McDonald’s Restaurants profitieren von Brother ScannernAdvertorial
Um den Austausch von Dokumenten innerhalb des Restaurantnetzwerkes und der Unternehmenszentrale von Franchisenehmer Tim Hendrikx zu vereinfachen, wurden mehrere Hochleistungsscanner in Verbindung mit einer Cloud-DMS-Lösung integriert. Diese Maßnahme führte zu einer verbesserten Restaurantadministration und schlankeren Prozessen in der gesamten Franchisegruppe.
Schulungszentrum,HSC, Hauptverwaltung
In Deutschland gibt es rund 1.400 McDonald´s Restaurants (Bild: McDonald´s)
Herausforderung: Digitalisierung physischer Dokumente
Inhalt dieses Artikels
Nahezu jeder Prozess in der Systemgastronomie ist standardisiert, damit viele Gäste bestmöglich bedient werden können. Als wohl bekanntestes Beispiel der Systemgastronomie und umsatzstärkster Fast-Food-Anbieter der Welt gilt McDonald’s. Von mehr als 40.000 Schnellrestaurants dieser Kette gibt es allein in Deutschland über 1.400. Rund 200 Franchisenehmer führen 94 Prozent davon als mittelständische Unternehmen. 15 Filialen, in denen rund 700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angestellt sind, betreibt Tim Hendrikx in und um Augsburg.
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Der ADS-2800W ist in der Zentrale von McDonald's Hendrikx bereits seit vielen Jahren zuverlässig im Einsatz (Bild: Tim Hendrikx)
Auch abseits der Pick-Up-Theke meistert der Franchisenehmer eine Vielzahl an Aufgaben, die einheitlich abzuarbeiten sind. Dabei gilt es, administrative Tätigkeiten zu systematisieren und zu vereinfachen, wie beim Scannen und der Verteilung von Dokumenten innerhalb der Restaurantgruppe. Bis vor kurzem war es in den 15 McDonald’s-Filialen von Tim Hendrikx die Regel, dass Dokumente wie Lieferscheine, Ausweise, Personalunterlagen oder Belege mit einem herkömmlichen Multifunktionsgerät digitalisiert wurden.
Die unterschiedlichen Medienformate ließen keine Stapelverarbeitung zu. Alle Dokumente mussten einzeln gescannt und manuell via E-Mail an die Unternehmenszentrale weitergeleitet werden. Auch die Auflösung der gescannten Dokumente war nicht immer optimal, sodass die Buchhaltung häufig gezwungen war, Unterlagen mehrmals einzuscannen.
Automatisierung im Scan- Prozess
Um eine effiziente Lösung zu finden, wandte sich Tim Hendrikx an B&I Kopiersysteme Vertriebs GmbH. B&I steht seit über 40 Jahren für zuverlässige und innovative Lösungen in den Bereichen Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen. Das Leistungsportfolio umfasst zudem die nahtlose Integration der Geräte in bestehende Netzwerke, deren Konfiguration sowie die bedarfsgerechte Versorgung mit Verbrauchsmaterialien.
Für die Aufgabe, wichtige Dokumente aus den einzelnen Filialen einzuscannen und an die Zentrale zu verschicken, hat der Fachhandelspartner B&I das Scanner-Modell ADS-4700W von Brother mit der Partnerlösung D² empfohlen. Die bestehende Geräteflotte, die bisher aus einem MFC-L2750DW und einem ADS-2800W bestand, wurde somit um zahlreiche neue Geräte der AD-4-Serie erweitert.
DMS-Zugang direkt per Scanner
Der für diesen Fall ausgewählte professionelle Dokumentenscanner zeichnet sich neben seiner Auslegung für hohe Scanvolumen und seiner Scangeschwindigkeit insbesondere durch den frei konfigurierbaren Touchscreen aus. Dieser ermöglicht das Anlegen individueller Favoriten, sodass der Zugang zum D² Dokumentenmanagementsystem (DMS) direkt über das Display möglich ist. Durch den Zugriff auf das DMS am Display ermöglicht ein Tastendruck, dass Dokumente im DMS ohne Adresseingabe direkt zum ausgewählten Empfänger gesendet werden.
»Die Möglichkeit, unterschiedliche Medienformate wie Lieferscheine und Abrechnungen im DIN-A4-Format sowie Personalausweise und Führerscheine im herkömmlichen Ausweisformat automatisiert scannen zu können, hilft maßgeblich dabei, die Digitalisierung der Franchisegruppe auf ein neues Level zu heben«, sagt Michael Huber, Geschäftsführer von B&I. Ein weiterer Vorteil im Kontext der Stapelverarbeitung stellt die Einbindung von QR-Codes dar. Diese können mit einer Ziel-Adresse hinterlegt werden, sodass bereits während des Scan-Vorgangs die jeweiligen Dokumente automatisch an die richtigen Adressaten weitergeleitet werden. In der Praxis erleichtert dies nicht nur den gesamten Scan-Prozess, sondern hilft auch dabei, die einzelnen Dokumente der jeweiligen Restaurants in der Franchise-Zentrale korrekt zu unterscheiden. Durch die Schnittstelle zu DATEV können relevante Dokumente zudem revisionssicher übertragen werden.
Ergebnis: Optimierte Restaurantadministration
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Die Scanner-Flotte in den McDonald´s Restaurants von Tim Hendrikx wurde u.a. um das Modell ADS-4700W von Brother erweitert. (Bild: Brother)
Die Einführung der Scanner der AD-4-Serie ist eine maßgebliche Erleichterung im Tagesgeschäft der Mitarbeiter in den Restaurants von Tim Hendrikx. Der simplifizierte Prozess, Dokumente einzuscannen und mit nur einem Klick an den richtigen Adressaten weiterzuleiten, bringt gleich zwei positive Aspekte mit sich, betont er: »Zum einen mussten wir unsere Mitarbeiter aufgrund der vordefinierten Tasten auf dem Touchscreen-Display nicht schulen, was in der Regel unheimlich viel Zeit kostet und einen großen Aufwand bedeutet. Zum anderen konnten wir die Fehlerquote durch falsch zugeordnete Dokumente stark minimieren, indem beispielsweise Abrechnungen ausschließlich die dafür zuständige Person in der Buchhaltung erreichen.« Die daraus resultierende verbesserte Restaurantadministration, indem wiederkehrende Prozesse vereinfacht werden, führt somit neben einem Gewinn von wertvoller Zeit auch zu einer Steigerung der Effizienz im gesamten Restaurantverbund.
Über Brother
Zum Produktportfolio von Brother gehören neben Druckern und Multifunktionsgeräten mit Laser- und Tintentechnologie auch Scanner sowie Etikettendruck- und Beschriftungssysteme. Daneben bietet der Hersteller Managed Print Services, Leasing Modelle und Druckmanagement-Software. In Deutschland und Österreich generiert Brother rund 75 Prozent seines Umsatzes im B2B Bereich. Insbesondere professionelle Kunden schätzen die Vielfalt der anwenderorientierten Hard- und Softwarelösungen, die speziell für verschiedenste Arbeitssituationen entwickelt wurden.
Brother International GmbH / Konrad-Adenauer-Allee 1–11 / 61118 Bad Vilbel / Tel.: +49 6101 805-0 / E-Mail: brother@brother.de / www.brother.de
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