Auswahlkriterien für ECM-Cloud-Lösungen

ECM-Lösungen kommen vermehrt aus der Cloud. Bei der Auswahl des passenden Anbieters spielt es eine wichtige Rolle, ob es sich um eine Public- oder Private-Lösung handelt und ob die Integration von Drittapplikationen sowie Customizing möglich ist. Sicherheit bezüglich Daten und Investitionen ist ebenfalls gefragt. 

ECM-Anbieter werben zunehmend damit auch Cloud-Varianten bereitzustellen. Bei deren Auswahl gilt es für Anwender zunächst abzuklären, ob es sich dabei um eine Public-, Private- oder Hybrid-Cloud handelt. Public-Cloud-Lösungen sind skalierbar und mehrmandantenfähig, während es sich bei Private-Cloud-Lösungen eher um gehostete On-Premise-Lösungen handelt, die damit eine Outsourcing-Variante darstellen. Eine Hybridlösung ist eine Mischung aus beiden Varianten.

Wichtig ist die Unterscheidung hinsichtlich des Nutzens, der sich aus der Cloud-Lösung ergeben sollte. »Der Anwender sollte in erster Linie darauf achten, dass die Lösung ein echtes Public-Cloud-Software-as-a-Service-Angebot ist. Ist dies nicht der Fall und es handelt sich um eine gehostete On-Premise-Lösung beziehungsweise Private-Cloud-Lösung, verliert er jegliche Vorteile«, erklärt Jürgen Biffar, President von DocuWare. »Speziell die Kostenvorteile kommen erst dann zum Tragen, wenn ein Cloud-Anbieter seine mehrmandantenfähige Public-Cloud-Lösung vielen Kunden gleichzeitig anbieten kann. Andernfalls ist es eher ein Outsourcing-Angebot mit entsprechenden Konditionen.«

ECM-Funktionen sind in der Cloud mitunter begrenzt

Weiteres wichtiges Kriterium bei der Auswahl ist die Erfüllung der Anforderungen. Bei vielen Angeboten ist nicht der volle Funktionsumfang im Vergleich mit den On-Premise-Lösungen gegeben. Bei kostenfreien Angeboten oder Niedrigpreisangeboten in der Cloud geht es meist nur um Filesharing, die Speicherung von digitalen Daten beziehungsweise Collaboration-Funktionen, die eigentlich keine Kernfunktionen von ECM-Lösungen darstellen. Diese sind vielmehr das Erfassen, Verwalten und Speichern von strukturierten und unstrukturierten Dokumenten, die ursprünglich im elektronischen Format oder in Papierform vorliegen können. Außerdem geht es um die Bearbeitung und Ausgabe der Dokumente sowie deren Archivierung.

Wichtig ist für den Anwendern zu klären, welche Funktionen er benötigt und ob seine Dokumentarten und Prozesse abgebildet werden können. Bleiben bestimmte Scansysteme oder elektronische Formate unberücksichtigt, scheiden unter Umständen Lösungen aus oder müssen teuer angepasst werden. Noch schwerer fällt es vielen Cloud-Anbietern, weitere Applikationen in Cloud-Lösungen zu integrieren. Klassische ECM-Lösungen sind häufig komplexe und tief integrierte Anwendungen, die in der Cloud nicht so einfach realisierbar sind. Zusätzlich bereitet es bei der Integration von Public-Cloud-Lösungen und stationären Applikationen Schwierigkeiten, den unterschiedlichen Upgrade-Zyklen der beteiligten Software-Anwendungen gerecht zu werden.

Individuelle Anpassungen in der Cloud

Ebenso gilt es für den Anwender abzuklopfen, inwieweit auch in der Public-Cloud Customizing möglich ist. Schließlich sollen Nutzer Ordner individuell einrichten können und Workflows auf die Bedürfnisse des Unternehmens anpassbar sein. Gleichzeitig müssen Anwender in der Lage sein, ihre Daten jederzeit wieder zu exportieren, wenn sie einen Systemwechsel beabsichtigen. Umgekehrt ist vom Anbieter grundsätzlich Investitionssicherheit gefordert. »Die Anwender wünschen sich eine dauerhafte Ablage und nicht, dass der Anbieter seine Lösung nach ein bis zwei Jahren vom Markt nimmt«, so Jens Büscher, Geschäftsführer von amagno. »Dies ist insbesondere eine große Gefahr bei den modernen Startups mit geringem Durchhaltevermögen. Es kommt nicht selten vor, dass die Anbieter fast sofort ihre Leistungen einstellen.«

Jürgen Schröder, Geschäftsführer von Tec Media Services, rät außerdem darauf zu achten, »dass der Anbieter vertrauenswürdig ist. Dies lässt sich zum Beispiel daraus ableiten, dass er bereits länger am Markt agiert. Ein weiteres Qualitätsmerkmal ist die ISO9001-Zertifizierung, die jährlich in einem Re-Audit und alle drei Jahre in einem Komplettaudit überprüft wird.«

Investitions- und Datensicherheit

Geht es um sensible Dokumente und unternehmenskritische Prozesse ist bei ECM aus der Cloud wie bei anderen Cloud-Disziplinen auch das Thema Sicherheit ein wichtiger Punkt. Hier gilt es darauf zu achten, dass Verschlüsselungsmechanismen bestehen und die Datenhaltung nach Möglichkeit in Deutschland erfolgt.