Reaktionen auf den Bitkom Digital Office Index 2020

Mitte Oktober stellte der IT-Branchenverband Bitkom, den »Bitkom Digital Office Index 2020« vor, der zeigen soll, inwieweit die Digitalisierung in deutschen Unternehmen und Behörden fortgeschritten ist. Abgefragt wurden unter anderem die Existenz einer Digitalstrategie, die Investitionsbereitschaft in Digitalisierung sowie die Nutzung digitaler Kanäle und Technologien wie Enterprise Content Management (ECM), Collaboration-Tools und E-Rechnungslösungen. Heraus kam dabei beispielsweise, dass fast neun von zehn Geschäftsführern und Vorständen in Deutschland (86 Prozent) das Ziel haben, in ihrem Unternehmen Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Das ist doppelt so viel wie 2018, als es noch 43 Prozent waren. Fast zwei Drittel der Unternehmen (63 Prozent) gelingt dies bereits zunehmend.

Erfahrungen und Meinungen der Anwender gefragt

Karsten Renz, CEO von Optimal Systems, Martin Echt von Cocq Datendienst und Peter Fuhrmann, RVP Sales Südeuropa und DACH bei Conga, kommentierten die Ergebnisse des Digital Office Index wie im Folgenden zu lesen ist. Klar ist, dass die Vertreter von Digitalisierungslösungen ihre Produkte mehr oder weniger als Allheilmittel darstellen und Abhilfe durch deren Einsatz versprechen. Doch wie sehen das die Anwender? Für ECMguide.de wäre es sehr interessant zu erfahren, wie Unternehmen in der Praxis die Digitalisierung bewerkstelligen und wie hilfreich die angepriesenen Tools tatsächlich sind! Wie einfach funktioniert der Austausch von Daten verschiedener Anwendungen – auch abhängig davon, ob sie in der Cloud oder On-Premise gespeichert sind? Lassen sich Stammdaten tatsächlich zentral für mehrere Anwendungen halten, können sie zumindest synchronisiert werden oder bringen neue Systeme nur noch mehr Daten-Wirrwarr? Scheitert der Einsatz von E-Rechnungen nicht nur an der Bereitschaft der Unternehmen E-Rechnungssysteme einzusetzen, sondern auch an den unterschiedlichen Standards, Kanälen, Wegen und damit verbundenen Auflagen zur elektronischen Archivierung? Während beispielsweise die obersten Behörden des Bundes ab 27. November die Einreichung elektronischer Rechnungen über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) verlangen, sieht der Weg auf Länder- und kommunaler Ebene in den verschiedenen Bundesländern ganz unterschiedlich aus. Für Unternehmen ist es eine echte Herausforderung alleine beim Thema E-Rechnungen, die in der freien Wirtschaft ebenfalls ganz unterschiedlich gehandhabt werden, gerecht zu werden.

Schreiben Sie uns über Ihre Erfahrungen als Unternehmensverantwortliche/r oder als Dienstleistender bei der Digitalisierung. Gerne können Sie dazu direkt die Kommentar-Funktion zu diesem Artikel verwenden oder nutzen Sie die E-Mail-Adresse as@ecmguide.de.

Reaktionen auf Anbieterseite

Als Reaktion auf den Digital Office Index 2020 zeigt sich der Anbieter von ECM-Lösungen Optimal Systems betroffen und meint dazu: »Mitte der 1980er Jahre waren sich Marktanalysten wie Dataquest und InfoSource sicher, dass das papierlose Büro noch vor der Jahrtausendwende Realität sein würde. Tatsächlich ist es aber für viele deutsche Unternehmen bis heute, 35 Jahre später, eine Vision geblieben: Während nach der jüngsten Bitkom-Erhebung 86 Prozent der Befragten zwar davon träumen, die Briefpost ganz durch digitale Kommunikation zu ersetzen, sind nach eigenen Angaben 34 Prozent nach wie vor weit davon entfernt – in Unternehmen bis 499 Mitarbeiter sind es sogar 39 Prozent. Mit 58 Prozent arbeiten auch deutlich mehr als die Hälfte der Betriebe dieser Größenordnung noch überwiegend oder mindestens zur Hälfte papierbasiert. Lediglich 13 Prozent geben an, ihre Papierakten weitgehend digitalisiert zu haben.«

