Heftklammerentferner erleichtert große Scan-Projekte

Moderne Einzugsscanner können fast alles – sie erkennen und digitalisieren stapelweise ganz unterschiedliche Formate, indexieren, sortieren und klassifizieren die digitalen Dokumente und übergeben sie gleich in der richtigen Form und mit den richtigen Zusatzinformationen an die nachgelagerten Systeme. Eins können sie jedoch nicht: Mittels Heftklammern zusammengeheftete Seiten erfassen.

Damit erweist sich gerade die Heftklammer – einst ein wichtiger Helfer bei der Sortierung und Zusammenfassung von Unterlagen zu einem Fall – als Bremse. Und auch heute noch werden Unterlagen vielfach zusammengeheftet, etwa Belege im Gesundheitswesen oder der Logistik.

Vor dem Scanvorgang müssen die dann zunächst mit dem klassischen Klammerentferner  – der einer Zange ähnelt – entfernt werden. Das Werkzeug ist zwar hilfreich, hat aber Schwächen bei einer größeren Anzahl zusammengehefteter Seiten oder bei alten Unterlagen mit brüchigem Papier. Außerdem ist die Arbeit damit knifflig und sorgt durch die scharfen Kanten und Spitzen nicht vollständig entfernter Heftklammern immer wieder für Kratzer an den Fingern. Wer es einmal benutzt hat, weiß das.

Exklusivvertrieb über Canon

Das Problem scheint im Alltag und vor allem aus Sicht derjenigen, die Digitalisierungsstrategien entwerfen, klein. Im Zuge der umfassenderen Digitalisierungsbemühungen der Firmenarchive hielt es Canon jedoch für groß genug, um sich intensiver damit zu beschäftigen. Das Ergebnis war eine exklusive Vertriebsvereinbarung mit der japanischen Firma MAX Ltd.. Die ist zum Teil für die Misere mitverantwortlich: Schließlich produziert sie seit Jahrzehnten unter anderem Geräte, um Heftklammern anzubringen – aber auch Werkzeug, um sie manuell wieder zu entfernen.

Funktionsweise, Größe und Listenpreis

Mit der Vorstellung des » Heftklammerentferners A1« im deutschen Markt im Sommer 2021 brachte sie zusammen mit Canon jedoch das erste weitgehend automatische Gerät für diese Aufgabe auf den Markt: Anwender schieben lediglich den zusammengehefteten Papierstapel (bis zu 30 Blätter) ein, drücken einen Knopf oder betätigen alternativ einen Fußtaster und die Klammer wird vom Gerät schonend und zuverlässig entfernt. Das funktioniert bei unterschiedlichen Heftklammertypen, einschließlich 24/6, 26/6, 10, Kopierer-Finisher-Heftklammern und Canon Heftklammern-P1.

Von der breiten Öffentlichkeit zunächst weitgehend ignoriert oder bestenfalls als Kuriosum abgetan, hat sich der kleine Kasten (26 x 27,3 x 10,5 Zentimeter) bei Canon-Kunden inzwischen als Geheimtipp entpuppt. Nicht zuletzt Digitalisierungsdienstleister wissen ihn inzwischen zu schätzen.

Die 744 Euro Listenpreis scheinen für solch einen kleinen Helfer zunächst hoch. Sie erwiesen sich aber beim intensiven Einsatz schnell als gerechtfertigt und sind bei großen Scan-Projekten durch kürzere, bessere Prozesse und weniger Schäden an Papier und Scannern schnell hereingeholt, berichten Canon-Vertriebsmitarbeiter.

Referenzkunde für den Heftklammerentferner A1

In einer Referenz berichtet etwa der  Evangelische Verein für Innere Mission in Nassau (EVIM) über die Nutzung des Heftklammerentferners in seiner Reha-Werkstatt in Wiesbaden. Die bietet unter der Marke Pixelwerk auch Digitalisierungsdienstleistungen an. Die Scan-Standorte der Reha-Werkstatt setzen seit Beginn ihrer Arbeit auf Dokumentenscanner von Canon. Die werden durch die Sonis GmbH, einen Canon-Partner aus Neuendettelsau, betreut.

Nachdem Sonis die Verantwortlichen bei Pixelwerk über die Neuheit im Canon-Portfolio informiert hatte, ging es ziemlich schnell: »Nach einem kurzen Testlauf haben wir uns für den Einsatz des automatischen Heftklammerentferners A1 entschieden, um unsere Mitarbeiter gerade bei größeren Aufträgen von dieser mechanischen Arbeit zu entlasten«, erklärt Jochen Rasel, Bereichsleiter Produktion der Reha-Werkstatt EVIM in Wiesbaden.

Als Vorteile nennt er, dass Verletzungen der Mitarbeiter und Beschädigungen empfindlicher Dokumente vermieden werden. Aber auch Schäden an den Scannern durch Klammern oder deren Reste sind Vergangenheit. Da die gelösten Klammern in einer Box aufgefangen werden, lassen sie sich  einfach entsorgen. »Diese Innovation beschleunigt unsere Workflows genau dort, wo es erforderlich ist«, sagt Rasel. »Der automatische Heftklammerentferner A1 schließt genau die Lücke mechanischer Arbeit, die bei der Digitalisierung von Dokumenten bleibt.«