»ecoDMS Version 16.09« ist da mit vielen neuen Funktionen

Das Aachener Softwarehaus ecoDMS hat Wort gehalten, und wie avisiert das neue Major-Release ihres gleichnamigen Dokumentenmanagement- bzw. Archivierungs-Systems jetzt veröffentlicht. Version 16.09 (Codename: eleanor) ist im ersten Schritt zunächst nur für Windows verfügbar. Die Komponenten für Ubuntu, Debian, MacOS, Raspberry Pi und Docker (inklusive der Unterstützung der NAS-Speichersysteme von Qnap und Synology) sollen »in Kürze folgen«.

Die Liste der neuen Funktionen zeigt: Es ist wirklich ein Major-Release geworden, das diese Bezeichnung verdient: Angefangen von einer neuen Servertechnologie mit einem sicheren, verschlüsselten Container-Speichersystem und automatischen, zeitgesteuerten Backup-Funktionen, über ein benutzerfreundliches Clipboard zum Erstellen eigener Dokumentenmappen, bis hin zu neuartigen Such- und Vorschaufunktionen und modernen Archivierungstechniken.

Das Side-Panel dürfte ein besonderes Highlight für alle ecoDMS-Anwender sein: Es wird nach der Aktivierung über den Connection-Manager in der rechten Seite des Bildschirms platziert. Dokumente können von beliebigen Stellen aus auf eine bestimmte Klassifizierungsvorlage im Side-Panel gezogen werden. Die Archivierung erfolgt dann vollautomatisch ohne das weitere Zutun des Anwenders. Da das Side-Panel von überall aus erreichbar ist, macht es die Archivierung von nahezu allen Positionen an einem Arbeitsplatz möglich.

Viele neue Speicherfunktionen wie z.B. Oneclick-Backup

Das Speichern aller archivierten Daten in einem Container eröffnet völlig neuartige Wege bei der Archivierung, Datensicherung und Wiederherstellung. Das Aufteilen der Informationen in Containern und einer Datenbank bietet laut Anbieter mehr Sicherheit und Flexibilität bei der Datenhaltung.

Generell soll mit Eleanor die Datensicherung noch komfortabler und einfacher werden. Ergänzend zum bestehenden Oneclick-Backup und dem Konsolen Programm können über den Einstellungsdialog automatisierte, zeitgesteuerte Datensicherungen eingerichtet werden. Das Paket führt das Backup dann selbstständig zum gewünschten Zeitpunkt aus.

Eine weitere Neuerung ist die integrierte Shortcut-Funktion. Über ein benutzerdefiniertes Tastenkürzel kann die ecoDMS-Volltextsuche aus beliebigen Anwendungen heraus gestartet werden. Die passenden Suchergebnisse werden direkt im ecoDMS-Archiv ausgegeben.

Archivierung wird noch benutzerfreundlicher

Wenn zu einer gefundenen Datei eine Dokumentenvorschau existiert, werden die erkannten Wörter aus der Volltextsuche im Vorschaufenster farblich hervorgehoben. Kommt ein Begriff mehrmals innerhalb eines Dokuments vor, zeigt ecoDMS außerdem im Vorschaufenster eine Übersicht der gefundenen Textstellen an. Per Mausklick kann zu den gewünschten Passagen gesprungen werden.

Die Vereinigung des Archiv-Clients und der Funktionen für die Posteingangsbearbeitung eingescannter Dokumente dürfte die Archivierung noch benutzerfreundlicher und komfortabler machen. Unmittelbar nach dem Scannen können die Dokumente über das Inbox-Tab direkt im ecoDMS-Client abgerufen werden. Hier stehen bei Bedarf verschiedene Funktionen wie zum Beispiel Seiten drehen, löschen, verschieben und vieles mehr zur Verfügung. Die eingescannten Rechnungen, Verträge, Briefe etc. können direkt über die ecoDMS-Inbox an das Dokumentenarchiv zur revisionssicheren Archivierung übergeben werden.

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