ECM-Ausblick 2018: Jürgen Biffar, Docuware

von Jürgen Biffar, Geschäftsführer von Docuware

Ich bin davon überzeugt, dass die zunehmende Akzeptanz der Cloud, die E-Akte und die im Mai in Kraft tretende Datenschutz-Grundverordnung in 2018 das Geschäft mit ECM-Lösungen weiter pushen werden.

Laut einer in 2017 durchgeführten repräsentativen Unternehmensbefragung von Bitkom Research hat bislang nur jedes dritte mittelständische Unternehmen eine ECM-Lösung im Einsatz, nur knapp elf Prozent nutzen eine unternehmensweite Lösung. Die meisten Unternehmer schreckten vor den hohen Anschaffungskosten zurück.

Mittelstand entdeckt Cloud-ECM

Doch zunehmend erkennt auch der Mittelstand klar den Nutzen, den Dokumentenmanagement, Prozessautomatisierung und intelligente Dokumenten-Workflows aus der Cloud mit sich bringen. Die Einstiegskosten sind deutlich niedriger, da beispielsweise Investitionen in Hardware und teure Wartung entfallen, die Abrechnung nach Services erfolgt, die tatsächlich genutzt werden und immer die aktuelle Software-Version im Einsatz ist. Es ist keine lokale Installation erforderlich, die Systeme sind performant sowie hochverfügbar und führende Anwendungen lassen sich idealerweise problemlos integrieren. Ich bin schon lange ein Befürworter der Cloud und bin überzeugt, dass der Durchbruch geschafft ist. Unsere Verkaufszahlen untermauern dies: Zum 31.12.2016 betrug die Zahl unserer Cloudkunden 555, Ende des dritten Quartals 2017 waren es bereits mehr als doppelt so viel und Anfang 2018 wird sich die Zahl verdreifacht haben – bereits die Hälfte unserer Neukunden entscheidet sich inzwischen für die Cloud-basierte Variante, die über denselben Funktionsumfang wie die On-Premises-Lösung verfügt.

DSGVO als Push-Faktor für ECM-Lösungen

In rund 150 Tagen tritt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft – bereits ab dem 25.5.2018 müssen alle Datenanwendungen an die neuen Regularien angepasst sein. Wir als Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen können im Rahmen der anstehenden DSGVO einen wertvollen Beitrag leisten, die Compliance einzuhalten. Denn E-Mails, Dateien, Papiere oder verschiedenste Dokumente, die persönlich identifizierbare Informationen enthalten, sind personenbezogene Daten und müssen gemäß DSGVO archiviert, verwaltet, geschützt und kontrolliert werden.

ECM-Nachfrage im öffentlichen Sektor

Last but not least wird die Nachfrage nach DMS-/ECM-Lösungen in öffentlichen Verwaltungen und Behörden aufgrund der Europäischen E-Government-Gesetze (EgovG) steigen – bis 2020 ist die E-Akte auf Bundesebene Pflicht. Ihre Vorteile sind enorm: Sie lässt sich nahtlos in Fachanwendungen integrieren, sorgt für eine rechtskonforme Archivierung und transparente Prozesse, beschleunigt Verwaltungsprozesse deutlich und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen der EgovG.