturen anpassen.

Vorgänge und Aufgaben können mit Fristen versehen werden. Dabei werden die Fristen automatisch überwacht und Akteure zum Beispiel bei Zeitüberschreitung einer Aktivität per E‐Mail oder Postkorbbenachrichtigung erinnert. Der Postkorb kann unter anderem auch neue Aufgaben, Statusmeldungen sowie Wiedervorlagen enthalten.

Das Modellieren des Digital Workspace erfolgt über den »Doxis4 cubeDesigner«, dem zentralen Administrationstool der Doxis4 ECM‐Plattform. Vorteil dabei ist, dass bei der Anlage eines neuen Digital Workspace auf bereits vorhandene, definierte Strukturen und Berechtigungen zurückgegriffen werden kann. Die Collaboration-Lösung lässt sich auch mit Workflows kombinieren. Für jeden Prozessschritt beziehungsweise für einzelne Aufgaben können im Doxis4 Cubedesigner eigene Dialoge, Dokumentklassen und ‐vorlagen definiert werden.

Mit Iroom als Portalanwendung können Unternehmen auch Kunden und Lieferanten als zusätzlichen Service aktuelle Geschäftsdokumente bereitstellen. Im Gegensatz zu reinen File Sync & Share‐Systemen können diese Dokumente in Strukturen zum Beispiel hierarchischen Verzeichnissen organisiert und gespeichert sowie mit Vorgängen und Aufgaben verbunden werden. Iroom von SER ist beispielsweise beim Schweizer Telekommunikationsunternehmen Sunrise Communications im Einsatz.

Neben Iroom bietet SER mit »Universal Workspace« eine SaaS-Lösung, für individuelle oder Team-bezogene Workspaces, um gemeinsame Projekte zu bearbeiten. Im Vergleich zu Iroom ist diese jedoch funktionell deutlich eingeschränkter. Per Drag-and-drop lassen sich Dokumente, Notizen und Aufgaben in den Workspace ziehen. Nutzer können andere Beteiligte zur Zusammenarbeit einladen und selbst erforderliche Rechte vergeben. Möglich ist auch eine Verknüpfung zu bestehenden Anwendungen der Enterprise Content Management Lösung »Doxis4«.