Ceyoniq: Digitales Vertragsmanagement neu gedacht

Vertragszyklus strukturiert und nachvollziehbar abbilden

Ceyoniq Technology stellt jetzt mit mit  »nscale CLM« ihre neue  Software für das digitale Vertragsmanagement vor. Mit der Cloud-First-Lösung ist es dem Unternehmen zufolge möglich, den gesamten Vertragslebenszyklus durchgängig digital, strukturiert und nachvollziehbar zu unterstützen. Das Spektrum reicht von Erstellung, über die Prüfung und Verhandlung bis hin zur Unterzeichnung, Bewirtschaftung und revisionssicheren Archivierung dieser relevanten Geschäftspapiere.

Zahlreichen Unternehmen fehlt ein zentraler Überblick

Wie hoch der Bedarf an digitalen Lösungen für das Vertragsmanagement ist, bestätigt eine  jüngst veröffentlichte Befragung, die techconsult im Auftrag von Ceyoniq durchführte. Die Studie »Smartes Vertragsmanagement – Wo Unternehmen heute stehen«, kam zu dem Ergebnis, dass über ein Drittel der befragten Unternehmen (35 Prozent) keinen zentralen Überblick über ihre laufenden Verträge haben. Im Finanzgewerbe liegt die Zahl sogar bei 59 Prozent. Mehr als ein Drittel der Studienteilnehmer, die bereits eine Lösung zum Vertragsmanagement (CLM – Contract Lifecycle Management) implementiert haben, sind allerdings nur teilweise mit ihrer jeweiligen Lösung zufrieden.

Ablagestrukturen vielfach intransparent und unübersichtlich

»Aktuell kämpfen viele Organisationen noch mit unübersichtlichen und intransparenten Ablagestrukturen sowie uneinheitlichen Prozessketten und nicht-standardisierten Workflows«, erklärt Thomas Schiffmann, Abteilungsleiter Produktmanagement und Technische Dokumentation bei Ceyoniq. »Mit nscale CLM gehen wir diese Herausforderungen ganz gezielt, bei maximaler Revisionssicherheit.«

Die jetzt präsentierte CLM-Applikation basiert auf einer modernen Cloud-Architektur, die flexibel, skalierbar und update-sicher sei, heißt es. Entwickelt wurde die Lösung in Bielefeld. Gehostet wird das Produkt ausschließlich in Deutschland. Das dürfte angesichts aktueller EU-Gesetzgebungen wie dem EU Data Act für viele Unternehmen ein wichtiges Entscheidungskriterium sein.

Automatisiertes und intelligentes Vertragsmanagement

nscale CLM bietet eine KI-gestützte Vertragsanalyse auf Basis von sogenanntem Natural Language Processing. Damit sollen Unternehmen Verträge noch schneller und einfacher auf Vollständigkeit, Risiken und Konsistenz prüfen können. Durch den Einsatz der integrierten No-/Low-Code-Logik lassen sich Arbeitsabläufe innerhalb des Tools schnell und einfach anpassen und automatisieren. Auch die Fristenverwaltung samt intelligenter Benachrichtigungen wurde automatisiert. Auf diese Weise lassen sich verpasste Kündigungs-, Zahlungs- und Verhandlungstermine vermeiden. Als weiteren wichtigen Mehrwert hebt der Hersteller die standardmäßig revisionssichere Archivierung sowie leistungsstarke Suchfunktionen hervor. Darüber hinaus sorge die Auditfähigkeit und die Regelkonformität by Design dafür, dass auch hohe Compliance-Vorgaben erfüllt werden können.

Vier Servicepakete decken Anforderung flexibel ab

Ceyoniq bietet nscale CLM ist in vier verschiedenen Servicepaketen – Bronze, Silber, Gold und Platin – an. Diese unterscheiden sich vor allem in der Anzahl der unterstützten Vertragsakten. Auf diese Weise kann die Lösung die Anforderungen von Organisationen aller Größenordnungen abdecken. Ab der Silberversion ist das Produkt skalierbar. Abgerechnet wird nach einem  nutzungsbasierten Preismodell, pauschale Lizenzgebühren fallen nicht an.

Umfassende Funktionen decken breites Spektrum ab

Die diversen Produktpakete enthalten zahlreiche Funktionen, die Unternehmen den Weg zum zentralen Vertragsmanagement erleichtern sollen. Dazu gehören:

• Zentrale digitale Vertragsakten mit strukturierter Stammdatenverwaltung
• Automatisierte Fristen- und Terminüberwachung
• Intelligentes Forderungs-Management
• KI-gestützte Vertragsprüfung und Analyse
• Revisionssichere Archivierung als Standard
• Einfache, intuitive Benutzeroberfläche mit No-/Low-Code-Logik
• Nahtlose Integration in bestehende IT-Umgebungen
• Cloudbetrieb »Made in Germany«
• Nutzungsbasierte Abrechnung

Neben der intelligenten Fristenkontrolle, die Transparenz und Effizienz ermöglicht, können Unternehmen mit den CLM-Paketen ihr Vertragsmanagement optimieren, regulatorische Anforderungen einhalten und interne Compliance-Vorgaben sicher umsetzen.