Effiziente Prozesse durch digitales Vertragsmanagement

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Ein schlecht organisiertes Vertragsmanagement stellt Unternehmen im Geschäftsalltag vor zahlreiche Herausforderungen. Eine digitale Lösung wie »nscale CM« kann sie dabei unterstützen, ihr Vertragsmanagement zukunftssicher aufzustellen.

Ressourcenhunger und hohe Fehleranfälligkeit durch analoges Vertragsmanagement

Das Vertragsmanagement beinhaltet den gesamten Lebenszyklus von Verträgen: von der Erstellung über die Prüfung, den Abschluss und die Bewirtschaftung bis hin zur Beendigung des Vertrages mit anschließender Archivierung. Vertragsdokumente durchlaufen jede Menge Prozesse – bei denen vieles schiefgehen kann. Vor allem dort, wo das Vertragsmanagement analog organisiert ist.

Schon die Vertragserstellung kann bei einem nicht-digitalen Vertragsmanagement zu ersten Schwierigkeiten führen. Denn oft sind in den Prozess mehrere Bearbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen eingebunden. Sie müssen Informationen aus unterschiedlichen analogen und digitalen Quellen zusammentragen, um sich einen Überblick zu verschaffen. Da eine zentrale Ablage fehlt, sind unterschiedliche Informationsstände bei den beteiligten Mitarbeitern und verschiedene Dateiversionen die Regel. Hinzu kommen langwierige abteilungsübergreifende Prüfungs- und Abstimmungsprozesse. Denn eine gemeinsame und ortsunabhängige Bearbeitung von Vertragsdokumenten ist bei analogen Workflows nicht möglich.

All dies macht das manuelle Vertragsmanagement nicht nur anfällig für Fehler, sondern auch äußerst ressourcenhungrig: Denn Mitarbeiter müssen viel Zeit investieren, um nach vertragsrelevanten Informationen zu suchen oder Papierdokumente Seite für Seite aufwendig einzuscannen, bevor sie diese bearbeiten können. Zeit, die den Mitarbeitern dann an anderer Stelle fehlt. Hinzu kommen Medienbrüche, durch die sich ebenfalls schnell Fehler in das Vertragsmanagement einschleichen können.

Während der Bewirtschaftung von Verträgen müssen die verantwortlichen Bearbeiter stets das operative Geschäft im Blick haben. Dies kann eine echte Herausforderung sein, wenn keine zentrale digitale Vertragsakte existiert, die zu jeder Zeit einen transparenten Überblick über Vertragsinhalte ermöglicht. Und selbst am Ende des Lebenszyklus von Verträgen können noch Schwierigkeiten entstehen: Etwa dann, wenn Kündigungsfristen verpasst werden, oder bei der rechts- und revisionssicheren Archivierung ausgesonderter Verträge. Ein ineffizientes analoges Vertragsmanagement kann dann schnell auch zu erheblichen finanziellen Einbußen führen.

Mehrwerte durch digitales Vertragsmanagement

Ein digitales Vertragsmanagement unterstützt Unternehmen in allen Phasen des »Contract Lifecycle« und ist die Basis professioneller und zukunftssicherer Unternehmensführung. Eine Lösung wie »nscale CM« spart Bearbeitern dank zentralem Vorlagenmanagement und geprüften Templates schon bei der Vertragserstellung wertvolle Zeit – und ermöglicht das problemlose und fehlerfreie Aufsetzen von Verträgen.

Anschließend leitet das System auf Basis vordefinierter Workflows, Rollen und Berechtigungen den Vertragsentwurf automatisch an den oder die zuständigen Verantwortlichen weiter. Auch die KI-gestützte Erkennung von Vertragsarten und -inhalten trägt wesentlich dazu bei, Liege- sowie Transportzeiten zu reduzieren und Prüfungs- sowie Freigabeprozesse erheblich zu beschleunigen. Dies hat einen deutlich geringeren Administrationsaufwand im Vertragsmanagement zur Folge.

Zudem gehen die Verwaltung und die Bewirtschaftung von Verträgen mit einer digitalen Gesamtlösung einfacher, schneller und fehlerfrei von der Hand. Im Zusammenspiel mit einer übergeordneten Informationsplattform wie nscale werden sämtliche Vertragsdokumente nicht nur zentral, einheitlich und in strukturierter Form abgelegt, sämtliche Informationen sind außerdem jederzeit und von jedem Endgerät aus problemlos auffindbar und lassen sich gemeinsam bearbeiten.

Eine automatisierte Fristen- und Terminverwaltung schützt Unternehmen darüber hinaus gegen verpasste Deadlines und ausgelaufene Kündigungsfristen – die Grundlage für ein (kosten-)effizientes Forderungs- und Risikomanagement.

Dabei verläuft der gesamte Lebenszyklus von Vertragsdokumenten mit einer Lösung wie nscale CM transparent und rechtssicher – bis hin zur revisionssicheren Archivierung ausgelaufener Verträge.

