Tipps für DMS-Projekte im Mittelstand

In Deutschland besteht ein gutes Angebot für Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Enterprise Content Management (ECM). Der ECM-und DMS-Berater Bernhard Zöller von Zöller & Partner, meint sogar: »es gibt kein anderes Land, in dem es so viele, sehr funktionale DMS-/ECM-Systemangebote für mittelständische Anforderungen und – auch wichtig – mittelständische Budgets gibt wie in Deutschland.« Auch wenn sich die Mittelständler nicht über ein mangelndes Angebot beklagen können, fällt die Auswahl des richtigen DMS nicht leicht. Obwohl Mittelständler gewillt sind, in ECM und DMS zu investieren, fehlt häufig die Zeit und das Geld, um hierfür aufwändige Projekte zu initiieren. Für KMU-Verantwortliche geht es meist darum, selbst die richtige Lösung zu finden. Die Kunst besteht darin, die eigenen Anforderungen festzulegen und die richtigen Fragen an den Anbieter zu adressieren.

1. Festlegen der zu digitalisierenden Prozesse

»Projektverantwortliche müssen zunächst definieren, welche Prozesse im Unternehmen digitalisiert beziehungsweise welche Ziele mit einer Software erreicht werden sollen. Dann kann die Softwareauswahl anhand dieser Kriterien erfolgen«, meint Frank Krollpfeiffer, Channel-Vertriebsleiter DMS/ECM bei KYOCERA Document Solutions. Wie große Unternehmen legen auch KMUs darauf wert, Prozesse zu beschleunigen und effizienter zu agieren. Dies geschieht beispielsweise, indem das Rechnungs-, Vertrags- oder Personalmanagement digitalisiert wird. Gerne werden auch dokumentenintensive Prozesse wie die Bearbeitung und Ablage von Versanddokumenten oder das komplette Auflösen von papierbasierten Dokumentenarchiven angegangen. So lassen sich zum einen Abwicklungsvorgänge selbst wie die Rechnungsfreigabe oder das digitale Erfassen von Informationen beschleunigen zum anderen erleichtert sich das Auffinden von Dokumenten erheblich

2. Zukunftsfähigkeit der Lösung berücksichtigen

Generell ist es  sinnvoll, mit einem bestimmten Projekt zu beginnen, aber auch mögliche Anschlussprojekte in die Planung einzubeziehen. Die Zukunftsfähigkeit einer Lösung ist laut Krollpfeiffer von großer Bedeutung: »Wenn Unternehmen beispielsweise zunächst nur den Rechnungseingang digitalisieren wollen, kann es durchaus sinnvoll sein, zu prüfen, ob sich auch Workflows – wie etwa Bestellprozesse oder das Vertragsmanagement – mit der Software abbilden lassen. Ansonsten läuft man Gefahr, irgendwann in den einzelnen Unternehmensbereichen nur Insellösungen im Einsatz zu haben, die nicht miteinander verknüpfbar sind.«

3. Mittelstandsangebote mit vorkonfigurierten Szenarien abfragen

Immer häufiger werden typische Anwendungsfälle wie Rechnungs-, Vertrags- und Personalmanagement von ECM-und DMS-Anbietern gerade für den Mittelstand auch in modularen Lösungspaketen mit vorkonfigurierten Szenarien angeboten. Dabei ist es meist notwendig, ein Basis-DMS zu verwenden und daran die Lösungspakete anzudocken. Für Mittelständler empfiehlt es sich, diese Pakete genauer unter die Lupe zu nehmen.

4. Bloßer DMS- und ECM-Einsatz erfüllt keine rechtlichen Vorgaben

Neben praktischen Vorteilen geht es Unternehmen bei DMS- und ECM-Projekten aktuell häufig um die Einhaltung rechtlicher Bestimmungen wie GoBD und DSGVO bei der elektronischen Datenhaltung. DMS- und ECM-Systeme unterstützen Unternehmen dabei, die entsprechenden Bestimmungen einzuhalten, doch reicht ihr Einsatz alleine nicht. Wichtig ist, dass die Prozesse in den Unternehmen entsprechend den Vorschriften ablaufen und auch so dokumentiert werden. Daher sind sogenannte Zertifikate, die Konformitäten durch Wirtschaftsprüfer oder ähnliche Instanzen gegenüber Vorschriften wie GoBD bescheinigen, nur ein nice-to-have aber kein must-have. Sie alleine genügen Unternehmen keinesfalls, um selbst Konformität vorzuweisen. »ECM-Systeme können nicht »zertifiziert« werden, sie können aber über ihre Funktionalität die Grundlage für die rechtssichere Anwendung geben«, betont Jörg Eckhard, Vertriebsleiter des DMS-Dienstleistungsunternehmen DMSFACTORY.

5. Bedienfreundlichkeit für Anwender und Administratoren

Anforderungen, die sich aus den funktionalen Zielen und der Erfüllung von rechtlichen Vorgaben beziehungsweise Compliance-Fragen ergeben, lauten  oftmals grundlegende Dokumentenmanagementfunktionalitäten zur rechtssicheren Archivierung und anpassbare Lösungen für elektronische Akten und Workflows mitzubringen. Daneben legen KMUs großen Wert auf einfache Installation und Betrieb sowie Bedienfreundlichkeit für Endanwender und Administratoren. Ist letztere nicht gegeben, steht der gesamte Projekterfolg auf dem Spiel. »Im Kleinunternehmen kann schon ein Kollege, der das System nicht richtig einsetzt, den Nutzen der ganzen Investition zunichtemachen«, berichtet Eckhard.

6. Integrationsfähigkeit in andere Systeme beachten

Als eine der wichtigsten Anforderungen an ein DMS/ECM sieht er außerdem »seine Integrationsfähigkeit in andere Anwendungen: MS Office, E-Mail-Programm, Warenwirtschaft und HR-Systeme. Denn Dokumente, die es zu archivieren oder in Workflows einzuspeisen gilt, entstehen im Zusammenhang mit all diesen. Deshalb im Vorhinein prüfen, in welche Systeme sich das künftige DMS integrieren lässt.«

7. Dienstleistungskosten frühzeitig einrechnen

Für die Kostenkontrolle empfiehlt es sich von Beginn an, anfallende Dienstleistungskosten zu berücksichtigen. Wie Zöller aus der Praxis weiß, »sind bereits bei mittelständischen Anwendungen die Dienstleistungsaufwendungen ein signifikanter Anteil der Gesamtprojektkosten, nicht selten die Hälfte und mehr. Das muss bei der Anbieterauswahl bereits berücksichtigt werden.«

8. Cloud-Angebote prüfen

Für Unternehmen, die keine eigene DMS-/ECM-Lösung betreiben möchten, sind auch Cloud- beziehungsweise Software-as-a-Service-Angebote interessant. Sie benötigen keine spezielle IT-Infrastruktur und keinen Administrationsaufwand und erledigen einfache standardisierte Prozessaufgaben.