CEO von Optimal Systems wirbt für DMS

Eine Lösung sieht Karsten Renz, CEO von Optimal Systems in einem digitalen Dokumentenmanagement- beziehungsweise ECM-System: »Die Digitalisierung beginnt mit der Verfügbarkeit, Transparenz und dem flexiblen Austausch von Unternehmenswissen.« Nur so komme die Zusammenarbeit abteilungsübergreifend und projektbezogen in einen geschmeidigen Fluss: »Wo etwa Dokumente in mehreren Versionen an verschiedenen Orten im Netzlaufwerk abgelegt werden, sind langes Suchen und Fehler vorprogrammiert. Ein digitales Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass gebündelt wird, was zusammengehört – etwa Lieferscheine, Rechnungen, Datenblätter, Produktbilder und Korrespondenz in einer Projektakte – und jeder Bearbeitungsschritt transparent nachvollzogen werden kann, einschließlich Freigaben und Verantwortlichkeiten.«

Conga plädiert für Schulungen in Unternehmen

Vor dem Hintergrund der Zahlen des Digital Office Index erklärt auch Peter Fuhrmann, RVP Sales Südeuropa und DACH bei Conga, welche Herausforderungen sich auf dem Weg ins papierlose Büro für Unternehmen ergeben und wie man diesen begegnen kann: »Ein hervorzuhebendes Beispiel in Deutschland für die Entwicklung der papierlosen Kommunikation und dem damit einhergehenden Digital Office sind Rechnungen, die inzwischen meist digital eingereicht, bearbeitet und beglichen werden. Diese Umstellung wurde durch das E-Rechnungs-Gesetz von 2016 beschleunigt. Angelehnt daran dürfen Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen ab November 2020 nicht mehr auf Papier stellen.« Generell müsse man Fuhrmanns Meinung nach gerade Mitarbeitenden der älteren Generation regelmäßige Schulungen anbieten, damit digitalisierte Prozesse in den Unternehmen angenommen werden. Allerdings ist selbst, wenn alles intern funktioniert, noch nicht geregelt wie der Austausch mit externen Partnern abläuft: »Der Papieranteil ist in den Abteilungen meist höher, die viel mit externen Partnern zusammenarbeiten. Geht es um notarielle Dokumente oder Verträge, fühlen sich viele Entscheider in Unternehmen mit Ausdrucken noch wohler, wobei E-Signatur bereits rechtsgültig ist und enorm viel Zeit einspart, was vielen Unternehmen bei der Umsiedlung ins Homeoffice bewusst wurde.«

Viel Luft nach oben für Martin Echt von Cocq Datendienst

Martin Echt, Betriebsleiter von Cocq Datendienst, sieht einige der in der Studie aufgeführten Themen kritisch. Dass wie dort geschrieben 68 Prozent der Befragten ein ECM-System einsetzen, heißt seiner Meinung nach nicht zwangsläufig, dass sie auch digital gut aufgestellt sind: »Es gibt nicht wenige Unternehmen, die ihre Eingangsrechnungen nach wie vor auf dem Papier bearbeiten und erst dann scannen, um sie im ECM-System abzulegen und das Papier vernichten zu können. Von einem digital laufenden Prozess kann hier keine Rede sein.«

Ein schockierendes Ergebnis der Bitkom-Studie ist in den Augen von Echt, dass 49 Prozent und damit rund die Hälfte der Befragten immer noch häufig und sehr häufig das Fax nutzen. Das widerspricht der Quintessenz der Studie, die darlegen soll, dass sich die Unternehmen von Papier und analoger Kommunikation verabschieden wollen.

Jedoch habe Corona – wie in den Studienergebnissen dargestellt – nach Ansicht Echts zweifelsohne dazu geführt, dass immer mehr Unternehmen die Vorzüge der Digitalisierung erkannt und damit einhergehende Projekte vorgezogen haben. Trotzdem sieht er, dass es in vielen Unternehmen an vollständig digitalisierten Prozessen mit Aufgabenzuordnungen und Workflow-Mechanismen fehlt. »Hier gibt es weiterhin Handlungsbedarf«, so Echt, der Dienstleister als Ausweg sieht, wenn Unternehmen zu wenig qualifiziertes Personal als Argument nennen, weshalb sie die Digitalisierung nicht weiter vorantreiben können.