Und nicht zuletzt ermöglicht es ein zentrales digitales Vertragsmanagement, Verträge zu analysieren und so einen umfassenden Überblick über sämtliche geschäftliche Aktivitäten zu gewinnen. Auf dieser Basis können Unternehmen schnelle, fundiertere und wirtschaftlichere Entscheidungen treffen, zum Beispiel bei der Auswahl von Lieferanten mit den besten Konditionen.

Die digitale Signatur als wesentliches Element

Eine zentrale Rolle im digitalen Vertragsmanagement spielt die E-Signatur. Denn sie erlaubt es, den gesamten Prozess medienbruchfrei zu organisieren – anstatt Vertragsdokumente aufwendig auszudrucken und nach dem Unterschreiben wieder einzuscannen. Rechtliche Grundlage für die digitale Signatur ist in der EU die eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and Trust Services). Sie klassifiziert drei rechtsgültige digitale Signaturlevel, die sich hinsichtlich ihrer Sicherheit unterscheiden und in unterschiedlichen Bereichen zum Einsatz kommen.

Dabei stellt die einfache elektronische Signatur keine Anforderungen an die eindeutige Identifizierung des Unterzeichners, zudem beinhaltet sie keinen Schutz gegen nachträgliche Änderungen am Vertragsdokument. Beides gewährleistet jedoch die fortgeschrittene elektronische Signatur. Sämtliche Schriftformerfordernisse nach den Paragraphen 126 sowie 126a des BGB erfüllt nur die qualifizierte elektronische Signatur. Sie erfordert eine Zwei-Faktor-Identifizierung des Unterzeichners sowie eine Identitätsprüfung, die in der Regel von zertifizierten Vertrauensdienstanbietern ausgestellt wird.

Die technische Integration der E-Signatur in die Vertragsmanagement-Lösung geschieht entweder mithilfe von Signaturkarten oder durch Fernsignaturen, wobei Letztere auch das rechtssichere Unterzeichnen von Verträgen via Smartphone, Tablet und Co. ermöglichen – das macht den (digitalen) Weg zum flexiblen und ortsunabhängigen Arbeiten in Zeiten von New Work für alle frei, von der Erfassung bis zur Freigabe. Dies ermöglicht effiziente Prozesse und schnelle Entscheidungen

Effiziente Workflows durch digitales Vertragsmanagement

Ein digitales Vertragsmanagement bildet alle Phasen im Lebenszyklus von Vertragsdokumenten rechtssicher und fehlerfrei ab. Beginnend bei der Erstellung und Verhandlung von Verträgen bis hin zur Unterzeichnung, Ausführung und Archivierung ermöglicht es eine nahtlose Verwaltung, Überwachung und Nachverfolgung von Vertragsprozessen. Dadurch werden potenzielle Fehlerquellen minimiert. Darüber hinaus erleichtert es den Mitarbeitern die Arbeit mit Vertragsdokumenten und -inhalten durch systemseitige Unterstützung beim operativen Bewirtschaften der Verträge.

Ein weiterer entscheidender Vorteil liegt in der Befreiung von lästigen Aufwänden, die bei analogen Vertragsprozessen entstehen. Die manuelle Verwaltung von Papierdokumenten, das Durchsuchen von Aktenordnern nach bestimmten Verträgen und das Koordinieren von Verhandlungen zwischen verschiedenen Parteien gehören der Vergangenheit an. Ein zentral organisiertes Vertragsmanagement spart Zeit und steigert Effizienz durch digitale Speicherung aller relevanten Informationen.

Des Weiteren ermöglicht ein digitales Vertragsmanagement eine verbesserte Transparenz und Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens sowie mit externen Partnern und Kunden. Durch die Möglichkeit, Verträge online zu teilen, zu kommentieren und gemeinsam zu bearbeiten, können Teams effektiver zusammenarbeiten und Entscheidungen schneller treffen. Dies trägt nicht nur zur Steigerung der Produktivität bei, sondern verhilft auch dazu, Streitigkeiten und Missverständnisse zu vermeiden.

Insgesamt bietet ein zentral organisiertes digitales Vertragsmanagement Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, darunter die Sicherstellung rechtlicher Compliance, die Steigerung der Effizienz von Arbeitsabläufen und die Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Stakeholdern. Es ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die ihre Vertragsprozesse optimieren und diesen Wettbewerbsvorteil nutzen möchten.

Weiterführende Links

• Von Easy zu Ceyoniq: Thomas Schiffmann
• nscale und SAP S/4HANA – eine zukunftssichere Partnerschaft
• Ceyoniq liefert Integration von nscale in MS Teams
• Arminia Bielefeld meistert mit DMS nscale die Digitalisierung
• P2P mit nscale: techconsult erklärt Ceyoniq erneut zum Champion