Aufbewahrungsfristen: Neujahrsputz für Privathaushalte

Pünktlich zum Jahresbeginn stehen nicht nur Unternehmer, sondern auch Privathaushalte wieder vor der Frage: Welche Unterlagen können eigentlich dem Reißwolf übergeben und welche Dateien unwiderruflich gelöscht werden? Denn im Laufe eines Jahres sammeln sich zu Hause jede Menge Belege an. Michaela Rassat, Juristin bei der D.A.S. Rechtsschutz Leistungs-GmbH, gibt einen Überblick über die sogenannten Aufbewahrungsfristen.

Der Jahreswechsel ist ein guter Anlass, Ordnung in die Zettelwirtschaft zu bringen. Viele Privatanwender wissen aber nicht, welche Belege im Papierkorb landen können und welche sie aufbewahren müssen.

Wer mit einem aufgeräumten Schreibtisch in das neue Jahr starten möchte, weiß oft nicht, wohin mit den Schriftstücken wie Kontoauszüge, Steuerbescheide, Handwerkerrechnungen oder Kassenbons: In die Ablage P oder in einen Ordner? Im Gegensatz zu Unternehmern oder Selbstständigen gelten für Arbeitnehmer und im privaten Bereich deutlich weniger gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Allerdings dient die Aufbewahrung ausgewählter Unterlagen dem persönlichen Interesse. Die Dokumentation beispielsweise von Reklamationen oder von Rentenansprüchen kann helfen, die eigenen Rechte geltend zu machen.

Vor wenigen Tagen klärte das Softwarebüro Krekeler, Hersteller der Dokumentenmanagement-Lösung »Office Manager«, über anstehende Archivierungsfristen für Unternehmen auf. Michaela Rassat, Juristin bei der D.A.S. Rechtsschutz Leistungs-GmbH, gibt nun einen Überblick über die sogenannten Aufbewahrungsfristen für Privathaushalte.

Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen: vier Jahre sind Muss, bis zu zehn Jahre sind möglich

Grundsätzlich besteht keine gesetzliche Verpflichtung, private Steuerbescheide aufzuheben. Allerdings kann das Finanzamt einen Steuerbescheid noch bis zu vier Jahre rückwirkend ändern, etwa wenn nachträglich neue steuerrelevante Tatsachen bekannt werden. Bei leichtfertiger Steuerverkürzung und Steuerhinterziehung ist dies sogar noch nach fünf bzw. zehn Jahren möglich. »Wer Anträge auf staatliche Zuschüsse stellt«, erläutert Michaela Rassat, »für den können Steuerbescheide eine wichtige Berechnungsgrundlage sein.«

So richtet sich zum Beispiel der Elternbeitrag für den Kindergartenplatz nach der Höhe des Einkommens – der Steuerbescheid dient dafür als Nachweis. Auch wenn es um die Festlegung von Pflegezahlungen für Angehörige geht, sind häufig Steuerbescheide als Einkommensnachweis nötig. Und ein Steuerbescheid mit dem Vermerk »vorläufig« oder »unter Vorbehalt der Nachprüfung« gehört bis zum endgültigen Bescheid in jedem Fall in die private Ablage.

»Für Steuerzahler mit Einkünften von insgesamt mehr als 500.000 Euro gibt es jedoch eine Sonderregelung«, erklärt die Juristin. »Sie müssen alle relevanten Unterlagen sechs Jahre aufheben.«

Kaufbelege für Gewährleistung aufheben

In puncto Kaufverträge und Kassenbons gilt: Auch diese Belege gehören im eigenen Interesse mindestens für die Zeit der Garantie oder Gewährleistung in die private Ablage. Denn im Falle einer Reklamation sind sie dringend erforderlich.

In der Regel endet der Gewährleistungsanspruch nach zwei Jahren. Es sei denn, der Hersteller oder Händler gewährt eine freiwillige Extragarantie. Dann ist es sinnvoll, die Kaufbelege entsprechend länger aufzubewahren.

»Bei teuren Anschaffungen empfiehlt sich, die Belege dauerhaft aufzuheben«, weiß Michaela. »Im Falle eines Verlustes oder bei Beschädigung können sie ein wichtiger Nachweis sein.«

Handwerkerrechnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren

Rechnungen und Zahlungsbelege über Reparatur- und Wartungsarbeiten im Haus oder in der Wohnung müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Der Grund: Der Staat geht auf diese Weise gegen Schwarzarbeit vor. Rechnungen von Handwerkern dienen als Nachweis, dass der Auftraggeber keine »Schwarzarbeiter« beschäftigt, sondern die Arbeiten auf Rechnung hat ausführen lassen.

Denn auch der Auftraggeber kann sich strafbar machen. Wichtig zu wissen: Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Auftraggeber die Rechnung erhalten hat. Wer beispielsweise im März 2016 eine Rechnung bekommen hat, kann diese erst nach dem 31. Dezember 2018 zum Altpapier geben.

Handelt es sich um Handwerkerrechnungen größerer baulicher Maßnahmen, ist es ratsam, diese sogar mindestens fünf Jahre aufzuheben. Denn die Gewährleistungspflicht für bauliche Mängel bei Werkverträgen nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) beträgt grundsätzlich fünf Jahre. Abweichungen gibt es bei Verträgen nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB), sogenannten VOB-Verträgen.

Übrigens: Arbeiten an den eigenen Wohnräumen können Eigentümer als haushaltsnahe Dienstleistungen zum Teil von der Steuer absetzen. Aber nur, wenn sie die Rechnung und einen Überweisungsbeleg, etwa einen Kontoauszug, einreichen. Die Rechnung muss den genauen Arbeitslohn nennen.

Bankunterlagen, Kontoauszüge und Verträge; es kommt darauf an…

Unsicherheit herrscht häufig bei der Aufbewahrung von Kontoauszügen. Die D.A.S.-Expertin rät, sie mindestens drei Jahre zu behalten – das entspricht der gesetzlichen Verjährungsfrist bei Kaufpreiszahlungen: »Gibt es in dieser Zeit mit einem Händler oder Dienstleister beispielsweise Streit über die Zahlung einer Rechnung, kann der Kontoauszug als Nachweis dienen.«

Es empfiehlt sich, Kontoauszüge, die Zahlungen von laufenden Verträgen dokumentieren, zur Sicherheit über die gesamte Vertragslaufzeit zu verwahren. So können zum Beispiel Mieter auch noch nach zehn Jahren belegen, dass sie damals eine Kaution gezahlt haben. Gut beraten ist, wer die Unterlagen erst vernichtet, wenn etwa der Sparvertrag ausgezahlt oder der Kredit bezahlt ist.

Sind die Belege sortiert und der Papierstapel für den Müll hat seine endgültige Höhe erreicht, stellt sich die Frage nach der richtigen Entsorgung. »Die sicherste Methode ist, Unterlagen mit sensiblen Daten im Aktenvernichter zu zerstören«, rät die D.A.S Juristin.

.