Forcont ergänzt seine ECM-Anwendungen um neue Komponenten

Dokumente effizienter managen – von diesem Dokumentenmanagement-Leitgedanken ausgehend hat das Leipziger ECM-Softwarehaus forcont business technology ihre dokumentenzentrierten Applikationen um zwei neue Features erweitert. Die neuen Komponenten nennen sich »Dokumenterstellung« und »Zusatzfelder«. Sie sind ab sofort für die Anwendungsprodukte »Personalakte«, »Vertragsmanagement« und »Business Lounge« sowie für diverse Individuallösungen auf Basis der »Software forcont factory FX« erhältlich.

Die integrierte Dokumenterstellung bietet nach Meinung von Forcont Nutzern eine deutliche Arbeitserleichterung. Denn damit können Dokumente nun direkt in der Anwendung generiert werden. Die Zusatzfelder sollen Unternehmen eine flexible Anpassung der Typisierung ihrer Dokumente an die eigenen, spezifischen Bedürfnisse ermöglichen.

Word-Vorlage direkt in ECM-Anwendung öffnen

Dank dieser neuen integrierten Dokumenterstellung kann der Nutzer direkt in seiner ECM-Anwendung eine Word-Vorlage öffnen, automatisch befüllen und als Dokument weiterleiten bzw. ablegen. Forcont argumentiert, dass auf diese Weise ein ganzer Arbeitsschritt entfällt: Anstatt zuerst eine Datei nebenbei zu erstellen und diese dann in der Anwendung als Dokument anzulegen, wird das Dokument direkt im eigentlichen Arbeitsprozess erzeugt. Das beschleunige den Vorgang, verringere die Fehleranfälligkeit, und sorge nicht zuletzt für eine höhere CI-Konformität der Dokumente.

Ein Beispiel: Verwaltet ein Unternehmen etwa seine Mitarbeiterakten mit der Personalakte von Forcont, kann die Personalabteilung direkt aus der elektronischen Akte heraus eine Arbeitsbestätigung erstellen. Dabei füllt die Anwendung die jeweiligen Platzhalter aus der Word-Vorlage – Name des Mitarbeiters, Beginn des Arbeitsverhältnisses, Personalnummer etc. – automatisch aus. Der Nutzer legt die Arbeitsbestätigung als Dokument dann in der Personalakte an, und kann sie über diese auch direkt an den betreffenden Mitarbeiter versenden.

Feature »Zusatzfelder« vereinfacht Dokumentenverwaltung

Mit dem neuen lassen sich nun die Standardfelder, mit denen der Nutzer ein Dokument beim Anlegen klassifiziert – etwa Titel, Dokumentart und verantwortlicher Mitarbeiter –, bei Bedarf um weitere, kundenspezifische Felder ergänzen. So sollen mehr relevante Dokumenteigenschaften standardisiert erfasst werden können, was laut Forcont die Verwaltung der Dokumente nach Kategorien ebenso wie die Dokumentensuche erheblich vereinfacht.

Mit den Zusatzfeldern sollen sämtliche Anwendungen von Forcont an die individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden können. Beispielsweise sollen Nutzer des digitalen Vertragsmanagements die Klassifizierung ihrer Verträge dadurch verfeinern können, dass sie bei Verträgen des Typs »Mietvertrag« zusätzliche Pflichtfelder für die Adresse des betreffenden Mietobjekts einrichten.

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